Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебные функции или должностные обязанности?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При приеме на работу помимо заключения трудового договора новому сотруднику нередко работодатели предлагают ознакомиться еще и с должностной инструкцией. Некоторые работники подписываются под текстом инструкции, не читая ее, другие же удивляются: все ведь прописано в договоре, так зачем же еще одна бумажка? Работодатели зачастую относятся к должностным инструкциям пренебрежительно: во-первых, это документ необязателен для коммерческих организаций, во-вторых, как и работники искренне не понимаю, зачем «дублировать» трудовой договор. Основные права и обязанности работника действительно закрепляются в трудовом договоре, но прописать абсолютно все должностные обязанности работника в его тексте тяжело, а потому они обычно формулируются очень размыто. Очень часто в коммерческих организациях вообще существует лишь один типовой трудовой договор для всех сотрудников, поэтому в случае конфликта очень тяжело доказывать, что работник действительно не выполнил свои трудовые обязанности. Результатом такого пренебрежительного отношения к должностным инструкциям становятся конфликты между работником и администрацией, доходящие порой и до судебного разбирательства. Так зачем же нужна должностная инструкция? Должностная инструкция – это тот документ, который способен предотвратить все или почти все разногласия сторон по поводу должностных обязанностей и максимально конкретизировать трудовую функцию работника. Предположим, что работодатель увольняет сотрудника за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое выразилось в том, что сотрудник отчитывался о проделанной работе не в письменной, а в устной форме. В трудовом договоре записано просто: «должен отчитываться», в какой именно форме, не указано. Такое увольнение вполне может быть признанным незаконным, поскольку доказать, что работник отчитался (не отчитался) в устной форме, весьма проблематично. Вот такая конкретика и должна содержаться в должностной инструкции. Уточнение прав сотрудника напрямую способствует качественному выполнению им своих должностных обязанностей. Например, для выполнения задания начальника работнику нужно получить какую-то информацию из другого отдела или службы. Если сотрудник не имеет права на получение таких сведений, а коллеги их не предоставят, то наказать работника за невыполнение задания будет нельзя. Другой вопрос, если такое право закреплено в его должностной инструкции, но он им не воспользовался… Вот тут уже речь может идти и о применении дисциплинарного взыскания. Главное же отличие должностной инструкции от трудового договора состоит в том, что она является «обезличенным» документом, то есть утверждается не для данного конкретного сотрудника, а для должности. При переводах сотрудников на другие должности серьезные изменения в трудовой договор вносятся редко, что приводит к коллизии: должность у работника новая, а должностные обязанности у него старые. Так что очень удобно один раз разработать новые должностные инструкции для всех должностей, и тогда при переводе сотрудника достаточно составить допсоглашение к договору из двух-трех пунктов и ознакомить его с должностной инструкцией, а не составлять фактически новый договор. Да и куда чисто технически проще внести изменение в должностную инструкцию, чем в каждый трудовой договор. Обычно должностная инструкция состоит из нескольких разделов: «Общие положения», «Права», «Должностные обязанности» и «Ответственность». В разделе «Общие положения» указываются: наименование должности; квалификационные требования, предъявляемые к образованию и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения, замещения и освобождения от должности; наличие и состав подчиненных; перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты РФ, локальные документы и т. д.). В данный раздел могут быть включены и другие пункты, уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности. Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Здесь, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий, уточняются права работника, например, отражаются взаимоотношения работника с другими должностными лицами и структурными подразделениями организации. В разделе «Должностные обязанности» более подробно по сравнению с трудовым договором расписываются обязанности работника, которые возлагаются на него в соответствии с исполнением трудовой функции. С разделом «Ответственность» все понятно – в нем указывается мера ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, другими локальными нормативными актами и трудовым законодательством РФ. Разумеется, ничего выходящего за рамки действующего законодательства ни в одном разделе содержаться не должно, а если и будет внесено, то не будет иметь юридической силы. К должностной инструкции прилагается лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник с ней ознакомился под роспись, ведь ее требования являются обязательными для сотрудника, занимающего данную должность, именно с этого момента. Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации, согласовывается с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации (если таковые имеются), а при необходимости и с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности работника. Согласованная и утвержденная должностная инструкция нумеруется, шнуруется, заверяется печатью отдела кадров и хранится в отделе кадров или в структурном подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимаются заверенные копии, одна из которых выдается работнику, вторая – начальнику соответствующего структурного подразделения. Главные преимущества наличия должностных инструкций в организации таковы. Невыполнение сотрудником положений должностной инструкции позволяет работодателю применить дисциплинарное взыскание и в результате уволить работника, а потом доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей было наложено правомерно. Работнику, в свою очередь, будет проще отказаться выполнять не предусмотренную инструкцией работу. Наличие должностных инструкций может сыграть важную роль и при приеме соискателя на работу: правомерность отказа в приеме можно подтвердить или опровергнуть с помощью должностной инструкции, сравнив ее требования с квалификацией соискателя. Кроме того, инструкции позволяют равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностями (например, между главным бухгалтером, его заместителем и простым бухгалтером), избегать дублирования обязанностей. Да и как показывает практика, если на предприятии должностные инструкции разработаны, большинство трудовых конфликтов решается без вмешательства суда и прочих государственных органов.
