Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для нотариуса при смене директора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Директор – это лицо, ответственное за сохранность документов организации и части имущества, закрепленного за ним. При увольнении директор должен сдать дела, но определенного порядка законом не установлено. Процедура смены генерального директора в ООО может быть закреплена в локальном акте общества. В любом случае, участники ООО не вправе задерживать увольнение директора под предлогом того, что он не передал какие-то документы или имущество, но они могут истребовать их в рамках судебного разбирательства.
Шаг 1. Решение о смене директора и выбор новой кандидатуры
Общество с ограниченной ответственностью не может функционировать без директора, поэтому выбор новой кандидатуры становится первым шагом в процедуре смены управленцев. Главный критерий отбора: кандидат на должность не должен быть включен в Реестр дисквалифицированных лиц. При обнаружении такого факта налоговая служба откажет во внесении изменений по новому гендиректору.
Управленческий орган компании, уполномоченный на внедрение таких изменений, определяется уставом ООО. Как правило, на повестку ставится два вопроса: прекращение полномочий действующего директора и избрание нового. Когда легализуется смена директора ООО нотариус в обязательном порядке удостоверяет подлинность протокола или единоличного решения
Шаг 3. Заявление для ФНС и ЕГРЮЛ
Следующий шаг после принятия решения об увольнении руководителя и решения кадровых вопросов – уведомление налоговой службы. Аналогичные данные об изменениях должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ и отражены в уставе ООО. Для этого уполномоченное лицо заполняет заявление по форме Р13014, которое подлежит обязательному нотариальному удостоверению.
Графы для заполнения:
- титульная страница 001 – данные об обществе с ограниченной ответственностью;
- лист И – первый экземпляр – информация об увольняемом сувбъекте, 2 экземпляр – об вновь назначенном;
- лист П – идентифицирующие данные заявителя и его подпись, проставленная в присутствии нотариуса или представителя ФНС.
Заявление по форме Р13014, решение одного участника/протокол общего собрания учредителей, устав или лист изменений к нему (при необходимости), квитанцию об оплате госпошлины (при желании) нужно подать в инспекцию в течение семи дней с момента принятия решения о смене директора. За пропуск этого срока может грозить административный штраф. Инспектор может запросить также приказ о назначении нового директора для проверки соблюдения срока.
Заявителем может быть руководитель общества с ограниченной ответственностью.
Подать документы можно любым удобным для вас способом:
- Непосредственно заявителем в ИФНС или МФЦ,
- Через нотариуса. Нотариус подпишет заявление своей ЭЦП и направит через онлайн-сервис ФНС.
При смене руководителей нужно правильно указать даты, чтобы не получилось «безвластия» или «двоевластия». Например, если прежнего директора вы увольняете 3 апреля, то нового директора вы должны принять так же 3 апреля.
Со старым директором вы расторгаете трудовой договор, а с новым заключаете. Основанием являются приказ и протокол собрания или решение учредителя. Трудовой договор с новым руководителем подписывает учредитель: либо единственный, либо назначенный в протоколе.
При увольнении прежний руководитель передает дела новому. Для этого в свободной форме составляют акт приема-передачи, который подписывают оба директора.
|
Наименование услуги |
Срок оказания услуги |
Цена под ключ |
|
Смена руководителя организации |
7 дней |
от 7 000 руб. |
Последовательность действий при смене директора ООО
Наличие опытных штатных сотрудников позволяет начать подготовку самостоятельно, что не исключает помощи сторонних специалистов, обеспечивает грамотное распределение расходов (нотариально подтвержденные бумаги в минимальном количестве, однократная оплата пошлины).
Общий объем мероприятий выглядит так:
- подготовка необходимых документов, включая форму P14001;
- получение нотариально заверенных копий документации;
- передача бумаг в территориальное управление налоговой службы;
- получение свидетельства о регистрации изменений;
- уведомление обслуживающего банковского учреждения.
Шаг 6: Действия после смены директора ООО
Подавать уведомления о смене директора в ФСС, ФОМС, ПФР не надо.
Законодательство не обязывает сообщать о новом директоре контрагентам по бизнесу, но это следует сделать в рамках профессиональной этики. Достаточно обычного информационного письма, отправленного по электронной почте или по факсу. При этом перезаключение договоров не требуется.
