Предоставление трудовых отпусков (в вопросах и ответах)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Предоставление трудовых отпусков (в вопросах и ответах)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как разбить или перенести отпуск на будущий год

2. Удлиненный и дополнительный отпуск

3. Процедура предоставления отпуска

4. Как главбуху освободить время для отпуска между отчетными кампаниями

5. Что написано в законе об отпусках в РФ

6. Всё про отпуск и отпускные — 2021: расчет, стаж, компенсации

7. Трудовой отпуск в Беларуси: сроки и порядок предоставления

8. Отпуск главного бухгалтера сколько дней

9. Бюджетное учреждение бухгалтер сколько календарныхт дней положенн на отпуск

10. Шаг 2. Проверка возможности предоставления отпуска работнику

11. Сделать перед отпуском

12. Какие налоги и взносы нужно уплатить

13. Что делать с остатками отпуска, если рабочий год заканчивается?

Согласно 168 ст. ТК РБ, все работники организации уходят в отпуска по графику. Здесь же раскрыты вопросы формирования графика, а также, кто может брать отпуск раньше остальных. Очередность и длительность отпусков на год определяется с первого по пятое января. Его утверждает приказом руководитель. Кроме того, перед доведением до сотрудников документ обязательно утверждает профсоюз организации. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков, запись об этом нужно сделать в специальном журнале и заверить подписью работника и ответственного лица.

Как разбить или перенести отпуск на будущий год

В некоторых организациях из-за специфики работы отпуск предоставляют не целиком, а по частям. Например, это характерно для бухгалтеров, а также других работников, чья деятельность связана с регулярным документооборотом и сдачей отчетности. Отпуск чаще всего разбивают на две части по десять и четырнадцать дней для отпуска минимальной продолжительности.

Частично отпуск можно переносить на следующий календарный год. Перенесенные отпускные дни можно использовать позже вместе с основными, либо взять отдельно. Догуливать в будущем году можно только ту часть отпуска, которая превышает положенные минимально две недели.

Важно! Перенос отпуска производится на основании приказа и только, если сотрудник согласен. Работник должен прочитать приказ и письменно подтвердить факт ознакомления с ним.

Продолжительность ежегодных отпусков определяют Закон об отпусках, КЗоТ и другие нормативно-правовые акты. Рассчитывают продолжительность ежегодных отпусков в календарных днях независимо от режимов и графиков работы предприятия (ст. 5 Закона об отпусках). То есть, например, работа на условиях неполного рабочего времени (неполного рабочего дня и/или неполной рабочей недели) не уменьшает продолжительность ежегодных отпусков.

Совместители имеют право на отпуск полной продолжительности

Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков за отработанный рабочий год не может превышать 59 календарных дней, а для работников, занятых на подземных горных работах, — 69 календарных дней (ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках).

Ежегодные основной и дополнительные отпуска желательно предоставлять с таким расчетом, чтобы работники использовали их до окончания рабочего года.

Если продолжительность ежегодного отпуска в отдельных нормативно-правовых актах установлена в рабочих днях, то для пересчета рабочих дней в календарные применяют такую формулу (см.письмо Минтруда от 12.02.97 г. № 10/2-493):

Nк. дн. = Nр. дн. х 7 : 6,

где Nк. дн. — продолжительность ежегодного отпуска в календарных днях;

Nр. дн. — продолжительность ежегодного отпуска в рабочих днях;

7 — продолжительность недели в календарных днях;

6 — продолжительность недели в рабочих днях, в соответствии с которой исчислялась продолжительность отпуска до вступления в силу Закона об отпусках (до 01.01.97 г.).

Важно! При определении продолжительности ежегодного отпуска праздничные и нерабочие дни не учитывают (ч. 2 ст. 5 Закона об отпусках). Таким образом, на праздничные и нерабочие дни отпускпродлевается, но они не оплачиваются.