Что такое функции и должностные обязанности
Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.
Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.
Должностные и функциональные обязанности в чем разница — Адвокат
Это и будут их должностные обязанности.
Рассмотренная методика определения служебных функций и обязанностей работников, если ее грамотно и последовательно применить ко всей организации, создает фундамент организационного порядка, на который должны укладываться остальные «кирпичики» системы управления предприятием: формализация и автоматизация документооборота; управленческий учет и бюджетирование; ключевые показатели эффективности (KPI); стандарты и регламенты выполнения работы; оценка и развитие компетенций; система мотивации и оплаты труда; механизмы развития корпоративной культуры. Внедрение современных управленческих технологий заражает предприятие «вирусом развития», что ведет к преодолению болезненного разрыва между качеством бизнеса и качеством организации.
Внимание
Но, с другой стороны, эта работа зачастую проводится настолько неумело и формально, что после окончания «проекта» на практике все остается без изменений: подчиненные облегченно вздыхают («наконец-то, нас оставили в покое») и делают вид, что строго исполняют новые предписания, а руководители пребывают в иллюзии, что им удалось-таки формализовать работу фирмы и достичь желанного порядка. Причина этого явления кроется в непонимании «устройства» организации и незнании методов определения функций и обязанностей сотрудников.
Что такое служебная функция? По определению проф. Пригожина А.И. это общефирменная цель, переведенная на уровень конкретного подразделения или работника. Другими словами, это вклад подразделения или работника в достижение общих целей организации.
Что такое должностная инструкция?
Еще одним понятием, которое необходимо рассмотреть, изучая функциональные и должностные обязанности — это должностная инструкция сотрудника. В то время как должностные и функциональные обязанности могут лишь в общих чертах отражать спектр задач, которые необходимо решать работнику в рамках рабочего процесса, должностная инструкция является документом, в котором предоставляется четкая последовательность действий, совершаемых работником, а также действий, которые он не должен делать в рамках рабочего процесса.
Инструкция чаще всего является отдельным нормативным документом, распространяющимся на сотрудников, занимающих конкретную должность в штатном расписании предприятия. При этом в обязательном порядке работник должен ознакомиться с должностной инструкцией, прежде чем приступать к рабочему процессу.
При этом у работодателей нет обязанности и необходимости отражать должностную инструкцию непосредственно в трудовом договоре. Достаточно упомянуть, что определенные аспекты деятельности трудящегося регулируются его должностной инструкцией, и его обязанности включают в себя доскональное соблюдение требований принятой на предприятии инструкции.
Принято считать, что функциональные обязанности характеризуют результат, который достигает работник в результате выполнения своих обязанностей, т.е. ключевое отличие между категориями заключается в самой сущности понятий. Функции – это предписанный результат деятельности, обязанности – описание процесса достижения результата. Первое поле является первичным, общим и предельно широким. Второе – вторично, более детализировано и конкретно.
