Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Покупка или компенсация? Оформляем правильно полученное от работника имущество». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проблема в том, что компенсация выглядит обычной выплатой. Налоговики с нее с большой долей вероятности потребуют НДФЛ. Избежать разборок с органами поможет положение (акт, регламент) предприятия о порядке расчетов в ситуациях, когда сотрудник отдал свои деньги при приобретении товара для организации.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Когда подотчет могут признать доходом сотрудника
Можно взять сумму в подотчет и больше никогда о ней не думать. Этот способ в некоторых компаниях является одним из способов получения наличных. Но что дальше?
В целях налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты на деятельность, направленную на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Обоснованными принято считать те расходы, которые понесли именно в интересах развития и функционирования компании. Эти же расходы одновременно должны подтверждаться правильно оформленными документами.
Правильный документ содержит обязательные реквизиты: название и дату документа, наименование компании (ИП), суть сделки, величину натурального или денежного измерения хозяйственной операции, должность лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление, подпись. Дефекты документов могут стать основанием доначисления налога на прибыль, а также взносов и НДФЛ по сотруднику, который предоставил такие дефектные документы.
Приведем несколько примеров. В деле, которое дошло до Верховного суда (определение от 09.03.2016 №302–КГ16–450), судьи признали правоту налоговой инспекции, которая признала полученный подотчет доходом сотрудника и доначислила НДФЛ. Причина — сотрудник приложил к авансовому отчету документы, где не были указаны должность и ФИО лица, который подписал документ. В товарных чеках наименование товаров указано как «хозяйственные расходы» или «канцелярские расходы». Отсутствовали даты составления документов, а также не заполнены графы «количество», «цена товара».
В деле от 23.05.2016 №Ф08–2743/2016 Арбитражный суд Северо–Кавказского округа указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение факт совершения сделки, а значит — и документальное подтверждение расходов. Так как расходов в интересах компании не было, то в этом деле подотчетные суммы тоже признали доходом сотрудника.
Часто возникает вопрос с кассовыми чеками как с документами, подтверждающими расходы. Кассовый чек по общему правилу обязателен, но есть исключительные случаи, когда продавец товара или услуги не использует кассу правомерно.
Закон не обязывает покупателя устанавливать должен продавец использовать кассу и оформлять чеки или нет. Однако сотрудник должен знать: если ему не дают обычный чек, он имеет право потребовать товарный с обязательными реквизитами. Это номер и дата товарного чека, наименование и ИНН продавца, наименование и количество товара, сумма оплаты, должность, ФИО, подпись лица, оформившего товарный чек. Это позволит признать расходы в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2017 №03–01–15/52653).
Инспекторам ничего не мешает узнать, должен ли продавец применять кассовую технику. Складывается парадоксальная ситуация. С одной стороны, сотрудник–покупатель не обязан знать должен ли продавец применять ККТ. С другой стороны, если при проверке выяснится, что продавец должен применять ККТ, но дает только товарный чек, то расходы снимут.
Минфин в письме от 22.01.2020 №03–03–06/1/3300 разъясняет, что, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налога на прибыль организации, так как не имеют надлежащего документального подтверждения.
Предметом спора часто становятся транспортные документы. Для подтверждения транспортных расходов в командировке одного проездного билета недостаточно – еще нужны кассовые чеки. Исключение: оплата билетов в общественном транспорте.
В 2021 г. можно использовать электронные чеки в качестве подтверждения расходов. Например, если закупку оформляли через Интернет и продавец прислал электронный чек, его необходимо распечатать и представить вместе с авансовым отчетом. На это указывает Минфин в письме от 21.04.2017 №03–01–15/24307.
Кто может быть подотчетным лицом?
Подотчетными лицами могут быть работники предприятия, которым разрешено получать наличные денежные средства через кассу предприятия или поступления безналичным путем на расчетный счет. Денежные средства необходимы для оплаты каких либо расходов, которые связаны с деятельностью работодателя. Подотчетным лицом должен быть штатный сотрудник или работник, который работает на предприятии по гражданско-правовому договору.