Удлиненный и дополнительный отпуск

Некоторые категории граждан по нормам ТК РФ и других законодательных актов имеют право отдыхать дольше остальных. Для них руководство не устанавливает дополнительное время своими локальными актами, оно уже прописано в законодательстве. Так, удлиненный период оплачиваемого отдыха положен:

несовершеннолетним работникам (в возрасте до 18 лет) — 31 сутки (статья 267 ТК РФ);
инвалидам всех групп — 30 суток (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
учителям и преподавателям — от 42 или 56 календарных дней, в зависимости от занимаемой должности педагогического работника и вида учебного заведения (статья 334 ТК РФ, п. 3 ч. 5 ст. 47 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ);
ученым, имеющим степень доктора наук и работающим в бюджетных учреждениях, — 48 суток (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949);
работникам оборонной химической промышленности — от 30 до 40 суток, в зависимости от длительности непрерывного стажа (п. 5 ст. 28 Федерального закона от 22.08.1995 № 151-ФЗ);
ученым, имеющим степень кандидата наук и работающим в бюджетных учреждениях, — 36 суток (Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949);
медицинским работникам, у которых есть риск заражения СПИДом, — 36 суток ( Постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391);
государственным гражданским служащим — от 30 суток, в зависимости от выслуги лет (ч. 3 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
сотрудникам органов прокуратуры и следственного комитета — 30 суток без учета времени на дорогу к месту отдыха и обратно.

Также законы предусматривают дополнительные отпускные периоды в некоторых случаях, например, как определено статьей 321 ТК РФ, для жителей Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. В частности:

у жителей районов Крайнего Севера — 24 суток;
для жителей местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, — 16 суток;
для жителей прочих районов Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, — 8 суток.

Также в статье 116 ТК РФ сказано, что право на дополнительный отпуск имеют:

лица, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда;
лица, работающие на условиях ненормированного рабочего дня;
лица, выполняющие работу особого характера;
другие категории лиц, которым предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определено федеральным законодательством.

Процедура предоставления отпуска

Согласно законодательству, очередность и длительность отпусков в организации определяется с 1 по 5 января каждого года. Этот график утверждается руководителем, а затем происходит информирование всех сотрудников. Работники расписываются в специальном документе с информацией о месяцах, в которых они будут использовать трудовой отпуск.

Когда подходит время, то отдых сотрудника нужно оформить специальным образом. Обычно речь идет о приказе или другом распорядительном документе об отпуске, в котором указаны:

ФИО сотрудника
Должность
Количество дней отпуска и точные даты
Вид отпуска

После утверждения у руководства сотрудник также ставит свою подпись в приказе и отправляется отдыхать в назначенный день.

Если же работник решил по собственному желанию и не в соответствии с графиком отпусков сделать перерыв в рабочей деятельности и отдохнуть, то он должен написать заявление на отпуск. Такое же заявление нужно писать для предоставления отпуска за свой счет.

Как главбуху освободить время для отпуска между отчетными кампаниями

→ → Актуально на: 25 июня 2020 г.

Любому работнику положен отпуск, и бухгалтер – не исключение. Но как бухгалтеру в нескончаемой череде рабочих забот выкроить время на отпуск? Наверное, самым оптимальным периодом для ухода в отпуск является период между отчетными кампаниями.

Если главный бухгалтер хочет отдохнуть летом, то удачные для отпуска месяцы — это июнь (между отчетными кампаниями за I квартал и II квартал/полугодие) и август (между отчетными кампаниями за II квартал/полугодие и III квартал/9 месяцев). Проще всего уйти в отпуск тем главным бухгалтерам, у которых есть официальные заместители.

Если же у главного бухгалтера нет заместителя, но есть сотрудники, способные заменить его на время отпуска, то с такими сотрудниками можно оформить совмещение/замещение. Подробнее о передаче полномочий главного бухгалтера на время его отпуска можно почитать в нашей .

Что написано в законе об отпусках в РФ

Всем работникам, трудящимся по трудовому договору (контракту) законодательством РФ предоставлено право на длительный отдых, называемый — отпуск.

без сохранения средней заработной платы.
учебные;
ежегодными;
по беременности и родам;
дополнительными;

О нюансах предоставления будет рассмотрено ниже. В 2020 году минимальная величина ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Определенным категориям работников (учителя, врачи, полицейские и прочее) предоставляются удлиненные отпуска.

Так же законом об отпусках предусмотрены дополнительные отпуска по ТК:

ненормированный график – 3 дня;
за работу с ВУС – 7 дней;
за особый характер – определяется Постановлениями Правительства РФ.

Всё про отпуск и отпускные — 2021: расчет, стаж, компенсации

При оформлении отпускных могут возникать различные вопросы. Один из них: что делать, если в расчетном периоде зарплата повышалась? В таком случае необходимо производить индексацию отпускных.

