Путевой лист на предприятиях: руководство по оформлению и использованию

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист на предприятиях: руководство по оформлению и использованию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

• Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
• Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
• Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
• Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
• ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
• Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
• Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Штрафы назначают, когда путевой лист:

• отсутствует — во время рейса он обязательно должен быть у водителя. При этом нет разницы, что и как транспортируется — груз или пассажиры, на арендованном или собственном автомобиле организации, каким видом транспорта. Если путевого листа нет, инспектор может подумать, что работодатель не проводит предрейсовые медосмотры водителей и техосмотр транспорта. За такие нарушения тоже назначается штраф;
• неправильно оформлен — штраф выписывают за ошибки по двум моментам. Во-первых, если медработник не указал дату и время проведения медосмотра водителя, а также свою подпись с расшифровкой и штамп в специально предназначенной для этого графе («предрейсовый медицинский осмотр»). Во-вторых, если работник, проводящий техосмотр автомобиля, не указал дату и время проведения осмотра, свою подпись с расшифровкой и пометку о выпуске ТС на линию;
• не подтверждает расходы на ГСМ — в путевом листе должны указываться обязательные реквизиты, соответствующие требованиям Приказа Минтранса от 11.09.2020 г. № 368. Эти моменты контролирует ИФНС, и когда при проверке выявляется, что путевого листа нет или он неправильно оформлен, компания не сможет доказать свои расходы на ГСМ. Тогда ИФНС подозревает налогоплательщика в занижении прибыли.

По какой форме должен быть составлен путевой лист?

Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.

Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):

• наименование и номер путевого листа;

• сведения о сроке действия путевого листа;

• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

• сведения о транспортном средстве;

• сведения о водителе;

• сведения о сроке действия путевого листа.

Как назначить ответственных

Если основной вид деятельности компании не связан с транспортом, то вместо диспетчера заполнять листы праве разные работники. В компании самостоятельно решают, кто имеет право подписи путевых записок СДО для контроля транспортных средств — это бухгалтер, менеджер, сотрудник отдела кадров, начальник транспортного отдела и т. д.

Каждого сотрудника (например, фельдшера или контролера) назначают приказом главы компании. В нем обычно указывают:

• название предприятия;
• сведения о работнике, которого назначают на должность;
• информацию о должности;
• дату, с которой приступает к указанным обязанностям;
• отсылку к нормативным актам, которыми руководствуется сотрудник;
• поручение руководителю отдела кадров об ознакомлении специалиста с приказом;
• подписи руководителя и заинтересованных сотрудников.

Нюансы использования документа

Заполнение путевого листа грузового автомобиля или другого транспорта, является обязательным процессом для любой компании, применяющей разные машины для рабочей деятельности. Использование этого документа отличается следующими особенностями:

• форма 4-С применяется, если для расчета оплаты труда водителя применяются сдельные показатели;
• если используется повременная оплата труда, то создается путевой лист по форме 4-П;
• кроме этого документа у водителей должна иметься сопроводительная документация, представленная транспортной накладной на перевозимый груз;
• выписывается документ исключительно ответственным лицом, работающим в конкретную смену;
• в документе должны ставиться отметки механиком, проверяющим техническое состояние машины, медицинским работником, проводящим медосмотр, диспетчером, отправляющим машину в рейс, а также непосредственным водителем.

Бланки путевого листа должны иметься в каждой компании в оптимальном количестве.

С подписью диспетчера разобрались. Однако кроме сотрудника, ответственного за путевые листы, и водителя, форма предполагает наличие и других подписей:

• контролера технического состояния транспортного средства;
• медицинского работника.

В небольших фирмах, таких сотрудников может не быть. Кто подписывает путевой лист, если нет механика и диспетчера? Как и функции диспетчера может выполнять любой работник организации, например, бухгалтер, так и работу механика, контролирующего техническое состояние авто, можно возложить на иного сотрудника. Например, на самого водителя.

Для этого компании придется подписать с водителем соглашение о совмещении должностей. Кто подписывает путевой лист если нет механика? Сам водитель или любой другой сотрудник, на кого возложили данные обязанности.

Еще одна отметка в путевом листе, заверенная подписью, – это запись о предрейсовом (послерейсовом) медицинском осмотре. По их результатам медработник ставит:

• штамп с надписью «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» («прошел послерейсовый медицинский осмотр»);
• подпись с расшифровкой и дату (п. 16 приказа Минздрава от 15.12.2014 № 835н).