Подотчетное лицо получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. За использование полученных денежных средств подотчетное лицо должно отчитаться с помощью оформления соответствующего авансового отчета и в обязательном порядке должен приложить к отчету расходные документы, которые подтверждают их расходование. На основании представленного авансового отчета бухгалтерия принимает к учету расходы и производит полный расчет с подотчетным лицом, если было потрачено больше, чем выдавалось денежных средств подотчетному лицу.
Руководитель предприятия назначает подотчетных лиц на основании издания приказа. С начало создается конкретный список подотчетных лиц, которым будет разрешено получать денежные средства в подотчет, и только потом уже издается приказ. Если в процессе деятельности происходит изменение в списке подотчетных лиц, это так же необходимо зафиксировать приказом.
Сотрудник купил за свои деньги как оформить авансовый отчет
Однако разумно предположить, что если такие «неожиданные» траты возникают постоянно, то каждый раз составлять письменный договор поручения, да еще и задним числом, не слишком удачная идея. И здесь уместно вспомнить, что изначально мы вели речь о расходах, которые произвел директор.
А он имеет право действовать от имени организации без доверенности, на основании Устава. Оформление документов Какие документы вам потребуются для принятия к учету расходов: 1.
Локальный нормативный акт (например, приказ), который составляется на каждый год. В нем определяется перечень сотрудников (ничто не мешает включить туда и директора), которым разрешается тратить свои средства на расходы организации с последующим возмещением расходов. Также приводится список разрешенных расходов (например, канцелярские товары, средства бытовой химии и др.).
- Темы:
- Компенсационные выплаты
Работник что-то купил для компании и заплатил свои деньги. Такая ситуация знакома многим бухгалтерам. Давайте разберемся, как принять такую покупку к учету и какие документы для этого оформить. Из этой статьи вы узнаете:
- Нужно ли оформлять авансовый отчет задним числом
- Как документально оформить возмещение затрат сотруднику
- Как отразить в бухучете поступление ценностей, купленных за счет работника
Как оформить документы, если своими деньгами за что-то заплатил директор, а не обычный сотрудник – читайте в статье. Можно ли оформить авансовый отчет задним числом Если работник что-то купил и заранее денег вы ему не выдавали – оформлять возврат суммы через авансовый отчет неправильно. Ведь по факту такой документ составляют работники, которые предварительно получали деньги на нужды компании (п.
Поступайте так, если вам все равно, в каком периоде учитывать расходы. К примеру, по итогам года у вас и с этими расходами, и без них получается минимальный налог. При этом вы сработали с прибылью и перенести эти расходы на следующий год в составе убытка не можете. Тогда вы только выиграете от признания их в периоде, в котором возместили их директору (другому потратившему свои деньги работнику)п. 6 ст. 346.18 НК РФ. Если же вам важно уменьшить налоговую базу на расходы именно в том периоде, в котором утвержден авансовый отчет работника, то для этого есть все основания. Почему правильно признавать расходы на дату утверждения авансового отчета Оплатой приобретенных товаров (работ, услуг) на УСНО считается прекращение связанного с их оплатой обязательства перед продавцомп. 2 ст. 346.17 НК РФ. Задолженности перед продавцом, у которого приобретены товары, у вашей организации нет.
Что считается зарубежной служебной командировкой
Трудовое законодательство определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом сотруднику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику помимо расходов, непосредственно связанных со служебной командировкой, также расходы на проезд, проживание и суточные, иные расходы, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.
При направлении работника в зарубежную служебную командировку нередко требуется оформить визу.
В некоторых случаях для ее получения законодательством иностранных государств предусмотрены различные дополнительные условия, например наличие медицинской страховки.
Все эти расходы, если они понесены самим работником, также подлежат возмещению (ч. 2 ст. 166 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).
Авансовые отчеты в бухгалтерском учете
Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1. Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных. Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.
Образец служебной записки на возмещение расходов
В общественном соглашении указывается последовательность и величина компенсации затрат. Например, приказ работодателя о свойствах возмещения расходов через командировку. Когда начальник отправляет сотрудника в командировку , то в этом случаи он обязан компенсировать такие расходы: Сотрудник, какой работает в организации, может надеяться на возмещение командировочных затрат и другой компенсации, связанной с командировкой по работе.