Резюмируя, можно сказать, функции и обязанности различаются по объему понятий, иерархичности и детальности. Стоит учитывать, что название должности считается одной из характеристик трудовой функции (например «Главный юрист-консультант», т.е. человек, в некотором смысле, ведет юридические консультации), но непосредственный функционал распространяется на возложенные на него должностные обязанности.
Что такое функции и должностные обязанности
Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.
Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.
Принято считать, что функциональные обязанности характеризуют результат, который достигает работник в результате выполнения своих обязанностей, т.е. ключевое отличие между категориями заключается в самой сущности понятий. Функции – это предписанный результат деятельности, обязанности – описание процесса достижения результата. Первое поле является первичным, общим и предельно широким. Второе – вторично, более детализировано и конкретно.
Резюмируя, можно сказать, функции и обязанности различаются по объему понятий, иерархичности и детальности. Стоит учитывать, что название должности считается одной из характеристик трудовой функции (например «Главный юрист-консультант», т.е. человек, в некотором смысле, ведет юридические консультации), но непосредственный функционал распространяется на возложенные на него должностные обязанности.
Чем отличаются должностные обязанности сотрудника от функциональных?
Начнем с того, что обратимся к трудовому законодательству Российской Федерации. К сожалению, там нет определения, чем различаются между собой должностные и функциональные обязанности сотрудников. Однако все же очень важно понимать между ними разницу.
В первую очередь, должностные обязанности сотрудника – это непосредственно те действия, которые сотрудник выполняет для реализации своей трудовой функций. Что касается функциональных обязанностей, то это более емкое и широкое понятие, определение которого мы уже рассмотрели выше. Также оно включает в себя и должностные обязанности работника.
А вот на практике очень часто выходит, что оба термина могут быть использованы как синонимичные, хотя в данном случае это является серьезной ошибкой.
Противоречия между должностными обязанностями и функциональными
В некоторых случаях возникают такие ситуации, когда рассмотренные ранее в инструкциях должностные обязанности, могут вступить в противоречия с основными функциональными обязанностями, которые были закреплены в трудовом договоре. Такие ситуации возникают нечасто, однако могут сильно демотивировать многих сотрудников организации и даже вызвать среди них недоумении.
Рекомендуем проводить опросы среди коллег, чтобы узнать, как сотрудники относятся к своим “негласным” обязанностям. В тех случаях когда несостыковка документальных обязанностей с фактическими является демотиватором для сотрудников, советуем зафиксировать это в отчете и далее уже в тандеме с вашим непосредственным руководителем или руководителем данных сотрудников решать, как можно в лучшую сторону изменить ситуацию. Так, например, можно изменить должностную инструкцию или поменять название должности.
Важно учитывать! Очень важно обратить внимание на следующий нюанс. В тех ситуациях, когда вам возможно нужно поменять обязанности сотрудника, может потребоваться получить согласие от двух сторон в данных трудовых отношениях, а именно и работодателя, и сотрудника.
В тех ситуациях, когда меняются технологические или же организационные условиях работы, наниматель вправе самостоятельно поменять трудовые функции по своей же инициативе. Но для этого ему важно соблюдать строго тот установленный порядок, который указан в 74 статье Трудового кодекса Российской Федерации.
В общем же, если какие-либо незафиксированные ранее обязанности начинают положительно влиять на результат работы подчиненных и организации в целом, тогда приведите нормативные документы — правила или должностные инструкции в соответствие с этими обязанностями.