Сообщить о смене директора в обязательном порядке надо только в банк. Как правило, требуется личный визит нового руководителя в отделение — уточните это в своем банке.
Обычно банк требует такие документы:
- Выписка из ЕГРЮЛ
- Решение о назначении директора или протокол собрания
- Приказ о вступлении директора в должность
- Дополнительно могут потребоваться: ИНН, ОГРН, устав ООО
Перед походом в налоговую инспекцию необходимо тщательно подготовиться: изучить порядок смены директора в ООО и собрать полный пакет документов. Делается это в несколько этапов:
- Сначала требуется заказать выписку ЕГРЮЛ. Она изготавливается в течение пяти дней и действует тоже 5 дней.
- Составляется заявление по форме Р14001. Так как подпись нового директора на заявлении должна быть нотариально заверена, чтобы произошла замена генерального директора в ООО, нужно предварительно посетить нотариуса.
- Процедура заверки подписи стоит около одной тысячи рублей. Тарифы устанавливаются индивидуально на региональном уровне.
Чтобы не ходить к нотариусу дважды, можно заверить подпись нового директора сразу на карточке счета. Карточку счета запрашивают в банке. Так как в ООО есть лица, имеющие право второй подписи, их можно сразу внести в карточку и заверить у нотариуса. Нотариусу необходимо предоставить пакет бумаг:
- паспорт нового руководителя;
- заявление формы Р14001;
- выписка ЕГРЮЛ;
- протокол собрания;
- устав и все изменения по нему;
- протокол создания ООО;
- ИНН, ОГРН общества.
Если сразу заверяется подпись на карточке счета, необходимо взять еще и печать. При этом, подпись и печать ставится в присутствии нотариуса.
Нотариус проверяет всю предоставленную документацию и сшивает заявление. Новый директор ставит на нем подпись, а нотариус ее заверяет.
- Непосредственная сдача пакета бумаг в налоговый орган. Чтобы произошла юридическая смена директора, документы в ИФНС нужны следующие:
- Заявление, которое нотариус прошил и заверил.
- Протокол собрания.
- Доверенность, если бумаги сдает доверенное лицо.
Что делать при конфликте сторон
Не всегда смена директора ООО проходит по относительно мирному сценарию. Например, учредители могут не подписывать заявление об увольнении по причине того, что руководитель передал дела не полностью, хотя это незаконно.
Другой вариант – у собственников организации нет нового кандидата на должность, поэтому они затягивают процесс смены. Наконец, учредители могут просто «бросить фирму», потому что она находится на грани банкротства. Как уволиться и изменить сведения в ЕГРЮЛ в такой ситуации?
Чтобы впоследствии не быть обвиненным в действиях против интересов ООО, руководителю важно соблюсти легальность снятия с себя полномочий:
- За месяц до увольнения руководитель должен направить всем участникам ООО письмо (с описью вложения и уведомлением о вручении) с просьбой созвать внеочередное собрание, а также само заявление о расторжении трудового договора.
- Если участники никак не отреагируют на заявление, то согласно статье 80 ТК РФ, по истечению указанного срока работник вправе прекратить работу. Далее директор увольняет себя собственным приказом и вносит соответствующую запись в трудовую книжку.
- Теперь необходимо подать в налоговую инспекцию заявление о прекращении полномочий руководителя. Форма Р13014 в этом случае будет заполнена не полностью, потому что указать данные нового руководителя невозможно. При подаче такого заявления возможны сложности как с нотариусом (некоторые отказываются заверять документ без протокола о назначении нового директора), так и с налоговой инспекцией. Если заявление все-таки примут, то в ЕГРЮЛ будет внесена запись, что сведений о тех, кто имеет право действовать от имени юридического лица, не имеется. Еще один вариант – подать форму Р34001 о недостоверности сведений (в данном случае об уволившимся руководителе) в ЕГРЮЛ. При отказе ИФНС регистрировать такие изменения директору остается только обращаться в суд со всеми доказательствами легальности увольнения.
- Отправить все документы и печати организации ценной бандеролью на домашний адрес одного из участников. Если отправление не примут, то передать его на хранение в архив или нотариусу.
Порядок действий при смене генерального директора ООО на условиях доверенности: размер госпошлины
Смена генерального директора ООО – необходимость, которая может возникнуть в деятельности любой компании. Причин тому может быть множество: смена учредителей, увольнение руководителя, не справившегося со своими обязанностями и т.д.