В некоторых случаях начислять отпускные приходится с учетом больничных в расчетном периоде. И это тоже важно сделать правильно.

Право на отпуск у сотрудника возникает после того, как он отработал определенный период у конкретного работодателя. Чтобы подсчитать количество дней отпуска, которые ему полагаются, нужно определить отпускной стаж. Для этого важно помнить о нескольких правилах. Например, не забывать о том, что стаж работы у предыдущего работодателя не засчитывается.

Просто так отозвать сотрудника из отпуска работодатель не имеет права. Во-первых, для этого нужны основательные причины. А во-вторых, важно правильно оформить такую процедуру и получить согласие сотрудника.

Одна из задач, с которыми сталкивается компания в такой ситуации, — это удержание ранее выплаченных отпускных за те дни, которые работник не находился в отпуске, а также пересчет НДФЛ и страховых взносов.

У работников нередко накапливаются задолженности по отпускам за несколько лет. И в таких случаях перед работодателем встает вопрос — как с ними разобраться? Достаточно ли компенсировать неиспользованный отпуск деньгами?

Есть только два случая, когда возможен обмен отпуска на деньги — при увольнении работника, если остаются неиспользованные отпуска, и при наличии дополнительных отпусков, превышающих 28 календарных дней. Но в каждом случае есть нестандартные вводные.

Сложнее обстоят дела там, где бухгалтер один, и возложить свои обязанности ему не на кого. Но это не повод отказываться от долгожданного отдыха. Главное – грамотно распределить дела на те, которые нужно сделать до отпуска, и на те, которые подождут выхода бухгалтера. Например, заранее можно:

заплатить налоги (кроме агентского НДФЛ) и страховые взносы, если суммы, подлежащие уплате в бюджет, уже известны;
сдать отчетность, показатели которой уже не изменятся;
выплатить отпускные тем работникам, которые уходят в отпуск в период отдыха бухгалтера. Правда, это стоит делать, если данные для расчета отпускных известны наверняка.

А вот досрочно не стоит:

выплачивать зарплату, срок которой приходится на время нахождения бухгалтера в отпуске. Такая выплата чревата претензиями со стороны трудинспекторов и начислением штрафов;
перечислять НДФЛ с выплат работникам. Ведь уплата агентского налога за счет собственных средств запрещена, т. е. налоговики, вероятнее всего, попросту не примут эту сумму за агентский НДФЛ.

Все сотрудники, которые работают в компании на основании трудового договора или контакта, могут полноценно использовать трудовой отпуск. Единственное условие – уйти отдыхать можно только после того, как работник отработает первые полгода.

Исключение составляют беременные женщины, сотрудники с 2 несовершеннолетними детьми, работники-совместители, получающие параллельно образование и некоторые другие категории.

Если говорить о юридической стороне вопроса, то право на труд и отдых закреплено в Конституции нашей страны. Подробный порядок предоставления трудовых отпусков в РБ можно найти в Трудовом кодексе Беларуси. В частности, статья 155 говорит о том, что основной отпуск сотрудника должен состоять из не менее, чем 24 дней, а 168 статья гласит, что все работники уходят отдыхать по графику.

К слову, кроме основного существуют и дополнительные трудовые отпуска. Их назначают за сложную работу, вредные условия труда, ненормированный рабочий день и в других случаях.

ФИО сотрудника
Должность
Количество дней отпуска и точные даты
Вид отпуска

Получите заявление работника на отпуск с визой руководителя и составьте приказ.
Определите расчетный период.
Рассчитайте заработок за расчетный период.
Подсчитайте количество календарных дней с расчетном периоде для расчета среднего заработка.
Рассчитайте средний дневной заработок.
Уточните по заявлению и приказу о предоставлении отпуска количество оплачиваемых дней отпуска.
Рассчитайте отпускные.
Выплатите отпускные за три дня до начала отпуска.
Удержите и перечислите в бюджет НДФЛ.

Трудовой отпуск в Беларуси: сроки и порядок предоставления

Скачать образец графика трудовых отпусков

В соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается соответствующим графиком трудовых отпусков (далее — график отпусков), утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом (если такое согласование предусмотрено коллективным договором).

При составлении графика отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников.

