Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень кадровых документов, обязательных для организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. С чего начинается кадровый учет в новой организации?

2. Требования к инспектору по кадрам

3. Задачи специалиста по кадрам

4. Минусы профессии кадровика

5. Должностные обязанности кадровика

6. Особенности замены кадровика

7. Когда необходима служба по персоналу

8. Документационное обеспечение

9. Суть кадрового планирования

10. Должности в отделе кадров

11. Особенности работы инспектора по кадрам

12. Как стать специалистом по кадровому делопроизводству и где учиться?

Кадровое делопроизводство — это целый пласт работы, который требует вдумчивого подхода, профессиональных знаний и большого уровня ответственности и внимательности, за любой просчет организацию призовут к ответственности. И чем крупнее организация, чем больше в ней сотрудников, тем сильнее загруженность у кадровиков.

Должность специалиста по кадровому учёту является во многом начальной, но и она требует стремиться к дальнейшему развитию:

Читайте и занимайтесь по книгам. Вам надо поддерживать актуальными свои знания в сфере законодательства и кадрового делопроизводства. А различные самоучители помогут подготовиться к дальнейшему росту по карьерной лестнице.
Ищите программы повышения квалификации. Ваша должность при желании даёт перспективы дальнейшего движения. Изучайте новые тренды, к примеру, решения для автоматизации, тот же электронный документооборот. Они помогут упростить вашу работу и повысить её продуктивность.
При любом опыте, специалисту важно иметь практику. Обеспечит её трудоустройство по профилю. Если вы начинающий специалист, вам будет полезно пройти стажировку.

С чего начинается кадровый учет в новой организации?

Организацией кадрового учета состоит из нескольких шагов. Краткая инструкция по организации кадрового учета на предприятии:

Организация кадрового делопроизводства. На настоящий момент нет утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству: каждая организация действует по-своему. Как правило, начинать нужно с изучения нормативно-правовой базы и подготовки специалиста, который разбирается в законах и инструкциях.
Создание базы локальных нормативных актов. В рамках уставной документации необходимо оформить трудовые договора с директором, а также издать указ о приеме его на работу на основании утвержденного собственниками организации протокола. Последующие шаги – это составление перечня кадровых документов, участвующих в делопроизводстве, и утверждение их форм у директора.
Разработка документов для принятия сотрудников на работу. Подготовка формы трудового договора — ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работниками и при спорных ситуациях участвует в судебных разборках. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора. Также необходимо разработать проекты документов для учета отпусков, проект штатного расписания, должностные инструкции и пр.
Назначение ответственных по кадрам лиц. В рамках этого шага нужно назначить специалиста, ведущего учет и хранение трудовых книжек сотрудников, ответственного специалиста организации, отвечающего за организацию обработки персональных данных, специалиста по воинскому учету и ответственного за решение задач гражданской обороны. Также назначается ответственный за охрану труда, подачу сведений в службу занятости, сдачу отчетности по сотрудникам, ведение табеля учета рабочего времени. Это может быть как один специалист, так и группа.
Принятие сотрудников на работу. На каждого специалиста создается пакет документов при поступлении. Как правило, это приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, трудовая книжка (оформляется новая или ведется старая), персональная карточка, согласие на обработку персональных данных и пр.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;
Оформление трудовых книжек и их хранение;
Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;
Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;
Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;
Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;
Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;
Работа с архивом.

Задачи специалиста по кадрам

Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.

Согласно своим должностным обязанностям, инспектор по кадрам выполняет на предприятии следующие задачи:

Осуществляет подбор персонала;
Оформляет документацию при приеме или увольнении специалистов предприятия, переводе их на другие штатные единицы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и приказом руководителей;
Оформляет трудовые книжки и трудовые договоры;
Ведет учет трудовых книжек;
Управляет механизмом поощрения и наказания;
Собирает данные для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации;
Ведет личные дела сотрудников, осуществляет сбор персональной информации;
Оформляет графики отпусков;
Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия;
Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия;
Ведет документацию для архива.

Минусы профессии кадровика

К негативным моментам следует отнести:

Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации;
Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом;
Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью;
Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией;
Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на инспектора по кадрам. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений;
Монотонность работы.

Должностные обязанности кадровика

Прежде чем начать разговор о замене кадровика, попробуем разобраться, как все-таки правильно должна называться должность сотрудника, занимающегося кадровой работой, и вспомним, какие должностные обязанности он выполняет. Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее — ЕКС), данная должность называется «инспектор по кадрам».

Если же обращаться к Профессиональному стандарту «Специалист по управлению персоналом», утвержденному Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н (далее — Приказ N 691н), надо сначала отметить, что профстандарт разрабатывается не на определенную должность, а на вид профессиональной деятельности, под которым понимается совокупность обобщенных трудовых функций, имеющих близкий характер, результаты и условия труда (п. 2 Методических рекомендаций по разработке профессионального стандарта, утвержденных Приказом Минтруда России от 29.04.2013 N 170н).