Заметим, что сведения о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах водителя – обязательные реквизиты путевого листа. Они включают:

• дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра;
• подпись и расшифровку подписи медицинского работника. Штамп врача ставить не требуется.

Предрейсовые медосмотры нужно проводить:

• перед рейсом, если длительность рейса более одного дня;
• перед первым рейсом, если в течение рабочего дня водитель совершает один рейс или более.

III. Особенности заполнения путевых листов формы N 4-п и N 4-м

17. В путевом листе формы N 4-п в разделе «Задание водителю» в графе 16 «В чье распоряжение» на основании заявки или разового заказа заказчика диспетчером записывается наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания, в графах 17 и 18 — плановое время прибытия и убытия, в графе 19 — плановое количество часов работы и в графе 20 — количество ездок по плану.

18. Путевой лист формы N 4-п имеет отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления автопредприятием счета на оплату транспортных услуг и прилагается к нему.

19. В отрывном талоне заказчик:

19.1. На основании предъявленного водителем путевого листа заполняет в соответствующих строках номер и дату выдачи путевого листа, наименование автопредприятия, на подвижном составе которого производится перевозка грузов, марки и государственные номера прибывших автомобиля и прицепов.

19.2. В строке «Заказчик» записывает наименование организации, фамилию и инициалы должностного лица, ответственного за использование автомобиля.

19.3. В строке «Время» указывает время при прибытии и убытии автомобиля от заказчика.

19.4. В строках «Спидометр» записывает показания спидометра при прибытии к заказчику и убытии от него.

19.5. В строке «Приложенные ТТН» вписывает номера ТТН, один экземпляр которых прилагается к путевому листу, и указывает их общее количество.

Приложение ТТН к путевому листу автомобиля, выделенного для работы с оплатой по повременным тарифам, не является основанием для изменения формы оплаты за работу автомобиля.

19.6. В строке «Количество ездок» проставляет общее количество выполненных ездок.

19.7. В строке «Подпись и штамп заказчика» расписывается и ставит штамп, подтверждая правильность заполнения реквизитов соответствующих строк путевого листа.

20. В разделе «Выполнение задания» заказчик записывает маршруты движения откуда — куда по каждой ездке и удостоверяет эти записи своей подписью.

21. В путевом листе формы N 4-м в разделе «Прохождение контрольного пункта УТЭП, КДП и ГАС»:

• диспетчер автопредприятия в графе 26 записывает наименование контрольного пункта, пункта отдыха и ночлега, через которые должен следовать автомобиль, а также УТЭП, КДП и ГАС, на которых водитель получает загрузку автомобиля, в том числе и автомобилей, следуемых в попутном направлении, в графе 27.1 — дату и время их прохождения по графику;
• диспетчер УТЭП, КДП или ГАС в графе 27.2 записывает фактическое время и дату прохождения контрольного пункта, пунктов отдыха и ночлега, выводит отклонение от графика и записывает в графе 27.3 «Отклонение», в графе 28 расписывается и ставит штамп.

IV. Обработка путевых листов

22. Обработка путевых листов может производиться автоматизированным с применением ЭВМ, механизированным с применением ПВМ и КВМ и ручным способами.

Путевые листы, подлежащие автоматизированной обработке на ЭВМ, проходят предварительную обработку, которая заключается в кодировании информации (заполнении граф), подготовке и переносе информации на машинные носители.

23. При автоматизированной обработке путевых листов данные машинограмм, полученных с ЭВМ, могут не переноситься на бланки путевых листов. При этом машинограмма должна содержать показатели, соответствующие утвержденному разделу «Результаты работы автомобиля и прицепов».

24. В разделе «Результаты работы автомобиля и прицепов»:

24.1. Расход горючего определяется по общему пробегу и выполненным тонно — километрам автомобиля за день (смену) его работы. При подведении итогов работы в путевом листе указываются наряду с фактическими расходами расходы по нормам, утвержденным для отдельных марок автомобилей.

24.2. Время в наряде в часах определяется с момента выезда автомобиля из гаража до его возвращения в гараж, за вычетом времени на обед и отдых водителя (согласно положению, существующему на автотранспорте). Целодневные простои из-за бездорожья, технических неисправностей и т.п. из часов в наряде исключаются.