Указанное означает, что наниматель, планируя график отпусков, опирается на необходимость сохранить нормальную деятельность в организации (например, наниматель может не согласовать отпуск нескольких работников отдела в один и тот же период), а также на пожелания работника.

Отметим, что законодательством установлены ограниченные перечни категорий работников, трудовой отпуск которым должен предоставляться в определенные периоды времени (будет раскрыто ниже). В отношении же остальных категорий работников учитывать пожелания по времени трудового отпуска – право, но не безусловная обязанность нанимателя.

График является локальным нормативным правовым актом, который разрабатывается и утверждается у нанимателей в обязательном порядке с учетом положений ст. 168 ТК.

В соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК, график отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января (иного срока, если такой установлен коллективным договором, соглашением, либо если иной срок был согласован нанимателем с профсоюзом) и доводится до сведения всех работников.

Утвержденной обязательной формы графика отпусков на сегодняшний день законодательством не предусмотрено, поэтому каждый наниматель вправе определить персонально для себя удобную для него форму. Так, если организация небольшая, не имеет структурных подразделений, может составляться единый график отпусков для всей организации, а в случае, если организация имеет разветвленную структуру, график отпусков целесообразно составлять отдельно для каждого структурного подразделения.

Важно также отметить, что требования об указании в графике отпусков твердой даты начала и окончания отпуска в законодательстве отсутствует. Полагаем, что в графике отпусков с целью планирования очередности отпусков работников допустимо указывать, например, месяц предоставления отпуска.

Обусловлено это тем, что конкретная дата начала трудового отпуска определяется в соответствии с ч. 3 ст. 168 ТК по договоренности между работником и нанимателем. Поскольку график отпусков является локальным актом, его издание – волеизъявление только одной из сторон (нанимателя), а не договоренность между обеими сторонами трудовых отношений.

В случае, если в компании создан профсоюз, составленный график трудовых отпусков необходимо согласовать с профсоюзом организации, если такая обязанность предусмотрена в коллективном договоре (ч. 1 ст. 168 ТК).

После составления и согласования с работниками графика отпусков в установленном порядке, он утверждается руководителем организации. Существует два возможных варианта его утверждения:

путем издания приказа об утверждении графика отпусков, либо
путем проставления на самом графике отпусков грифа утверждения.

Оба варианта соответствуют правилам делопроизводства и требованиям трудового законодательства, однако, в случае, если в организации утверждается несколько графиков отпусков, целесообразнее оформлять утверждение графиков путем издания приказа.

После утверждения графика отпусков, с ним необходимо ознакомить работников организации. Поскольку способ ознакомления с графиком отпусков прямо законодательством не определен, полагаем, что это можно сделать следующими способами:

ознакомление работников под подпись (подходит для организаций со сравнительно небольшим количеством работников);
размещения в общедоступном месте (например, на информационном стенде в организации).

Конкретный способ ознакомления целесообразно зафиксировать в приказе о его утверждении (если график утверждался приказом).

Очередность предоставления отпусков, как говорилось ранее, определяется нанимателем с учетом пожеланий работников. Тем не менее, трудовым законодательством предусмотрены случаи, в которых наниматель обязан предоставить трудовой отпуск в определенные периоды по желанию работника. Такая обязанность предусматривается законодательством для отдельных категорий работников.

Все трудящиеся в Республике Беларусь имеют право отдыхать двадцать четыре календарных дня каждые 12 месяцев – этот отпуск называется основным.

Отпуск главного бухгалтера сколько дней

Реклама Меню сайта Категории раздела Вопросы и ответы по трудовому праву [417] Интересные новости: Каталог статей » Статьи » Трудовое право » Вопросы и ответы по трудовому праву Вопрос: Сотрудники бухгалтерии время от времени привлекаются работодателем к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени (например, при подготовке бухгалтерской отчетности). Однако работодатель не устанавливает им ненормированный рабочий день.

Относится ли должность бухгалтера к категории работников, которым положен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день? Существует ли список таких должностей? Ответ: В соответствии со ст. Если более 28 календарных дней, то на каком основании?

Сколько дней ежегодного оплачиваемого отпуска у главного бухгалтера образовательного учреждения?

