Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить письмо – приглашение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Тольяттинский художественный музей создали в 1987 году как филиал Самарского художественного музея. Самостоятельный статус музей получил в начале девяностых. В коллекции порядка 10 000 произведений. Основа — работы, переданные в фонды еще во времена СССР. Фамилии художников, картинами которых гордятся музейщики, известны только искушенным ценителям прекрасного.
У музея несколько небольших выставочных залов в помещениях бывшего гастронома и микроскопическая парковка. Важный плюс: нет постоянной экспозиции, которая висит десятками лет без изменений.
Под событие отдали дальний зал. В остальных — выставка казанских художников. Директор музея поставила план — 70 билетов. Она не слишком оптимистично оценивала шансы на успех.
Выставки в музее обычно открывали по другой схеме:
-
бесплатный вход;
- персональные приглашения знакомым художникам и фангруппе выставляющихся;
- начало в будний день, в 16:00
После того, как все пригласительные на мероприятия подготовлены, необходимо решить, какими способами их лучше доставить до адресатов. Выбор доставки зависит от формата и престижности мероприятия.
- Если это официальный прием, то лучше вручить большую часть пригласительных лично в руки приглашенным лицам.
- Для организации участия приглашаемых в коммерческих мероприятиях можно использовать услуги курьеров.
- Допустимо направлять приглашения почтовыми отправлениями, при этом необходимо учитывать период времени, необходимый для их доставки.
- Наиболее распространенный и быстрый способ доставить приглашение — это отправка по электронной почте. Однако для особенно торжественных событий такой вариант не рекомендуется использовать.
Также важно помнить: правила делового этикета определяют сроки отправки писем, составляющие не менее 2-х недель до начала мероприятия.
Письмо-извещение — служебное письмо, содержащее информацию об организации и проведении различных публичных мероприятий (совещаний, семинаров, выставок, конференций и т.п.).
Письма-извещения рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, фирм и предприятий для их привлечения или приглашения к участию в указанных мероприятиях. В зависимости от особенностей проводимых мероприятий или специфики отношений с адресатами письма-извешения могут либо только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, либо одновременно приглашать к участию с информированием об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения, например: карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.
Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности деловых писем. Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновременно приглашают принять участие в нем. Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, носят персональный характер, т.е. обращены к конкретному лицу, а извещения характеризуются широковещательной направленностью.
Письма-извещения обычно рассылаются по списку, в связи с чем реквизит делового письма «Адресат» оформляется обобщенно (указывается категория адресатов: «Руководителям…», «Главным бухгалтерам…» и т.п.) или не оформляется вообще.
Письма-извещения подписываются либо руководителем организации, либо его заместителем, отвечающим за проведение мероприятия. При организации совместного мероприятия несколькими компаниями письма-извещения могут одновременно подписываться их руководителями.
Для писем-извещений возможно использование унифицированных форм с трафаретным текстом.
Близкой письмам-извещениям разновидностью писем являются письма-уведомления.
Примеры писем-извещений
Письмо-извещение, адресованное конкретной группе адресатов (главным бухгалтерам)
Главным бухгалтерам предприятий 24 и 25 октября 2008 г. Консалтинговая компания «Экономика и право» проводит консультации по вопросам ведения отчетной налоговой документации.
Консультации проводятся в учебном центре ком- пании по адресу: Деловая ул., 12. Справки по телефону 335-97-21.
Извещение о годовом общем собрании акционеров
Уважаемый акционер!
Сообщаем Вам, что 14.08.2008 в 11.00 состоится годовое общее собрание акционеров ОАО «Авиастрой» в форме совместного присутствия (без применения заочного голосования).
Место проведения собрания: 111539, г. Москва, Вешневецкая ул., д. 12, конференц-зал.
Список акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании, составлен на основании данных реестра акционеров общества на 07.05.2008.