В любом случае необходимо помнить, что данные о гендиректоре не вносятся в учредительные документы компании – они содержатся в ЕГРЮЛ. Поэтому смена руководителя ООО всегда сопряжена с процедурой государственной регистрации изменений, которая по закону, должна быть проведена в течении 3 дней с момента принятия соответствующего решения.
Если промедлить – компании грозит штраф в размере 5000 рублей.
К тому же процедура смены генерального директора, не смотря на кажущуюся простоту, довольно сложна. А любая ошибка в регистрационных документах может привести к самым негативным последствиям. Вплоть до лишения нового руководителя его легитимности.
Полномочия генерального директора ООО
Единоличный исполнительный орган – непосредственно руководитель организации, которого избирают при регистрации, ее учредители. Именоваться единоличный исполнительный орган может по-разному, например, Генеральный директор, Директор, Президент и т.д. (Как правило в Обществе с ограниченной ответственностью действует Генеральный директор). В действующей организации можно произвести смену данного органа и назначить на его место лицо отличное от лица выборного при регистрации. Единоличный исполнительный орган несет следующие функции:
- представляет интересы компании без доверенности на переговорах, совещаниях и т.п.,
- от имени компании также без доверенности заключает сделки,
- выдает доверенности,
- издает кадровые распоряжения о приеме, переводе, увольнении работников организации,
- поощряет и наказывает сотрудников.
Уставом организации могут быть закреплены дополнительные функции Единоличного исполнительного органа. Обязательно нужно понимать что данные о Единоличном исполнительном органе (ЕИО) организации должны быть отражены в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) и при смене руководителя необходимо уведомить уполномоченный орган в котором зарегистрирована организация путем внесения изменений в ЕГРЮЛ. Законодатель закрепляет следующие виды Единоличного исполнительного органа:
- физическое лицо;
- коммерческая организация (управляющая компания);
- индивидуальный предприниматель (управляющий).
Как быть, если возник конфликт сторон
Безусловно, ситуации, когда речь идет об увольнении, вряд ли можно назвать радующими, поэтому не всегда приходиться надеяться на мирное расставание.
Как правило, организация стремиться любыми способами остаться в выгодном положении, поэтому чаще всего от неправомерных действий своих бывших начальников страдает сам уходящий директор. Его могут держать, пока не найдут подходящую кандидатуру на замену, или отказываться выплачивать все причитающиеся по случаю увольнения премиальные. Как быть?
Обсудим ряд советов, которые помогут нынешнему руководителю защититься от произвола больших боссов:
- За месяц до даты ухода директор сам может разослать всем учредителям письмо с просьбой провести собрание по вопросу снятия его с занимаемой должности.
- Если его письмо было проигнорировано, то по истечение 30 дней он может самолично издать Приказ об увольнение, внести изменения в свою трудовую и перестать появляться на работе.
- Далее бывший сотрудник обращается с частично заполненным бланком Р14001 в нотариат и к налоговику. Они могут не принять такое обращение, потому как в нем отсутствуют сведения о принятом на работу руководителя. Есть несколько выходов:
- попытаться объяснить инспектору ситуацию и попросить его в графе о другом генеральном сделать пометку об отсутствии информации,
- заполнить бланк Р34001 (недостоверные сведения о сотруднике) в Госреестре,
- обратить в суд (основанием станет копия письма учредителям об освобождении от должности).
- В конце полученное решение от государственных органов надо отправить по почте с бандеролью одному из владельцев, отдать архиватору или отнести в нотариат.
Подача документов в ИФНС
Для отправки документов на регистрацию потребуется либо воспользоваться услугами нотариуса, либо осуществить выпуск ЭЦП на нового руководителя и подать комплект документов онлайн. Если вы останавливаете свой выбор на нотариусе:
- Распечатываете заполненное заявление Р13014 и решение (протокол) о смене директора;
- Проверяете наличие оригиналов учредительных документов: лист записи о создании ООО (для старых организаций свидетельство о государственной регистрации), свидетельство о постановке на учет в районной налоговой, устав в действующей редакции;
- Новый директор вместе с учредителями подъезжает в нотариальную контору;
- Заверяете форму и решение о смене руководителя;
- Здесь же просите отправить нотариуса комплект в налоговую;
- Через 6 рабочих дней у этого же нотариуса новый директор забирает лист записи о проведенных изменениях.