Ответ: Педагогическим работникам образовательного учреждения предоставляется ежегодный

Бюджетное учреждение бухгалтер сколько календарныхт дней положенн на отпуск

XLIII Списка профессий и должностей с вредными условиями труда, работа на которых дает право на дополнительный отпуск). В документе четко сказано, что все, кто проводит по восемь часов за монитором, имеют право на дополнительный отпуск за вредное воздействие машин. Его продолжительность – шесть дней. Конечно, сейчас большинство старых документов уже не действует.

Но ни в одной информационной базе вы не найдете указания, что постановление от 25 октября 1974 г. № 298/П-22 отменили. «Постановление № 298/П-22 можно применять, – подтвердил Иван Чемичев, ведущий специалист “Налоговой компании «Патера»”. – Конечно, в той части, которая не противоречит Трудовому кодексу. Такое ограничение предусмотрено в статье 423 Трудового кодекса. Однако никаких других перечней вредных работ в настоящее время нет. Поэтому утвержденный в 1974 году список ни в чем не противоречит Трудовому кодексу».

Правда, для применения этой отсрочки есть ряд условий (режим налогообложения, вид деятельности, наличие/отсутствие работников). Так кто же вправе работать без кассы до середины следующего года?

Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках. А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников.
Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ) Прокуроры, научные и педагогические работники прокуратуры 30 календарных дней без учета времени следования к месту отдыха и обратно в общем случае (п. 1 ст. 41.4 Закона от 17.01.1992 № 2202-1). Сотрудники Следственного комитета, проходящие службу не в местностях с особыми климатическими условиями 30 календарных дней без учета времени следования к месту отдыха и обратно в общем случае (ч. 1 ст. 25 Закона от 28.12.2010 № 403-ФЗ). Дополнительный отпуск Некоторым работникам, помимо основного отпуска (стандартного или удлиненного), положен еще и дополнительный отпуск. О таком отпуске вы можете прочитать в отдельном материале. Сколько дней составляет «северный» отпуск по закону Сколько дней длится отпуск у северян? Обычно больше, чем у несеверных работников.

Как показывает практика, во многих компаниях в настоящее время с компьютерами взаимодействует большая часть работников. И вряд ли работодатель пойдет на то, чтобы предоставить дополнительный отпуск всем. Но если в вашем трудовом договоре или в должностной инструкции закреплено, что ваша работа тесно связана с компьютерной техникой (например, вы обязаны обрабатывать на компьютере бухгалтерскую информацию), то работодатель обязан установить вам дополнительный отпуск.

Бесплатный медосмотр «Бухгалтер, который ведет всю работу на компьютере, может потребовать еще одну льготу, – напоминает Ирина Соколова, методолог-консультант компании “BRK-Интерком-Аудит”. – Это обязательный периодический медицинский осмотр». Право на медосмотры за счет работодателя дает статья 213 Трудового кодекса.

Шаг 2. Проверка возможности предоставления отпуска работнику

Руководитель обязан проставить свою визу в верхнем левом углу заявления. Если руководитель согласен предоставить отпуск, проставляется надпись «Предоставить» и подпись руководителя. Если руководитель не согласен предоставить отпуск, проставляется надпись «Не предоставлять» с обоснованием причины отказа в предоставлении отпуска и подпись руководителя.

По общему правилу трудовые отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков.

Досрочное предоставление отпуска по инициативе нанимателя

Трудовой отпуск может быть предоставлен досрочно, то есть до времени, определенного в графике трудовых отпусков или в индивидуальном соглашении с работником. Право нанимателя на досрочное одностороннее предоставление трудового отпуска может быть реализовано только при приостановке работы. Если деятельность нанимателя продолжается, право нанимателя на досрочное предоставление трудового отпуска отсутствует. Приостановка должна быть неожиданной. Вызвать ее могут только исключительные и заранее не предвиденные обстоятельства: авария, стихийное бедствие, необеспеченность энергоресурсами, сырьем и подобные им.

Отметим, что досрочно трудовой отпуск по инициативе нанимателя может предоставляться только всем работникам или их отдельным категориям, но не индивидуально какому-то работнику.

Предоставление отпуска за первый рабочий год

По общему правилу трудовые отпуска за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя. Однако наниматель вправе предоставить часть трудового отпуска, но не менее 14 календарных дней пропорционально отработанному времени, если 6 месяцев работы у нанимателя еще не прошло.

