Функции помощника руководителя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Функции помощника руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Плюсы и минусы профессии

Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя

Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.

Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:

• Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.

• Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.

• Помогут доработать резюме, красиво его оформить.

• Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.

Кто такой бизнес-ассистент

Это человек, который работает с бизнес-процессами и личными задачами руководителя. А именно:

• Планирует рабочий график руководителя

• Поддерживает деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками

• Занимается документооборотом

• Под задачу находит аутсорсеров, передает им часть дел и контролирует выполнение работы

• В рамках своей компетенции, собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию

• Предоставляет ее руководителю в готовом виде — ему уже не нужно вникать и тратить время

Требования к знаниям и образованию

К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.

Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.

Что должен знать такой специалист:

• основы бухгалтерского дела;
• кадровое делопроизводство;
• основы менеджмента;
• методологию бизнес-процессов;
• базовую экономику.

Зачем нужен ассистент руководителя

В сутках всего 24 часа, из которых минимум 7–8 необходимо выделять на сон, поэтому, если у руководителя фирмы несколько встреч, важных звонков и конференций в день, необходимо нанять помощника. Грамотный ассистент сумеет:

1. Решать организационные вопросы. Помощник освободит время, которое ранее уходило на переписку и чтение писем, мониторинг социальных сетей, звонки партнерам и клиентам, заказ столиков в ресторане, машин, билетов. Теперь все эти простые, но требующие большого количества энергии задачи, будет выполнять конкретное лицо. У руководителя появится время на реализацию более сложных проектов, связанных с применением исключительно профессиональных навыков и знаний.
2. Высвободить время руководителя на личные дела. Если жена и дети видят мужа и отца исключительно несколько минут перед сном и утром за завтраком, пора нанимать помощника. Карьера почти никогда не заменяет личную жизнь, какой бы успешной она ни казалась. Человеку необходимо отдыхать, общаться с близкими и родными. Если он этого не делает, произойдет отдаление от родственников, отношения станут более холодными, а также появится риск выгорания. Личный помощник упростит работу, позволит позабыть о необходимости контроля за мелочами, без которых деятельность компании невозможна.
3. Повысить имидж руководителя и компании в целом. У каждого «серьезного» босса есть тот, кто заказывает ему такси, пиццу, приносит кофе, распоряжается о переговорах, обзванивает клиентов и сотрудников, ведет простую документацию. В глазах партнеров наличие помощника заметно повышает статус руководителя, показывает его значимость. В современных условиях нет ничего дороже свободного времени. Наем помощника показывает окружающим, что руководящее лицо умеет ценить свое время, а значит, не будет говорить голословно и назначать пустых встреч.

Уровень оплаты труда ассистента зависит от его компетенций. Так, если руководителю нужен секретарь, отвечающий на звонки и подающий напитки, то это один уровень зарплаты, а если необходим человек со знанием нескольких языков, в совершенстве владеющий всеми офисными программами, разбирающийся в работе компании или готовый быстро всему обучиться – заработная плата будет совсем другой.

Для определения размера заработной платы, которую планируется назначить помощнику, разумно обратиться на сайты, где собраны аналогичные предложения. Отталкиваясь от этих требований, удастся сформировать собственное представление о достойной оплате труда.

Важно понимать, что слишком низкая заработная плата привлечет только новичков без опыта работы, а чересчур высокая – насторожит. Возможно, потенциальные кандидаты сочтут подобное объявление недостоверным.

Разумно брать помощника на средний по региону оклад с условием, что при хорошей обучаемости и повышении уровня его компетенций оклад будет увеличен. Людей совсем без опыта брать рискованно, поскольку нельзя исключать, что после прохождения обучения они уйдут к конкурентам. К тому же неопытный ассистент способен бросить тень на репутацию руководителя – этого нужно избегать всеми силами.

Где искать ассистента?

Помощника можно искать через специальные биржи, где собраны все объявления соответствующей категории. Кроме того, к поиску можно подключить знакомых и партнеров. Иногда хорошие, во всем разбирающиеся люди, легко обучаемые и чрезвычайно коммуникабельные, приходят по объявлению. Но подобное, скорее, редкость, чем правило, поэтому на поиск подходящей кандидатуры может уйти от нескольких недель до нескольких месяцев.

Поскольку взаимодействовать с ассистентом руководителю придется чаще, чем остальным сотрудникам, лучше проводить отбор лично. Чтобы это не занимало много времени, всех кандидатов лучше пригласить в один и тот же день.

Поиском помощников также занимаются специальные агентства. Если нет желания или времени, можно обратиться к ним, выслав список требований и качеств, которые руководитель желал бы видеть в человеке, достойном стать его помощником.

Возможно, следует попросить совета у партнеров или же обратить внимание на кого-то из сотрудников, который за дополнительную плату или в случае повышения в должности согласится выполнять такую работу.

ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ

Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:

1) наличие высшего образования

По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

2) знание иностранных языков

Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

3) опыт работы

Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.

Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.

4) знание конкретной сферы

Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.

Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.

Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия. Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы. Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств. Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

• общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
• требования и его умения;
• служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
• полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
• ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
• связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Основные положения:

• помощник — специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
• назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
• в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
• на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
• помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю — минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Административный помощник:
1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ
транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для
решения вопросов, обозначенных руководителем.
4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных
приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат
встреч, переговоров.
6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и
органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных
руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с
работниками структурных подразделений, доводит до них указания и
распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю,
подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные
материалы и представляет их руководителю.
9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и
телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
11. Получает по поручению руководителя в государственных органах,
органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые
руководителю.
12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы
персонала по определенному руководителем направлению.
13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой противоречивой и неоднозначной с точки зрения требований должности, как помощник директора. В обязанности работников, занимающихся данным видом деятельности, входит довольно много элементов. Также личных помощников часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Должности похожие, но это разные виды деятельности. Обязанности помощника менеджера:

• Обеспечение прогресса рабочего дня начальника: расписание, встречи, подписание документов и командировки.
• Обеспечение комфортного рабочего места руководителя высшего звена – нужно позаботиться о микроклимате, чистоте и комфорте помещений.
• Работа с документами от начальника, в частности с письмами и входящими звонками.
• Обеспечение психологического комфорта управленца.
• Проведение первичных переговоров.
• Обеспечение управления сотрудникам низших звеньев и т. д.

Этот список намного шире, чем перечень административных и секретарских задач. Однако детали, с которыми сталкивается работник в должности «личный помощник руководителя», обязанности и особенности деятельности будут у разных работодателей разными. Бывает, что это в основном секретарская работа. Или помощник исключительно занят обеспечением комфорта и порядка у начальника. А некоторые помощники являются полноправными заместителями и имеют подчиненных сотрудников.

1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)

или

высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

Похожие записи:

• Правила проведения освидетельствования на состояние алкогольного опьянения
• Перевозка багажа в автобусе: все, что вы хотели знать
• Что делать, если сосед постоянно сверлит. Инструкция