Время в движении составляет разницу между временем в наряде и временем в простоях. Время в простоях определяется путем суммирования времени простоев под погрузкой и разгрузкой, времени на простои, вызванные техническими неисправностями автомобиля в пути, заменой резины, непроезжим состоянием дорог и др. Простои под погрузкой и разгрузкой определяются по записям о простоях, указанных в товарно — транспортных накладных.

Простои по техническим неисправностям и прочим причинам определяются по записям в разделе путевого листа «Простои на линии». Итоги по простоям даются отдельно по простоям под погрузкой и разгрузкой, сверхнормативным простоям и простоям, вызванным техническими неисправностями.

24.3. Количество ездок с грузом определяется путем подсчета всех ездок с грузом между пунктами погрузки и пунктами разгрузки.

24.4. Общий пробег автомобиля должен соответствовать разнице между показаниями спидометра при возвращении в гараж и при выезде из гаража.

Пробег с грузом равняется сумме расстояний по всем ездкам с грузом, указанным в ТТН.

Пробег без груза составляет разницу между общим пробегом и пробегом с грузом.

24.5. Общее количество перевезенного автомобилем груза определяется по товарно — транспортным накладным путем подсчета количества груза, доставленного в пункты назначения.

24.6. Тонно — километры определяются путем умножения количества (массы) перевезенного груза по каждой ездке (заезду) на расстояние каждой ездки (заезда) между пунктами погрузки и разгрузки.

Общее количество тонно — километров, сделанных грузовым автомобилем за день работы (смену), будет равно сумме тонно — километров по всем ездкам (заездам) с грузом.

25. Зарплата водителю указывается на основании данных таксировки всех товарно — транспортных накладных, приложенных к путевому листу.

Предусмотренная система штрафов за отсутствие бланка путевого листа в 2021 году

Система штрафных взысканий выглядит следующим образом:

• Отсутствие путевого листа грозит водителю штрафом в 500 р.
• Уклонение от прохождения предрейсового медосмотра грозит владельцу автомобиля штрафом в размере 30000 р.
• Отсутствие предрейсового техосмотра накладывает на владельца авто штраф 30000 р.
• Неправильное оформление путёвки или отсутствие одной или обеих печатей контролёра и медика — 30000 р.
• Отсутствие квалификации, установленной Приказом Минтранса №287 — 100000 р. для ИП или юридического лица.
• Если лист заполнен неправильно или не полностью, налоговая инспекция откажет в возмещении расходов, что приносит большие убытки крупным предприятиям.
• Водители такси без путевых листов не только выплачивают штраф, но и лишаются прав на два месяца.
• Поддельные документы и печати преследуются уголовной ответственностью.

Штрафы за отсутствие путевки при использовании транспорта в личных целях

Транспорт можно использовать по своему усмотрению, если он оформлен на водителя. В этом случае необязательно оформлять путевой лист. Путёвка необходима в следующих ситуациях:

1. По Уставу Федерального закона № 256-ФЗ необходимо иметь путевой лист в любом виде коммерческих перевозок;
2. По Приказу Минтранса № 368 путевой лист всегда нужен при эксплуатации юридическим лицом или ИП.

Таким образом, водитель обязан иметь документ, если является нанятым лицом или осуществляет транспортировку на личном авто для предприятия или ИП. Без путевого листа нельзя:

• Транспортировать оборудование, технику, товары и другие грузы;
• Доставлять пассажиров, их вещи, багаж;
• Управлять общественным транспортом.

В случае если цель поездки не соответствует пунктам выше, не принадлежит предприятию, не арендовано для перевозок — путевой лист может отсутствовать.

Штраф за неправильный образец бланка путевого листа в 2021 году

При обнаружении документов с ошибками, касающимися расходами на ГСМ и маршрута, путевой лист признается недействительным, а налог на прибыль сильно возрастает.

По статье 12.31.1. КоАП, отсутствие печатей медицинского специалиста и механика-контролёра грозит ответственностью не только организации, но и должностным лицам.