Как написать приглашение на мероприятие образец
Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 12 ПРИГЛАШЕНИЯ на Корпоративный праздник: КАК ОФОРМИТЬ, ЧТО НАПИСАТЬ? Корпоративный праздник — одна из составляющих корпоративной культуры. Любой праздник начинается с приглашения. Как оформить пригласительный билет? Каким должно быть корпоративное приглашение? Об этом и пойдет речь в нашей статье. Корпоративные и профессиональные праздники популярны в каждой компании, организации, фирме. Поводом для корпоративного мероприятия могут послужить профессиональный или календарный праздник, юбилей начальника. Приглашение или пригласительный билет — это средство мотивации к участию в корпоративном празднике, знак внимания и уважения к коллегам, членам коллектива, пропуск на мероприятие, элемент создания праздничного настроения.
Способы вручения приглашения адресату
Существует несколько способов доставки приглашения адресату.
- Личная передача (из рук в руки). Это можно сделать через курьера или сотрудника организатора встречи. Плюс такого варианта – сочетание письменной и устной форм приглашения. Ведь вручающий письмо человек может передать послание еще и на словах, что усилит эффект пригласительного сообщения.
- Отправка посредством Почты России. При выборе этого способа важно учитывать сроки доставки (и даже брать время с определённым запасом). В противном случае приглашение может оказаться уже не актуальным.
- Отправка по электронной почте. Быстрый и надежный вариант, но здесь есть одно важное условие – знание электронного адреса приглашаемого. Этот вариант часто используется при приглашении соискателя на собеседование при наличии вакантных рабочих мест. Однако в случае организации какой-либо важной или торжественной встречи электронное письмо – не лучший способ.
Способы вручения приглашения адресату
Существует несколько способов доставки приглашения адресату.
- Личная передача (из рук в руки). Это можно сделать через курьера или сотрудника организатора встречи. Плюс такого варианта – сочетание письменной и устной форм приглашения. Ведь вручающий письмо человек может передать послание еще и на словах, что усилит эффект пригласительного сообщения.
- Отправка посредством Почты России. При выборе этого способа важно учитывать сроки доставки (и даже брать время с определённым запасом). В противном случае приглашение может оказаться уже не актуальным.
- Отправка по электронной почте. Быстрый и надежный вариант, но здесь есть одно важное условие – знание электронного адреса приглашаемого. Этот вариант часто используется при приглашении соискателя на собеседование при наличии вакантных рабочих мест. Однако в случае организации какой-либо важной или торжественной встречи электронное письмо – не лучший способ.
Санкт-Петербургский технологический институт (филиал) Московского государственного технологического университета
имени Ковалевской С.
выражает благодарность Центру молодежного инновационного творчества (ЦМИТ) группы компаний «Планета»
за плодотворное сотрудничество, помощь в организации и проведении на базе института молодежного профориентационного мероприятия районного уровня «День студенческого самоуправления».
Желаем руководству и коллективу ЦМИТ профессиональных и творческих успехов, процветания и динамичного развития!
Директор
М. И. Ермакова
Как составить письмо-приглашение грамотны — образцы оформления
Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.
Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо — то его ФИО и адрес проживания.
Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.
Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество. Например, «Уважаемая Ольга Владимировна!» или «Дорогой Александр!». Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя. Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным «уважаемый».
Далее непосредственно пишется основная часть письма — текст с приглашение на мероприятие.
Сложности при написании писем-отказов
Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.
Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:
- Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
- Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
- Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
- Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.
Как оформить письмо-отказ?
Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:
- Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
- Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
- Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.
Приглашение принять участие в совещании или направить представителя
Приглашаем. Вас принять участие в работе » круглого стола», заседание которого состоится 20 сентября 2011 г в 16 ч в зале заседаний коллегии. Министерства по делам семьи » и и молодежи (ул. .
Десятинная, 14 к 319). С. Уважаемая / (название организации) проводит отчетную научную конференцию преподавателей университета за 2011 год, состоится (дата и место). Приглашение действительно на два лица Следующие приглашения имеют целью привлечь лицо к участию в работе » круглого стола. Уважаемый.
