Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема-передачи к договору аренды транспортного средства без экипажа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Унифицированная форма дополнения к договору аренды законодательством не предусмотрена. Приобретать специальный бланк не потребуется. Однако полезно рассмотреть примерный образец, скачать который можно в конце статьи.
Основания для составления
Основанием для составления акта приема передачи автомобиля служит договор передачи транспортного средства в аренду. Если одна из сторон является юрлицом с централизованным подходом к работе с договорными обязательствами, подготовкой договора аренды и шаблона акта приема передачи занимается юридическая служба в согласовании с главным бухгалтером или руководителем финансово-экономического подразделения.
Если арендатор и арендодатель индивидуальные предприниматели или физлица, они могут подготовить документы самостоятельно, соблюдая правила документооборота, взяв за основу готовы образцы. Договор аренды и акт приема передачи составляются в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.
Перед тем как начать составление акта приема-передачи транспортного средства, мысленно поделите его на три раздела.
Первый – это будет начало. Сюда вносится следующая информация:
- данные о договоре, к которому данный акт является приложением;
- наименование документа;
- дата, место (населенный пункт) его формирования.
Ниже находится основной блок. Здесь по порядку вписываются:
- сведения о сторонах, участвующих в приеме-передаче: названия предприятий, должности и ФИО лиц, которые их представляют;
- данные об автомобиле: его марка, год выпуска, номера: VIN, двигателя и паспорта, цвет авто, а также прочие идентификационные характеристики;
- при необходимости сюда же можно включить любую другую нужную информацию (цена автомобиля, срок его фактической эксплуатации, перечень передаваемых вместе с машиной документов, аксессуаров и т.д.);
- удостоверяется факт того, что все параметры транспортного средства были проверены (в том числе и комплектность);
- если в ходе осмотра были выявлены какие-то недостатки, они должны быть описаны в документе подробнейшим образом – в дальнейшем на основании них можно будет предъявить ко второй стороне договора претензии с требованием по их устранению за свой счет;
- обозначается, что передача произвелась в полном соответствии с договором, деньги оплачены и претензий у сторон друг к другу нет (или обратное).
Чтобы договор аренды автомобиля с правом последующего выкупа был признан действительным, его нужно должным образом зарегистрировать.
С этой целью составленные экземпляры договора (по числу участников сделки, то есть — минимум два) вместе с приложениями, должны быть направлены в территориальные органы ГИБДД.
Для регистрации договора в ГИБДД предоставляется следующий перечень документов:
- Заявление на проведение государственной регистрации соглашения.
- Общегражданские паспорта сторон сделки.
- Оба экземпляра договора аренды транспортного средства с правом последующего выкупа.
- Правоустанавливающие документы на автомобиль (обычно — свидетельство о регистрации его на арендодателя).
- Техпаспорт машины.
- Страховой полис ОСАГО.
- Квитанция об оплате государственной пошлины.
- Перечисленные документы отправляются в ГИБДД (не обязательно в отделение по месту жительства любой из сторон), где проверяются, после чего соглашение регистрируется.
Налогообложение настоящего договора во многом зависит от его условий, в частности от того, какие расходы берет на себя арендатор. Общая сумма зависит от суммы расходов на окончание отчетного периода (по статье 272 НК РФ). Остальные расходы и их налогообложение учитывается по датам, указанным на отчетных документах.
Арендная плата НДС не облагается, в силу того, что физическое лицо не может быть плательщиком данного налога. Вместо этого, оплата производится арендодателем.
Осуществлять сделки, объектом которых выступает транспортное средство, могут как физические, так и юридические лица. При чём под физическими лицами не всегда понимаются индивидуальные предприниматели. Это может быть гражданин, не занимающийся коммерческой деятельностью. На практике граждане редко составляют акт приёма-передачи и ограничиваются лишь договором. С юридической точки зрения такой подход является безответственным. Подписание акта прежде всего находится в интересах контрагента, намеревающегося совершить сделку.
Следует отметить, что отчуждать можно как гражданский транспорт (легковые, грузовые автомобили), так и различного рода спецтехнику. Речь идёт о катках, погрузчиках и так далее. Эти машины также относятся к транспортным средствам.
Акт осмотра технического состояния автомобиля
После осмотра и оценки технического состояния машины, результатом такой процедура становится составление акта. В документе прописываются подробно: состояние кузова, бампера, шин, фар, коробки передач и прочих элементов машины. Описываются настоящие и будущие неисправности авто.
Составление такого акта может быть:
- разовым, к примеру, после дорожно-транспортного происшествия;
- периодическим. Например, в компаниях, где осуществляются пассажирские и грузовые перевозки, проводится диагностика автопарка, по акту машины допускаются к рейсу.
При этом периодичность может быть различной, зависит это от специфики организации.