Вид нарушения	Штраф для водителя	Штраф для должностного лица	Штраф для юридического лица
Ответственные сотрудники не соответствуют необходимой квалификации	—	20000 рублей	100000 рублей
Отсутствие сведений о прохождении предрейсового медосмотра	3000 рублей	5000 рублей	30000 рублей
Отсутствие сведений о прохождении предрейсового техосмотра	3000 рублей	5000 рублей	30000 рублей

Ответственный за ведение Журнала

Действующие законодательные акты не закрепляют обязательства по ведению Журнала учета движения путевых листов за определенной должностью (подразделением, т.п.). Таким образом, предприятия вправе самостоятельно выбрать сотрудника, на которого будет возложена ответственность по ведению Журнала. Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами.

Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике. В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала.

Кто заполняет путевой лист?

1. На каждое из средств передвижения, допущенных к эксплуатации, заполняется индивидуальный путевой лист, действующий одну смену. Если выход в рейс связан с командировкой продолжительностью более одной рабочей смены, то выдается на более длительный срок.Производится это диспетчером или иным лицом, назначенным приказом по организации, как ответственным за составление и учет путевых документов. В случае эксплуатации автомобиля несколькими водителями рекомендуется на каждого из них оформить отдельный документ.
2. Перед выездом автомобиля с парковки и при возвращении на неё в конце рабочего времени ответственное лицо указывает в путевом листе точные сведения о дате, времени и показания прибора учета пробега (одометра).
3. Обязательными являются и отметки медработника, допустившего водителя в рейс по результатам предварительного и послерейсового осмотра.
4. Контролер отмечает в документе пункт о техническом состоянии транспортного средства перед началом эксплуатации.

Все подготовленные листы фиксируются в журнале учета и впоследствии хранятся в течение пяти лет.

Кто заполняет бланк путевого листа

На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.

Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:

• ведет журнал учета (нумерации) п/л;
• оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
• расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
• прописывает задание для водителя;
• выдает заполненный документ работнику под роспись.

До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.

Как составить свою форму

Любая компания может составить свою форму путевого листа. Как она выглядит, неважно — главное, чтобы в ней были графы:

• название и номер документа, дата;
• срок действия;
• кто собственник и его ОГРН;
• имя водителя и номер его прав;
• номер и название машины;
• данные о пробеге перед выездом и по возвращению;
• дата и время выезда и возвращения;
• подпись и имя ответственного сотрудника, который снимал пробег;
• дата и время медицинского осмотра водителя до и после выезда;
• дата и время технического осмотра машины до и после;
• подпись и имя ответственного сотрудника, который осматривал машину.

Зачем нужны путевые листы

Снизить налог. Это касается бизнесменов на ОСНО и УСН 15%. Чтобы включить затраты на топливо, платные парковки и СТО в расходы, нужны данные об израсходованном топливе и подтверждающие чеки. Учёт топлива можно вести с помощью путевых листов или данных системы ГЛОНАСС (письмо Минфина). Без подтверждающих документов включить затраты на автомобиль в расходы не удастся.

Контролировать водителя. Перед и после смены в путевых листах отмечают количество израсходованного топлива и километраж. Водитель не сможет слить топливо и заехать потусить к друзьям вместо работы или «залить» 120 литров бензина в машину с баком 40 литров. Без документов ничего не докажешь, а с путевыми листами водителя легко прижучить.

Доказать, что водитель и автомобиль в порядке. Перед сменой штатный водитель обязан пройти медицинский осмотр, а автомобиль — техосмотр. Если в дороге что-то случится и люди или груз пострадают, это поможет доказать, что машина была исправной, а водитель — здоров. Если в путевом листе не будет этой информации, доказать свою правоту не удастся.

Пройти проверку ГИБДД. Это касается индивидуальных предпринимателей и компаний, которые перевозят пассажиров и чужие грузы. Они должны иметь путевые листы (ст. 6 закона 59-ФЗ). Если машина зарегистрирована на ИП или компанию, а багажник и салон забиты круассанами, инспектор наверняка поинтересуется, куда везёте, и попросит путевой лист. Но если вы забросили на заднее сидение десяток ромовых баб для кофейни, ему вряд ли удастся вас прижучить. ГИБДД не имеет права спрашивать у вас путевой лист, если вы едете по делам бизнеса на своём или служебном автомобиле, но ничего и никого не перевозите.

Похожие записи:

• Налог на недвижимость: кто, сколько и когда должен платить
• Как проверить регистрацию иностранного гражданина в УФМС
• Налог на имущество, землю и ЖКУ: за что могут не платить пенсионеры