Министерство Украины по делам семьи » й и молодежи совместно с. Министерством образования и науки Украины проводят в рамках акции » передают потомкам наше сокровище — родной язык»»круглый стол » на тему » Украинский студентам-украинское словом студентам -українське слово». Совместно с гостями и участниками конференции мы проанализируем опыт зарубежных коллег и попытаемся найти новые возможности для сохранения экологии в нашей стране. Участниками конференции «Экологические инновации в строительстве станут представители муниципальных образований и исполнительной власти, а также авторы научных разработок в этой области. Дата проведения конференции: 15. 03. 2015 г. Адрес: г.
В ближайшее время наш курьер доставит Вам 5 пригласительных билетов (каждый на два лица) с вкладышами-приглашениями на банкет, а также программу концерта. Во время проведения праздника с 16-30 рядом со зданием Драматического театра будет открыта бесплатная охраняемая автомобильная стоянка. Въезд на стоянку осуществляется по пригласительным билетам.
Уважаемый Павел Николаевич! Мы будем счастливы видеть Вас и представителей ОАО «Вымпел на нашем празднике! С уважением, Генеральный директор Приборостроительного НПО «Вега В. А. Зимин Письмо-приглашение на юбилей специалиста (№2) Уважаемый Леонид Семенович!
Имею честь сообщить Вам, что 24 февраля 2010 г. одному из наших старейших сотрудников — главному врачу Центральной клиники детских болезней Николаю Васильевичу Дмитриеву — исполняется 60 лет.
Как составить письмо-приглашение грамотны – образцы оформления
Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.
Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.
Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.
Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество. Например, “Уважаемая Ольга Владимировна!” или “Дорогой Александр!”. Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя. Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.
Далее непосредственно пишется основная часть письма – текст с приглашение на мероприятие.
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась. Итак, письмо должно:
- Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
- Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
- Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
- Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
- Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
- При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
- Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
- Контролирующим организациям проще вести свою работу.
Как подготовиться к 1-2-1
- Имейте правильное мышление
Не продумывайте встречу, так как это должно быть обсуждением. Как руководитель, ваша роль состоит в том, чтобы помогать и поддерживать, пока ваши сотрудники остаются в центре внимания. Разговор должен быть довольно гибким, чтобы учесть темы, которые важны для обеих сторон. Будет полезно подготовить общий документ для совместной работы, чтобы отслеживать предстоящие темы для обсуждения и помочь как вам, так и подчиненным, лучше подготовиться к более эффективной беседе.
Иногда проведение встреч вне официальной офисной обстановки может помочь вашим подчиненным чувствовать себя более комфортно, обсуждая определенные темы. Для этого вы можете вместе выйти на прогулку, выпить кофе или встретиться за завтраком. Просто не забудьте взять с собой подготовленные для обсуждения вопросы. Например, очень полезно охватить такие темы, как оценка эффективности, конструктивные отзывы или даже профессиональные цели.
- Установите расписание встреч
Чтобы 1:1 были эффективными, они должны быть регулярными. Встречи должны быть запланированы и добавлены в расписание сотрудника как повторяющееся собрание. Это тонкий, но ясный способ для начальников показать, что они серьезно относятся ко встречам 1: 1 и что они будут последовательно уделять время сотруднику. В тех случаях, когда вы слишком загружены старайтесь не отменять встречу, а сделать все возможное, чтобы перенести ее. Покажите своему подчиненному, что он для вас важнее других дел.
Профессиональный совет: в приглашении на встречу, добавьте ссылку на форму для совместной работы, чтобы вы и ваши подчиненные могли легко находить и добавлять темы для обсуждения, заметки о том, что вы в прошлый раз обсуждали, и любые актуальные вопросы, требующие конкретных действий.
- Будьте гибким
Подготовка повестки дня должна быть совместной, т.е. руководители должны поощрять своих подчиненных делиться тем, что они хотели бы обсудить. Общие темы могут включать текущие цели и их прогресс, различные мысли о проделанной работе или проекте, карьерные устремления, отчет об оценке эффективности в середине и конце года, и т. д.