Кроме детального описания и дачи оценки состояния авто, в акте прописываются его характеристики, сведения из паспорта ТС, информация о техосмотре.
Акт об оказании транспортных услуг
Подписание акта о выполнении транспортных услуг – конечный этап в договоренности оказания услуг. Такой документ используется логистическими компаниями, перевозчиками в отношении своих клиентов. Составляется бумага тем, кто транспортные услуги исполнил. При этом не важен их вид, это могут быть пассажирские перевозки, транспортировка грузов. Также не важен вид транспорта.
Акт является доказательством исполнения работ по договору оказания транспортных услуг и является приложением к нему. Однако только с его составлением возможно разорвать условия договора через суд и доказать нарушения своих прав.
Акт составляется в любой форме: свободной или установленной организацией. Зачастую компании по перевозке грузов, осуществления пассажирских рейсов составляют собственные единые шаблоны.
В акте указываются:
- основание его составления (к какому договору);
- объем оказания услуг, их расценки;
- делается запись о том, что работы исполнены в полном объеме и стороны не имеют обоюдных претензий;
- прописывается информация о конечном расчете;
- указываются прилагаемые к акту документы (путевые листы и прочие).
Предоставление услуг заверяется подписями сторон.
Проверка транспортного средства
Основное предназначение акта приема передачи – удостоверить факт передачи автомобиля от одного контрагента к другому. Ими могут быть граждане РФ, иностранцы, лица без гражданства, а также юридические лица. Одновременно документ свидетельствует о том, что машина передана приобретателю, арендатору в надлежащем техническом состоянии.
Перед оформлением акта специалисты рекомендуют досконально проверять машину, что, прежде всего, в интересах приобретателя транспортного средства. Если недостатки и неисправности в машине будут установлены, то об этом обязательно следует указать в акте – для того, чтобы было легче оспаривать свои права в судебном порядке.
При несвоевременной проверке машины покупатель, арендатор должен будет доказать, что не знал и не должен быть знать о недостатках (например, когда они скрытые и сразу их установить не удается – двигатель ест масло, недостатки в электронике, которые проявляются только после длительной езды и т.д.).
Самая важная информация в документации
Как уже удалось понять, акт приема-передачи автомобиля в аренду должен подтверждать сотрудничество между двумя сторонами и факт проведения процедуры, описываемой в соглашении. Сторонами при предполагаемом сотрудничестве должны выступать клиент (арендатор) и владелец, юридическое лицо (арендодатель). Указываемая информация должна касаться не только авто, но и сторон, процедуры, так как от этого зависит, будет ли получена юридическая сила соглашением.
Нужно отметить, что при временном пользовании транспортного средства внутри организации составление акта необязательно. Если клиент транспортной фирмы арендует машину и пользуется услугами водителя, руководитель должен издать приказ на определенного своего сотрудника.
Форма документа не утверждена на законодательном уровне. Несмотря на это, его наличие становится обязательным.
Стороны Акта возврата транспортного средства по договору безвозмездного пользования:
- Ссудодатель – физическое или юридическое лицо, или индивидуальный предприниматель, которому на праве собственности принадлежит транспортное средство, и которое он обязуется передать в безвозмездное временное пользование (ссуду) другой стороне (Ссудополучателю).
При этом в отношении юридических лиц, а именно коммерческих организаций законом установлен запрет на передачу в безвозмездное пользование имущества лицам, являющимся ее учредителем, участником (акционером), директором, членом ее органов управления или контроля.
- Ссудополучатель – лицо (физическое или юридическое лицо, или индивидуальный предприниматель), которое обязуется принять в безвозмездное временное пользование (ссуду) транспортное средство. При этом:
- если Ссудополучатель является юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, осуществляющим исчисление и уплату корпоративного подоходного налога и представление налоговой отчетности по нему в общеустановленном порядке, — безвозмездное временное пользование (ссуда) транспортным средством является его доходом и включается в совокупный годовой доход Ссудополучателя. В этой связи, у Ссудополучателя, в силу требований закона возникает обязательство по исчислению и уплате налога с полученного дохода (ссуды). При этом стоимость безвозмездного временного пользования (ссуды) определяется по данным бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.
- если Ссудополучатель является физическим лицом, принимающим в безвозмездное пользование транспортное средство от Ссудодателя, являющегося юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем — безвозмездное временное пользование (ссуда) транспортным средством является его доходом облагаемым у источника выплаты, т.е. в таком случае обязанность по исчислению, удержанию и перечислению налогов в соответствии с налоговым законодательством в полном объеме и в установленные сроки по полученному доходу Ссудополучателя исполнит Ссудодатель как его налоговый агент. При этом стоимость безвозмездного пользования определяется в размере расходов Ссудодателя, понесенных им в связи с таким выполнением работ, оказанием услуг.