Особенности замены кадровика

Итак, кадровика, как и любого другого сотрудника, можно заменить на время его отсутствия. Но иногда сложности возникают при поиске кандидатуры заменяющего. Ведь если инспектор по кадрам один делает всю кадровую работу, сложно найти в той же организации сотрудника, имеющего такую же квалификацию. Поэтому на время замещения, скорее всего, придется обучить сотрудника выполнению самых основных функций кадровика, в частности оформлению приема и увольнения работников, составлению актов в случае необходимости (например, при нарушении работником трудовой дисциплины). В дальнейшем обученного сотрудника можно будет привлекать для замены постоянно.

Но основная особенность замещения кадровика заключается в том, что, как правило, именно он занимается ведением, хранением, учетом и выдачей трудовых книжек работников. А для выполнения этой трудовой обязанности требуются специальные полномочия.

Обратите внимание! Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Когда необходима служба по персоналу

Сделаем предварительный вывод, что служба по управлению персоналом нужна:

если компания амбициозна и ставит перед собой цели развития, захвата доли рынка, создания высокотехнологичного производства;
на этапах создания и активного роста компании;
на стадии реформирования компании;
предприятиям, переживающим кризис;
предприятиям, на которых производственный процесс требует сотрудничества высококвалифицированных специалистов, имеющих большую ценность на рынке труда;
компаниям, в которых производственный процесс требует соблюдения коммерческой или промышленной тайны;
в крупных компаниях со сложной структурой подчиненности (холдинги), имеющих развитую систему бизнес-процессов;
в компаниях, заинтересованных в структурировании, аккумулировании и полноценной передаче новым сотрудникам накопленного опыта.

На первый взгляд в данный список можно включить любую компанию, однако это не так. Поставим обратную задачу: какое предприятие или компания может обойтись без собственной службы по управлению персоналом? Первое, что приходит в голову, — компания должна быть небольшой. Но насколько небольшой? Четкие количественные рамки здесь определить достаточно сложно, но основную роль играют потребности компании, перспективы ее развития, специфика производства и сегмента рынка. Итак, это должна быть небольшая, стабильная организация (без перспектив роста, со стабильным спросом на продукцию). Технологический процесс на таком предприятии, скорее всего, несложен, высоких требований к квалификации персонала нет. Новые сотрудники будут легко заменять уходящих, при этом большой текучести кадров быть не должно. Сотрудники не должны активно интересоваться своим карьерным, профессиональным ростом, как, впрочем, и ростом материальной компенсации за свой труд. Отметим, что в компаниях такого уровня, как правило, огромную роль играет личность руководителя или собственника. Кстати, в последнем случае вопрос о создании в компании нового отдела решается просто: как только директору надоедает самому работать менеджером по персоналу, приглашается специалист-кадровик.

Конечно, к этой проблеме можно подойти упрощенно. Рассчитываем количество рабочего времени, необходимое для оформления трудовых отношений с имеющимися или предполагаемыми (исходя из планов развития компании) работниками и получаем искомое число сотрудников отдела кадров. Если это число меньше единицы, поручаем кадровый документооборот секретарю или бухгалтеру в зависимости от их загруженности. Если больше одного, но меньше двух, приглашаем менеджера по персоналу. Ну а если больше двух, впору думать о создании отдела кадров.

Документационное обеспечение

Уже было отмечено, что объем работы по документированию трудовых отношений достаточно велик. Вряд ли сейчас кого-то нужно убеждать в необходимости правильного и полного составления локальных актов организации и оформления другой кадровой документации. Пренебрежение этой стороной управления, желание сэкономить на дополнительном сотруднике отдела кадров или необходимой программе по учету персонала могут повлечь серьезные юридические и финансовые потери.

Во-первых, это могут быть прямые потери организации от исков работников, а также штрафы проверяющих органов. Компания, не уделяющая внимания правильному оформлению документации, имеет меньше шансов отстоять свои позиции в суде. Во-вторых, оформление документации, связанной с начислением заработной платы работников, напрямую связано с начислением налогооблагаемой базы предприятия. Чем больше нарушений в кадровом учете, тем больше претензий может быть у налогового инспектора, проверяющего компанию. А самое главное — небрежное ведение дел отделом кадров снижает мотивацию остальных сотрудников и может привести к конфликтам и потере ценных работников.

Вне зависимости от количества сотрудников отдела кадров существует достаточно большой перечень кадровой документации, которая обязательно должна иметься в организации. Для удобства мы представили его в виде таблицы.

