Инструкция: составляем гарантийное письмо об оплате товара

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем гарантийное письмо об оплате товара». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке платежа по договору. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия, к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии не забывайте о простых правилах:

• лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
• укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
• установите предельный период для перечисления средств;
• сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
• подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
   • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
   • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

При составлении письма, следует обратить внимание на следующие важные моменты:

1. Для оформления можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации.
2. Составленный документ регистрируют в журнале исходящей документации, с присвоением ему регистрационного номера (в левом углу бланка).
3. В правом верхнем углу прописываются данные поставщика (название, должность, ФИО руководителя фирмы).
4. Пишется название документа, дата его составления, номер заявки с просьбой доставить товар.
5. Прописывается сумма, предназначенная к оплате.
6. Срок оплаты товара (в т.ч. с графиком платежей).
7. Указывается способ оплаты, банковский (или расчётный счёт), ИНН, КПП, ОКПО предприятия.
8. Обозначается вид ответственности за невыполнение финансовых обязательств, где прописывается сумма штрафа (возможно, в процентах), пенни и т.д.
9. Документ вступает в юридическую силу после заверения подписями руководителя и печатью предприятия.

По сути документ представляет собой обещание о погашении какой-либо задолженности в полном или частичном объеме. Также обязательно указывается гарантированный срок исполнения. Подобное обязательство используется и для гарантии выполнения работ или услуг, которые уже оплачены.

Официально форма не утверждена. Документ составляется в произвольном виде с учетом общих правил деловой переписки. Есть лишь разница в оформлении. Юридические лица используют фирменный бланк организации, физические — оформляют обязательство на обычном листе формата А4.

Документ по погашению задолженности юридического лица перед контрагентом обязательно содержит следующие данные:

• дату составления и № документа по правилам делопроизводства;
• сведения об отправителе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
• сведения о получателе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
• основную формулировку (гарантия оплаты товара/услуги, выполнения работ по договору и т.п.);
• текстовую часть (ниже приведены образцы);
• подписи ответственных лиц (директора, бухгалтера);
• печать организации.

Текстовая часть составляется произвольно, но обязательно указываются:

• вид задолженности;
• договор, который заключен между поставщиком и получателем (№, дата);
• размер долга к погашению;
• способ оплаты;
• срок оплаты товара/услуги.

Кроме этого, в текст вносят обязательную выплату пени за просрочку платежа в качестве подтверждения гарантии исполнения обещания.

Обязательство, которое составляет физическое лицо, к примеру, индивидуальный предприниматель (ИП), аналогично содержит:

• сведения о получателе (название организации, адрес, телефоны, Ф.И.О. и должность руководителя);
• сведения об отправителе (Ф.И.О., адрес);
• текстовую часть с обещанием уплаты за полученные товары/услуги/выполненные работы;
• размер суммы к погашению, срок, способ перечисления денежных средств;
• подпись составителя;
• дату составления документа.

Гарантийное письмо об оплате — образец

Обновлено 03.07.2019

2017-03-05T10:51:41+03:00

Гарантийное письмо об оплате (образец) — это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

• Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.
• Кстати, полезно узнать, как можно проверить компанию по ИНН?
• Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Что представляет собой гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это вид деловой переписки, с помощью которого контрагенты предоставляют гарантии оплаты своих обязательств за выполненные работы или предоставленные услуги. На основании этой бумаги могут вноситься изменения в основное соглашение касательно сроков погашения задолженности, получения отсрочки или реструктуризации долга.

Гарантийное письмо может быть составлено как при ведении дел с партнерами, так и для подтверждения готовности выполнить свои обязательства перед государством (для налоговой инспекции) или собственниками помещения, взятого в аренду. В каждом отдельном случае документ имеет определенные обязательные пункты. Образцы заполнения гарантийных писем достаточно легко найти в интернете, но мы для наглядности разберем некоторые образцы.

Понятие гарантийного письма

Гарантийное письмо представляет собой письмо о намерениях. Но это не договор, и даже не предварительный договор. Гарантийное письмо лишь обеспечивает исполнение некоторых обязательств. Еще одной формой применения документа можно считать использование гарантийного письма в качестве договора поручительства.