Акт дефектовки транспортного средства
Акт дефектовки является одновременно мерой оценки необходимости проведения ремонта того или иного элемента транспортного средства, а также основанием для списания узлов и деталей.
Подробно описываются дефекты двигателя, коробки передач, колес и прочих элементов авто.
Дефектный акт не имеет единой формы, организация может составлять его на простом листе бумаги или на бланке с фирменным обозначением.
Зачастую дефектовочный акт составляется в виде таблицы, в которой перечисляются обнаруженные дефекты, возможность или невозможность ремонта (замены), причины невозможности устранения дефектов.
Оценка дается специально созданной комиссией, каждый член которой подписывает документ.
В бухгалтерском учете компании такая бумага относится к первичной отчетности, по ней списываются детали, запасные части или основные средства целиком. Акт является основанием для необходимости ремонта, по нему рассчитывается его стоимость.
Акт замера расхода топлива машины
Для постоянного контроля расхода топлива транспортными средствами, в организации составляется акт контрольного замера нормы расхода топлива. Далее – по нему ориентируется, в этом акте прописывается предельная норма расхода в описываемой ситуации для определенной марки авто.
Чтобы провести замер собирается комиссия, зачастую она состоит из экономиста, инженера-механика и водителя, который закреплен за этим ТС.
В акте прописывается:
- шапка с названием документа;
- в верхнем правом углу – утверждение акта руководителем (подпись, расшифровка и дата);
- по тексту указывается состав комиссии, прописывается марка авто, ее пробег, используемый вид топлива;
- указывается пройденный километраж, наполняемость бака на начало и конец процедуры, то же прописывается и с показателями спидометра;
- если проводилась дозаправка или сливание топлива – это прописывается в основной части;
- рассчитывается итоговый расход топлива, расход на 100 км в литрах.
Если грузовое или служебное авто используется как в городе, так и за городом – составляются два акта, ведь в разных случаях будет разный расход топлива.
Учет и хранение документа
Учет и хранение данного документа для компаний является обязательным. Срок хранения этого документа может достигать 10 лет. Хотя организации имеют право самостоятельно устанавливать срок хранения данной документации.
После оформления сделки данные этого акта обязательно вносятся в регистрационный журнал предприятия, который предназначен для учета внутренних документов. Не стоит забывать, акт − это дополнение основного договора. Поэтому такие документы желательно хранить вместе. Нелишним будет приложить сюда документы, подтверждающие факт оплаты. Как правило, документы хранятся в сейфе или других местах с ограниченным доступом.
Однако данные правила касаются лишь тех документов, которые были оформлены организациями. Если сделку заключили физические лица, требования к хранению документа менее жесткие. Конечно, желательно хранить акт приема-передачи. Но в том случае, если документ затеряется, страшного ничего не случится. В отличие от организации, физические лица в этом случае не штрафуются.
Составление документа подобного рода имеет свои аспекты.
К важным моментам нужно будет отнести:
| Показатели | Описание |
| Все данные сторон должны быть указаны точно | опечатки не допускаются |
| Данные по транспортному средству также должны быть отражены максимально точно | в противном случае продавец может вовсе подсунуть покупателю другой товар, который не имеет ничего общего с изначальными договоренностями |
Сегодня именно точность составления такового документа позволяет самостоятельно осуществить защиту собственных интересов в суде.
В чем суть аренды авто
Действующее законодательство России разрешает каждому гражданину страны свободно распоряжаться своим имуществом – продавать, дарить или сдавать внаём с целью извлечения материальной выгоды. Аренда автомобиля предполагает предоставление своего ТС во временное возмездное пользование третьим лицам без права продажи. Цели использования машины, порядок технического обслуживания и другие моменты, непосредственно касающиеся её эксплуатации, предварительно обговариваются владельцем и нанимателем.
В зависимости от индивидуальных обстоятельств сдача внаём ТС может быть с правом последующего выкупа, с одновременным предоставлением услуг водителя и даже безвозмездной.
Нередко объектом сделки становится авто сотрудника предприятия, который использует его для исполнения своих должностных обязанностей и одновременно в личных целях.
Сколько экземпляров потребуется
Обычно стороны договариваются о том, что акт возврата оборудования должен существовать в двух экземплярах. Но это минимальное для бумаги количество. Естественно, что если в договоре аренды (покупки, ответственного хранения и пр.) фигурируют три, четыре и более сторон, то обязательно изготовление экземпляра акта для каждой стороны.
Бывают случаи, когда оригинал акта необходим сразу нескольким структурным подразделениям одной организации. Тогда стороны договариваются о количестве экземпляров составляемого документа. В любом случае их не может быть меньше двух. Об этом в тексте акта говорится напрямую. В представленном образце фигурируют 2 экземпляра, но это можно скорректировать при желании.