Если вы решаете подать пакет онлайн по ЭЦП:
- Подаете заявку на выпуск подписи в удостоверяющий центр и действуете по алгоритму, который они вам озвучат;
- Готовите форму Р13014 (удобно заполнять, используя официальную программу ИФНС «ППДДГР», скачать ее можно на сайте налоговой) и решение, решение подписываете. И форма, и решение должны быть переведены в формат tiff, иметь разрешение 300x300dpi, цвет — черно-белый (1бит);
- Формируете контейнер из подготовленных документов, используя все ту же программу «ППДДГР»;
- Отправляете контейнер на регистрацию через сайт ФНС;
- Через 6 рабочих дней вы получите лист записи о проведенных изменениях на контактную электронную почту.
Если руководитель организации – наемный работник, то в его отношении действуют положения Трудового кодекса РФ.
Смена генерального директора ООО происходит как по соглашению сторон (по собственному желанию работника), так и в судебном порядке – в связи с утратой доверия собственников.
Суд выносит решение об увольнении в случаях:
- неисполнения обязанностей, указанных в трудовом договоре;
- грубых нарушений при несении должностных обязанностей;
- растраты финансов.
Если же все происходит мирно, без скандала, то порядок действий будет таков:
1 шаг – общее собрание учредителей принимает решение о смене генерального директора. Как обычно, необходим протокол собрания с подписями всех участников. Единственный учредитель принимает единоличное решение о назначении нового директора.
2 шаг – увольнение старого руководителя и прием на работу нового сотрудника.
3 шаг – заверение пакета документов у нотариуса:
- ф.Р14001;
- Устав ООО;
- ИНН;
- ОГРН;
- решение о смене директора ООО.
4 шаг – регистрация изменений в ИФНС. Обычно сотрудникам налоговой достаточно нотариально заверенного заявления по ф.Р14001. Но в некоторых инспекциях с вам потребуют предоставить приказ о назначении и решение о смене директора. Документы в ИФНС подают в течение 3 дней после проведения общего собрания и подписания протокола.
Совет: заранее поинтересуйтесь у своего инспектора в ИФНС, кто именно должен сдавать документы для внесения изменений. В одних учреждениях заявление принимают только от старого руководителя, в других – только от нового.
5 шаг – получение выписки из ЕГРЮЛ с внесенными изменениями – через 5 рабочих дней.
6 шаг – извещение банка об изменениях в руководстве. В кредитное учреждение необходимо предоставить следующие документы:
- приказ о назначении;
- выписку из ЕГРЮЛ;
- протокол общего собрания (решение единственного учредителя);
- карточку с образцами подписи нового руководителя.
Ответственность по ведению деятельности фирмы, дебиторской и кредиторской задолженностям переходит к новому руководителю с момента регистрации изменений в ЕГРЮЛ. Но за все, что происходило до этого момента, отвечает старый директор. За период своего правления он несет административную и уголовную ответственность.
За административные нарушения придется заплатить штраф или принять дисквалификацию до 3 лет. Уголовная ответственность предусматривает штраф или лишение свободы. Подобные наказания грозят за экономические провинности, преступления против прав и свобод человека. Например, при неправомерном увольнении сотрудника. Размер наказания зависит от степени тяжести правонарушения.
Этап первый. Решение о переизбрании и его надлежащее оформление
Решение о смене директора принимается в ходе собрания участников общества с ограниченной ответственностью (либо единственным учредителем) и оформляется в виде протокола. Этот документ заверяется печатью организации и подписями участников. Если среди последних есть юрлица, то необходима печать и подпись гендиректора каждого из них.
После того как протокол будет подписан, следует заполнить форму 14001, где в роли заявителя выступает либо новый генеральный директор, либо его предшественник. На имя нового руководителя заполняется лист Б этой формы. Ни в коем случае нельзя забывать о том, что указанная в заявлении информация должна полностью совпадать с той, что фигурирует в ЕГРЮЛ.
Иными словами, если ранее (в ходе функционирования ООО) предыдущий генеральный директор менял данные паспорта, то эти сведения уже должны быть отображены в Едином госреестре юрлиц, в противном случае руководителя организации нельзя будет сменить. Для внесения таких изменений в госреестр используется та же самая форма 14001, только приложение Б заполняется на имя предшественника с указанием его новых паспортных данных.