Наименование документа	Основание	Обязательность	Форма и требования к составлению
Внутренние локальные нормативно-правовые акты организации
Положение о защите персональных данных	Статьи 85, 86, 87 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Правила внутреннего трудового распорядка	Статьи 189, 190 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Инструкция по охране труда	Статьи 212, 217 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Положение по организации работ по охране труда	Пункты 4.2, 5.7 ГОСТ	Обязателен	Произвольная
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Статья 135 ТК РФ	Обязателен в том случае, если в трудовых договорах (или в правилах внутреннего трудового распорядка) не расписана система оплаты труда и материального стимулирования	Произвольная
Должностная инструкция	Единый тарифно- квалификационный справочник	Обязателен в том случае, если должностная инструкция не включена в трудовой договор	Произвольная
Положение о структурном подразделении	Нет	Необязателен	Произвольная
Положение об охране коммерческой тайны	Статья 57 ТК РФ	Обязателен, если в трудовом договоре закреплена обязанность работника сохранять коммерческую тайну	Произвольная
Коллективный договор	Статья 22 ТК РФ	Обязателен, если есть соответствующее соглашение между работодателем и работниками	Произвольная
Документы по учету кадров и рабочего времени
Трудовой договор	Статьи 16, 56, 57 ТК РФ	Обязателен	Произвольная, права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФ
Штатное расписание	Статьи 15, 57 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-3, согласно унифицированным формам
График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Обязателен	Форма Т-7, согласно унифицированным формам
Личная карточка работника	Нет	Обязателен	Форма Т-2, согласно унифицированным формам
Приказ по основной деятельности	Нет	Обязателен	Произвольная, кроме общих требований к составлению документов
Приказ по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, направление в командировку, поощрение, увольнение)	Статьи 68, 72 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-9, Т-11, Т-8, согласно унифицированным формам
Приказ о привлечении работников к сверхурочной работе	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная, кроме общих требований к составлению документов
Письменное согласие работника на выполнение сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни	Статья 99 ТК РФ	Обязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дни	Произвольная
Табель учета рабочего времени	Статья 91 ТК РФ	Обязателен	Формы Т-12 и Т-13, согласно унифицированным формам
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Статья 101 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть такая категория работников	Произвольная
График сменности	Статья 103 ТК РФ	Обязателен, если в организации есть персонал, работающий по сменному графику	Произвольная
Договор о коллективной материальной ответственности	Статья 245 ТК РФ	Обязателен, если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность	Типовая форма, установленная в Приложении 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Статьи 243, 244 ТК РФ	Обязателен, если есть материально ответственные сотрудники	Типовая форма, установленная в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"	Обязателен	Типовая форма, установленная в Приложении 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал учета мероприятий по контролю проверяющими органами	Пункт 5 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)"	Обязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал регистрации учета прохождения инструктажа по охране труда	Статьи 212, 217 ТК РФ	Обязателен	Согласно формам, рекомендуемым в Приложениях 4 и 6 к ГОСТ , должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал регистрации ознакомления работников с внутренними локальными актами	Статья 68 ТК РФ	Необязателен в том случае, если факт ознакомления можно подтвердить другим документом	Согласно установленным образцам должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал регистрации приказов по личному составу	Нет	Необязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)
Журнал регистрации трудовых договоров	Нет	Необязателен	Произвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ надо пронумеровать, прошить, опечатать)

Суть кадрового планирования

Кадровое планирование представляет собой деятельность, которая осуществляется внутри организации. Она направлена на работу с кадрами и кадровым резервом для того, чтобы работники в процессе выполнения своих трудовых обязанностей могли достичь максимального результата. И задача планирования состоит в том, чтобы обеспечить компанию такими сотрудниками в том количестве, которое действительно необходимо. Также при ведении кадровой политики учитываются возможные издержки, которые неизбежно сопровождают любой процесс.

Кадровая политика предполагает формирование штата компании с учётом как внешних, так и внутренних факторов влияния. Например, если в субъекте наблюдается нехватка специалистов определённой отрасли, то работодателю будет трудно набрать в свою команду хороших работников. Для этого потребуется дополнительно простимулировать соискателей, чтобы привлечь их на работу. Это обязательно надо учитывать при осуществлении кадрового планирования. И подобных моментов достаточно много. Рассмотрим внешние и внутренние факторы, которые могут повлиять на формирование кадрового состава и деятельность компании в целом.

Должности в отделе кадров

Структура отдела кадров определяется размерами и спецификой деятельности конкретной организации. Поэтому небольшие компании, в которых работает не так много сотрудников, часто даже не выделяют кадровую службу в обособленный отдел, так как в этом нет необходимости. Все вопросы, связанные с подбором персонала и оформлением сопутствующих документов, решает кадровый оператор, должность которого указывается в табеле о персонале как «Инспектор по кадрам» или «Специалист по учету кадров». Именно на него возлагается учет рабочего времени, составление графиков, разработка должностных инструкций, локальных нормативных актов и других документов по работе с персоналом.