Такая форма призвана обеспечить гарантию исполнения каких-либо обязательств. Но так как гарантийное письмо нельзя считать договором с юридической точки зрения, оно не обязует стороны исполнять свои обязательства.

Несмотря на отсутствие института гарантийного письма в ГК РФ и расплывчатость формулировок в ГК относительно этого документа субъекты гражданских правоотношений уже давно составляют гарантийные письма. Это удобнее, чем заключать полноценный договор. Кроме того, существуют определенные требования к самим документам, правила их составления, а также судебные прецеденты относительно применения гарантийных писем на практике.

Обязательные сведения и реквизиты, содержащиеся в гарантийном письме:

• реквизиты сторон;
• отсылка к реквизитам договора, по которому гарантируется оплата (включается в случае предварительного заключения договора);
• описание обязательств по сделке (например, поставка продовольственных или непродовольственных товаров, выполнение ремонтных работ, оказание образовательных услуг, и так далее);
• сумма, подлежащая выплате;
• сроки уплаты задолженности или порядок выплат при предоставлении рассрочки;
• реквизиты банковских счетов;
• подписи руководителей организаций или их полномочных представителей;
• номер письма;
• дата подписания;
• контактная информация.

Юридическая значимость письма

Правильно составленное письмо является не только частью документооборота предприятия, но и представляет собой юридически значимый документ, которым:

1. Предприятие признает наличие задолженности перед другой стороной (чтобы можно было учесть сроки исковой давности).
2. Определяется размер задолженности одной стороны перед другой.
3. Подтверждается факт договоренностей между контрагентами.

Все обязательства обеих сторон, указанные в гарантийном письме, регламентируются Гражданским Кодексом РФ:

• обязательства продавца о поставке товаров или услуг в оговоренном количестве и в указанные сроки определяются 457, 465 и 467 статьями ГК РФ;
• обязательства покупателя оплатить и принять товар или услугу в оговоренном объеме и сроке закреплены 484 и 485 ст.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
5. сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
6. освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Пример гарантийного письма о приеме на работу

ФАЙЛЫ

По месту требования ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О приеме на работу

Исх. № 634/78 14.07.2016 г.

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

Генеральный директор ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

Главный бухгалтер ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

М.П.

Как написать гарантийное письмо на оплату: пошаговая инструкция

Гарантийное письмо об оплате — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары, работы или Услуги без нарушения срока поставок.

В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке оплаты. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия — к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Бланк гарантийного письма об оплате

Тип документа: Письмо

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 13,5 кб

Письмо-гарантия об оплате носит деловой характер и подтверждает факт и сроки оплаты за произведенные работы, отгруженный товар, предоставленные услуги и т.д. Также в нем гарантируются и штрафные санкции, которые выплатит предприятие или организация, в случае нарушения сроков оплаты. В некоторых случаях письмо-гарантия может стать ответом на полученное письмо-претензию.

Грамотно пишем письмо-гарантию

Гарантийные обязательства об оплате излагаются в деловом стиле. Письмо должно включать следующую информацию:

• порядковый номер письма и дату его составления;
• фамилию, имя и отчество руководителя, должность, название предприятия, которому отправляется письмо;
• письмо излагается в произвольной форме. В нем выражается гарантия оплаты товаров или услуг, которые либо уже предоставлены, либо будут предоставлены, согласно договору. Обязательно указываются сроки оплаты и банковские реквизиты организации. Также указываются конкретные действия, в случае нарушения сроков оплаты;
• подписывает письмо руководитель, с указанием должности, фамилии, имени и отчества, ставится печать предприятия;
• подпись бухгалтера с расшифровкой (не обязательно, но желательно).

Данный вид деловой переписки ведется на бланках с фирменным логотипом компании или предприятия.

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Похожие записи:

• О субсидиях на оплату жилого помещения и коммунальных услуг
• Должностная инструкция фрезеровщика 5-го разряда
• Путин назвал условие индексации пенсий работающим пенсионерам