Сделать перед отпуском

Главбуха заменить сложно, а если он в единственном лице — невозможно. Поэтому прежде чем улететь на курорт, завершите все текущие дела, а также выполните часть дел отпускного периода.

1. Сдать текущие отчеты.

Если отчетный период не окончен, заранее сформируйте отчеты, срок сдачи которых выпадает на ваш отпуск. Отправить их вы всегда сможете удаленно через СБИС. Или поручите отправку временному заму.

Календарь отчетности в СБИС поможет вам спланировать работу. В нем можно отследить предстоящие отчеты и статус уже отправленных по всем вашим компаниям.

2. Отправить ответы на имеющиеся требования и запросы контролирующих органов.

3. Подготовить документы для ответов на вероятные запросы налоговой. Например, с высокой вероятностью налоговая запросит КУДиР по УСН «Доходы — расходы» за прошлый год, особенно если вы вышли на минимальный налог. По пониженным тарифам страховых взносов, скорее всего, налоговая попросит подтверждение права на их применение.

4. Подготовить шаблон уведомления о невозможности предоставления в установленные сроки документов (информации) в ИФНС (Приложение 1 к приказу ФНС России от 24.04.2019 N ММВ-7-2/204@) — на случай, если в ваше отсутствие никто не сможет подготовить документы по требованию налоговой.

5. Свериться по расчетам с налоговой. Если есть недоимки и расхождения — разобраться.

В СБИС получить выписку операций по расчетам с бюджетом или справку о состоянии расчетов — дело одного дня.

6. Уплатить взносы, налоги. Их можно перечислить заранее, если известна база для начисления. Исключение — НДФЛ, этот налог нужно уплачивать строго в установленные сроки.

7. Выплатить предстоящие отпускные сотрудникам. Ранняя выплата не нарушение, но в некоторых случаях сумму отпускных придется потом пересчитать.

8. Перечислить плановые платежи контрагентам (аренда, связь, коммунальные услуги).

9. Подготовить расчет и справки при увольнении, если увольнение приходится на период отпуска.

10. Решить вопросы с онлайн-кассой (заменой ФН, перерегистрацией).

11. Подготовить приказ руководителя о наделении правом подписи за главного бухгалтера счетов-фактур, УПД, ТН и т. д. и доверенность на право подписи этих документов.

12. Составить шаблоны заявлений сотрудников на отпуск за свой счет, на получение подотчетных сумм и т. д. Привычный документооборот должен сохраниться: так вы без проблем восстановите события в учете.

Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер. Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов.

Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если компания будет предоставлять отпуска строго по Трудовому кодексу. Но если она хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках. Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:

Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но составлять десяток соглашений неудобно, поэтому проще составить один график.

График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести, если он не против.

График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 руб. до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.

График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк.

Утвердить график отпусков на следующий год нужно за две недели до конца текущего года, например на 2022 год — до 17 декабря. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.

Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время.

С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.

Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме. Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул.

Какие налоги и взносы нужно уплатить

Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы. Все эти тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание.

НДФЛ — со всей суммы отпускных. Сотрудник получает отпускные за минусом налога. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно до последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца.

Сотрудник ушел в отпуск 15 октября 2021 года, НДФЛ нужно перечислить в бюджет 2 ноября, потому что 31 октября — суббота. Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.

Страховые взносы — платит работодатель. Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены. Перечислить взносы в бюджет нужно в следующем месяце. Причем неважно, когда сотрудникам выплатили отпускные.

Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам. Перечислить взносы в бюджет нужно до 15 ноября.

Налог на прибыль — если компания на ОСНО. Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов в компании. При методе начисления учитывают одним из двух способов:

1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.

Компания «Альфа» применяет метод начисления. Отчетный период по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.

Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, получил отпускные — 30 000 ₽.

Что делать с остатками отпуска, если рабочий год заканчивается?

«Неотгуленная» часть отпуска может быть перенесена, а может быть заменена денежной компенсацией. Правда, для некоторых категорий работников заменять дни отдыха на допвыплаты запрещено. Речь идет о:

беременных женщинах
инвалида I, II и III группы
работниках моложе 18 лет
людях, работающих в зонах радиоактивного загрязнения
людях, работающих во вредных или опасных условиях.

Работник может получить денежную компенсацию за неиспользованный отпуск:

при увольнении
по письменному заявлению за ту часть отпуска, которая превышает 21 календарный день.