В ст. 57 ТК РФ в качестве обязательного условия трудового договора включена трудовая функция. Трудовая функция – должность в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы. Ранее практиковалось отражать в трудовом договоре условие, что работник выполняет работу в соответствии с должностной инструкцией, которая не является частью трудового договора. В 2016 году государственная инспекция труда стала активно привлекать компании к ответственности при таком закреплении обязанностей. По мнению государственных инспекторов, конкретный вид поручаемой работы это не только наименование должности, но и те обязанности, который работник исполняет в процессе трудовой деятельности. Такого же мнения придерживаются суды, они считают, что изменение трудовой функции, в том числе вменение работнику дополнительных обязанностей, возможно только по соглашению сторон. При этом, если допустить отдельное оформление должностной инструкции, не являющейся частью трудового договора, то она будет являться локальным актом, обязательным для исполнения работником, и работодатель сможет в любой момент изменить обязанности работника, что повлечет за собой нарушение прав работника и ст. 74 ТК РФ. В ст. 74 ТК РФ установлен запрет на изменение трудовой функции работника по инициативе работодателя. Изменить функцию без согласия работника нельзя даже предварительно уведомив работника за два месяца, это правило отражено в части первой ст. 74 ТК РФ. Изменение трудовой функции возможно только в порядке, предусмотренном ст. 72 ТК РФ, то есть по соглашению сторон трудового договора.
Таким образом, в настоящее время сложилось общее требование: закрепление обязанностей работника в трудовом договоре. Есть два варианта закрепления обязанностей:
- Отразить обязанности непосредственно в трудовом договоре, например, в разделе «Обязанности работника».
- Отразить обязанности в должностной инструкции, являющейся частью трудового договора, например, оформить в виде приложения к договору.
При этом будет соблюдено условие о том, что изменить трудовую функцию работодатель сможет только по соглашению сторон.
Безусловно, такое оформление трудовых обязанностей не очень удобно для работодателя, всегда хочется иметь возможность в одностороннем порядке изменить обязанности работника. Причиной для изменения трудовых обязанностей может послужить как реальное изменение организационных и технологических условий, так и просто желание работодателя изменить функционал работника. И при закреплении обязанностей в отдельном документе, признаваемом локальном актом, такая возможность присутствовала, но в силу ст. 74 ТК РФ, по инициативе работодателя изменить можно любое условие трудового договора кроме трудовой функции. И в судебной практике все чаще прослеживается отмена привлечения к дисциплинарной ответственности работников за неисполнение обновленной должностной инструкции, если она не являлась частью трудового договора и была утверждена без согласия работника.
Ведущая рубрики:
Светлана Анатольевна ШНАЙДЕР,
доцент кафедры государственной
службы и кадровой политики РАНХиГС,
г. Москва
| ПОЛЕЗНЫЕ ВИДЕОСЕМИНАРЫ
Трудовой договор с руководителем — учредителем общества Трудовой договор: обязательные и дополнительные условия |
Должностная инструкция и должностные обязанности работника
При приеме на работу помимо заключения трудового договора новому сотруднику нередко работодатели предлагают ознакомиться еще и с должностной инструкцией. Некоторые работники подписываются под текстом инструкции, не читая ее, другие же удивляются: все ведь прописано в договоре, так зачем же еще одна бумажка? Работодатели зачастую относятся к должностным инструкциям пренебрежительно: во-первых, это документ необязателен для коммерческих организаций, во-вторых, как и работники искренне не понимаю, зачем «дублировать» трудовой договор. Основные права и обязанности работника действительно закрепляются в трудовом договоре, но прописать абсолютно все должностные обязанностиработника в его тексте тяжело, а потому они обычно формулируются очень размыто. Очень часто в коммерческих организациях вообще существует лишь один типовой трудовой договор для всех сотрудников, поэтому в случае конфликта очень тяжело доказывать, что работник действительно не выполнил свои трудовые обязанности. Результатом такого пренебрежительного отношения к должностным инструкциям становятся конфликты между работником и администрацией, доходящие порой и до судебного разбирательства. Так зачем же нужна должностная инструкция? Должностная инструкция – это тот документ, который способен предотвратить все или почти все разногласия сторон по поводу должностных обязанностей и максимально конкретизировать трудовую функцию работника. Предположим, что работодатель увольняет сотрудника за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое выразилось в том, что сотрудник отчитывался о проделанной работе не в письменной, а в устной форме. В трудовом договоре записано просто: «должен отчитываться», в какой именно форме, не указано. Такое увольнение вполне может быть признанным незаконным, поскольку доказать, что работник отчитался (не отчитался) в устной форме, весьма проблематично. Вот такая конкретика и должна содержаться в должностной инструкции. Уточнение прав сотрудника напрямую способствует качественному выполнению им своих должностных обязанностей. Например, для выполнения задания начальника работнику нужно получить какую-то информацию из другого отдела или службы. Если сотрудник не имеет права на получение таких сведений, а коллеги их не предоставят, то наказать работника за невыполнение задания будет нельзя. Другой вопрос, если такое право закреплено в его должностной инструкции, но он им не воспользовался… Вот тут уже речь может идти и о применении дисциплинарного взыскания. Главное же отличие должностной инструкции от трудового договора состоит в том, что она является «обезличенным» документом, то есть утверждается не для данного конкретного сотрудника, а для должности. При переводах сотрудников на другие должности серьезные изменения в трудовой договор вносятся редко, что приводит к коллизии: должность у работника новая, а должностные обязанности у него старые.