Нужно прикрепить соответствующие чеки, проездные билеты, квитанции на жилье и документы иного характера, свидетельствующие факт оплаты работником данных услуг.
- Четко зафиксируйте число отъезда сотрудника в командировку и дату его приезда.
- Помимо основных пунктов, принятых для всех записок, в тексте документа укажите точное время с поминутным учетом и город, из которого работник совершил отъезд, а также город прибытия.
- После чего перечислите подробно все услуги, за которые требуется компенсация, описав их как можно информативнее, но в тоже время лаконично.
- Затем обозначьте поминутное время приезда и укажите список документов, которые вы будете прикладывать в качестве основания для получения денег.
Сумм, подлежащая возмещению, рассчитывается по методу, указанному в соглашении. Существуют три варианта:
- исходя из показателей тахометра автомобиля;
- без учета километража, по путевым листам или журналам передвижений;
- в фиксированном размере независимо от фактической суммы расходов.
В первых двух случаях для получения денежных средств работник должен предоставлять подтверждающие документы: чеки с автозаправочных станций, квитанции о прохождении техосмотра, путевые листы и т.д.
Покрытие расходов сотрудника на использование личной собственности в рабочем процессе происходит с периодичностью, указанной в соглашении, подписанном обеими сторонами. Чаще всего — один раз в месяц. Во время отпуска, больничного, командировки возмещение не предусмотрено.
Для получения денег нужно представить ряд документов:
- паспорт транспортного средства;
- свидетельство о регистрации;
- доверенность (если служащий не является владельцем);
- обоснование расходов, например, чеки;
- путевые листы подтверждающие, что автомобиль эксплуатировался для нужд фирмы (Путевой лист легкового автомобиля).
По последнему пункту нередко возникают споры. Дело в том, что такая бумага предназначена для учёта перемещений транспорта, принадлежащего компании.
Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы. Образец заявления о возмещении командировочных расходов, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на его составление.
Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются.
C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.
Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.
Последствия неподтверждения расходов по корпоративной карте
Если сотрудник получил под отчет деньги от компании, в срок по ним не отчитался и не вернул обратно, то эти подотчетные суммы следует признавать доходом работника, полученным от компании. При этом компания становится налоговым агентом по НДФЛ, то есть обязана удержать налог и перечислить его в бюджет.
На эту тему прошло уже немало судов. Были несколько прецедентов, когда судьи решили, что такие подотчетные деньги не являются доходом работника, но в тех случаях всегда были специфические обстоятельства. Например, не было доказательств, что работник успел потратить эти деньги на себя. В случае же с корпоративной картой траты по ней обычно сразу видны в выписке.
Да и большая часть судебных дел все же в пользу налоговой, доначислявшей на не отчитанные суммы НДФЛ и страховые взносы. А страховыми взносами данные средства облагаются ровно по тем же основаниям, что и НДФЛ: доход, полученный в рамках трудовых отношений.
Пользоваться имуществом директора за плату
Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора.
Еще один способ закрыть долг — взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно погашать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами она не облагается. При этом арендную плату в отличие от матпомощи и подарков можно списать в налоговые расходы.
Безопаснее, чтобы сумма, которую вы будете начислять директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.
Осторожно! Можно закрывать подотчет компенсацией за использование машины. Но этот расход нормируют в налоговом учете.
Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ вообще не понадобится, как и платить взносы. Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, подпункт «и» пункта 2 части 1 Закона № 212-ФЗ. Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
В бухучете записи будут следующими:
Дебет 26 (44) Кредит 73
- начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);
Дебет 73 Кредит 71
- зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.
Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ. Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).
Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.
Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.
Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
Ошибки при утверждении авансового отчета
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу»
(п. 4.
Один из злободневных вопросов – в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).
Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В
Положении № 373-П
есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.
Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия.
Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями. Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.
Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена
статьей 236 ТК РФ,
в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.
Правила выдачи подотчетных сумм
Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.
В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности.
Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.