Однако такая ситуация невозможна на крупном предприятии со штатом в несколько сотен человек и сложной организационной структурой. Чтобы справиться с таким объемом кадровой работы, создается специальное подразделение. Работодатель сам решает, как его назвать: отдел кадров, кадровая служба или как-то иначе. А задачи, которые выполняет один кадровик в небольшой организации, распределяются между несколькими работниками, занимающими должности в отделе кадров — перечень должностей, необходимых для эффективной работы с персоналом, также формирует работодатель. Чем разнообразнее должности, включенные в этот список, тем меньше разнотипных функций и задач возлагается на каждого из сотрудников. Иными словами, подбор персонала поручается одному специалисту, оформление трудовых договоров и распоряжений — другому, учет отработанного работниками времени — третьему лицу и так далее. Так, в организации появляются рекрутер, специалист по кадровому делопроизводству, табельщик и другие штатные специалисты, каждый из которых занимается своим направлением.

Особенности работы инспектора по кадрам

Без документооборота в компании не обойтись. Если нет грамотного кадровика с солидным опытом работы с нормативными документами, вряд ли кто-то сможет поддерживать кадровую документацию на должном уровне. Работа сотрудника документооборота может показаться утомительной и монотонной, особенно если он ведет статистику только для отчетности. Если инспектор по кадрам не только собирает, но и анализирует информацию, он сможет прогнозировать текучесть кадров (например, в связи с выходом на пенсию, призывом в армию, сезонностью).

Основная задача инспектора по кадрам — соблюдение трудового законодательства, то есть, проверка всех документов на соответствие закону. Все документы должны соответствовать закону до мелочей, чтобы не давать работнику лишнего повода для обращения в суд. Следовательно, инспектор по кадрам несет юридическую ответственность.

Если компания небольшая, и руководство может нанять только одного сотрудника отдела кадров, то у такого работника есть замечательная возможность изучить «все тонкости» работы. На его плечи ляжет все: от исследований до подбора персонала, от оформления документов до адаптации, мотивации и тимбилдинга. Но после нескольких лет работы (при солидном опыте) можно пойти дальше — на повышение (даже в другую компанию, если та, в которой вы работаете, не растет и не развивается).

Есть еще один путь карьерного роста: начать с помощника, молодого сотрудника в службе управления персоналом крупной компании. Зарекомендовав себя как хорошего сотрудника, у вас будет возможность совершенствоваться дальше: сначала исследовать и выбирать специальности рабочих, затем менеджеров среднего звена, а затем и топ-менеджеров. Сотрудник с таким опытом ждет перспективу начальника отдела подбора персонала, начальника отдела кадров, директора по персоналу.

Очень часто встречаются начальники штабов, которые начинали свою карьеру администратором или секретарем. Если работа по поиску и подбору персонала наскучила, и вы любите работать с документами, то лучше перейти на профессию инспектора по кадрам (старший инспектор по кадрам, начальник отдела кадров).

Специалист отдела кадров, согласно должностной инструкции, обязан:

Заниматься изучением профессионально-квалификационной структуры персонала на предприятии в целом и в его подразделениях в частности.
Вести кадровый учет: принимать на работу, переводить сотрудников из одного отдела в другой, увольнять.
Информировать работников о новых вакансиях. Сотрудничать с кадровыми агентствами.
Генерировать идеи по профессиональному развитию сотрудников, консультировать их по вопросам карьерного роста или повышения квалификации. Выполнение этой задачи вменяется в обязанность эйчару, но в некоторых компаниях этого требуют от кадровика.
Участвовать в планировании мероприятий, направленных на снижение интенсивности текучки кадров и улучшение дисциплины.
Соблюдать правила заполнения и хранения трудовых книжек.
Заниматься подготовкой документов для выплаты компенсаций и предоставления льгот, оформлением пенсии сотрудникам.

Как стать специалистом по кадровому делопроизводству и где учиться?

Варианты обучения для специалиста по кадровому делопроизводству с нуля:

Самостоятельное обучение – всевозможные видео на YouTube, книги, форумы, самоучители и т.д. Плюсы – дешево или очень недорого. Минусы – нет системности, самостоятельное обучение может оказаться неэффективным, полученные навыки могут оказаться невостребованными у работодателя;
Классическое оффлайн-образование в ВУЗах, колледжах и университетах. Диплом является преимуществом при устройстве на работу, при этом обучение обычно длится не менее четырех лет, часто дают устаревшие неактуальные знания;
Онлайн-обучение. Пройти курс можно на одной из образовательных платформ. Такие курсы рассчитаны на людей без особой подготовки, поэтому подойдут большинству людей. Обычно упор в онлайн-обучении делается на практику – это позволяет быстро пополнить портфолио и устроиться на работу сразу после обучения.

Ниже сделали обзор 10+ лучших онлайн-курсов.