Функциональные обязанности работника: отличие от должностных обязанностей
- не «организация эффективной коммерческой деятельности», а «увеличение маржинальной рентабельности предприятия» — для коммерческого директора;
- «не уборка офиса», а «постоянное поддержание чистоты и порядка в помещениях» — для уборщицы;
- не «проведение технического обслуживания и ремонта оборудования», а «снижение количества отказов оборудования в цехе» — для слесаря-механика;
- не «подготовка и проведение программ обучения сотрудников», а «выполнение заказов цехов на подготовку рабочих и мастеров для производства новых изделий» — для менеджера по персоналу;
- не «ведение базы данных о товарных остатках продукции на складе», а «обеспечение соответствия информации о товарных остатках в базе данных 1С реальному количеству товаров на складе» — для начальника склада и т.д.
Подобные примеры можно подобрать для любой должности в организации.
По какому шаблону заполнять ДИС?
Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.
Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:
-
общая информация о работодателе и сотруднике;
-
сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;
-
требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;
-
перечень должностных обязанностей и прав работника;
-
сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.
Функции – конкретное поле деятельности сотрудника, идеальный результат его работы, направленный на достижение общеорганизационных целей. К ним относятся, в зависимости от сферы труда, выполнение поручений руководства, кадровое делопроизводство, технический и операционный контроль и многое другое. Это ожидаемый результат, который должен принести работник в результате успешной деятельности.
Должностные обязанности – конкретные действия, выполняемые работником для исполнения функций и достижения поставленных задач. Это исчерпывающий набор процессов, которые сотрудник должен выполнять в установленные сроки и на приемлемом уровне качества. Должностные обязанности должны быть конкретными и очерчивать оптимальный способ выполнения работником поставленных задач.
Какие документы отражают функциональные обязанности
Наниматель должен указать общий функционал работника в трудовом договоре. Наименование должности работника должно быть сформулировано с учетом его трудовой функции.
Важно помнить, что в ситуации, если работа имеет какие-либо ограничения, предполагает льготы, компенсации и т.д., ее нужно прописывать в соответствии с единым тарифно-квалификационным справочником. Подробно все функции должны быть прописаны в должностной инструкции.
Таким образом, все обязанности работника, как функциональные, так и должностные, должны быть документально. Конкретизация функционала происходит в трудовом договоре, а вот более подробные обязанности прописываются в должностных инструкциях.
И тот и другой документ подписывается сотрудником после ознакомления с ним. Таким образом устанавливается его степень ответственности за невыполнение, недобросовестное выполнение указанных в документах требований.
Что такое функциональные обязанности? Функции – это определенное и строго очерченное поле деятельности работника, его продуктивные рабочие результаты, к которым он должен стремиться. В основе деятельности любого сотрудника лежит стремление к достижению общеорганизационных успехов и целей. К таковым относятся реализация поручений руководящих структур, выполнение существующего технического регламента, выполнение операционного контроля, кадровые задачи и вопросы, делопроизводство.
Различные принципы работы зависят сугубо от конкретной сферы труда. Каждый работник должен давать высококачественный результат, а в некоторых случаях проявлять инициативность, ответственность, желание повышать собственную квалификацию. О том, что такое функциональные обязанности, свидетельствует преимущественно набор основных рабочих правил и принципов в документированной форме, именуемый инструкцией.