Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О ПОДПИСЯХ НА ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Передача полномочий на общение с ФНС
Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.
На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.
Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги
Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:
- приказе;
- должностной инструкции;
- положении;
- доверенности.
Кто может подписывать первичные документы
Немалое внимание уделяется подписи документов. Очень важно, чтобы лица, которые заверяют первичку, были уполномочены на совершение этого действия. Еще одно обязательное условия оформления, касающееся подписей, — все лица, так или иначе участвующие в процессе хозяйственной операции и являющиеся ответственными лицами, обязательно должны поставить свою подпись в документе. Итак, кто может подписывать первичные документы:
- генеральный директор компании или индивидуальный предприниматель;
- главный бухгалтер;
- кладовщик, отпустивший товар;
- водитель, принявший товар к перевозке;
- кладовщик, принявший товар на склад;
- специалист, принявший к учету документацию;
- сторонний перевозчик, если он участвовал в процессе доставки.
Доверенность на подпись
Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил. Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное — на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.
Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный — на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.
Подписание первичных документов по доверенности
Учредитель компании, акционер, другие граждане не являются единоличным исполнительным органом компании и не вправе действовать от имени компании. Однако они могут представлять интересы компании на основании выданной им доверенности. Кроме того, доверенность на подпись первичных документов (образец текста документа приведем далее) может быть выдана гражданину, с которым у компании не оформлены трудовые отношения, то есть он не является сотрудником компании. Если компания выдала физлицу доверенность, то гражданин становится ее уполномоченным представителем и имеет право подписи первичных документов от имени компании.
Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:
- выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
- обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.
Приказ на право подписи первичных документов
Приказ оформляется руководителем на определенных должностных лиц, трудящихся в компании, и действует все время, пока они являются работниками компании. Таким образом, можно выделить несколько отличий доверенности от приказа:
- доверенность оформляется на определенное физлицо, а не на работника, занимающего определенную должность в компании;
- доверенность выдается обычно на конкретно определенный срок (например, на год);
- доверенность может быть выдана на физлицо, не состоящее в трудовых отношениях с компанией, тогда как действие приказа распространяется на сотрудников компании.
Форма приказа на право подписи первичных документов законодательно не утверждена, компания может составить данный документ самостоятельно. В приказ целесообразно включить следующую информацию:
- ФИО сотрудников;
- должности сотрудников, которые наделяются правом подписи документов;
- приказ может содержать конкретный перечень документов.
Каким образом может быть передано право подписи первичных документов
Передача права подписи первичных учетных документов может быть осуществлена одним из двух способов:
в соответствии с внутренним распорядительным документом (приказом), подписанным руководителем;
на основании доверенности, выданной поручителем — руководителем компании доверенному лицу, которым может быть сотрудник этого предприятия или даже постороннее физическое лицо.
Основное различие этих двух вариантов передачи права подписи первичных документов в том, что приказом или иным локальным нормативным актом такая передача может быть предусмотрена хоть и в отношении конкретных людей, но занимающих определенные должности. То есть, в этом случае, в должностные обязанности человека, который получает данное право, входит подписание документов первичного кадрового или/и бухгалтерского учета.
В том случае, когда оформляется доверенность на право подписи первичных документов, это право передается конкретному физическому лицу, которое может даже не быть сотрудником данной организации.
Обратите внимание: Приказ и доверенность на право подписи первичных учетных документов предприятия регулируются разными отраслями права: приказ — трудовым законодательством, доверенность — гражданским.
Как оформить право подписи?
Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. На предприятии приказ, как правило, подписывает руководитель. Поясним, на чем основываются его полномочия.
Исполнительный орган юридического лица воплощает волю учредителей (участников), руководит текущей деятельностью организации. При этом он может быть как единоличным – генеральный директор (или директор) организации, так и коллегиальным – правление (или дирекция). Именно в уставе организации фиксируется, какими правами наделен генеральный директор и правление (если оно предусмотрено). В уставе указывается порядок утверждения (подписи) документов, которые относятся к компетенции соответствующего исполнительного органа. Поэтому, чтобы разобраться с правом подписи приказов на предприятии, необходимо внимательно ознакомиться с уставом предприятия.
См. образец оформления выписки из устава в Примере 1. Для рассматриваемой ситуации ключевой является фраза «7.4. Генеральный директор Общества: …издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества». Такая формулировка означает, что подписывать приказ в организации может только ее генеральный директор.
Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов
Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ).
Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу.
В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).
Составляйте договоры ГПХ по готовым шаблонам Составить бесплатно
Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).
Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.
Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.
Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность.
На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН.
А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)).
Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).
Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает.
При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п.
4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).
Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
Аннулирование полномочий
Предусмотрены обстоятельства, когда доверенность перестает действовать:
- Отзыв документа доверителем.
- Отказ поверенного быть представителем компании и заверять документацию.
- Истечение срока действия, после которого она становится недействительной и теряет юридическую силу.
- Прекращение деятельности компании, либо ее реорганизация.
- Возникновение обстоятельств, при которых доверитель не может выполнять свои обязанности (смерть, потеря дееспособности и т.п.).
- Возникновение обстоятельств, при которых поверенный не может быть представителем организации (потеря трудоспособности, дееспособности, смерть и т.п.).
В дополнение, не имеющим юр. силу, документ будет в случаях:
- Неточностей при составлении. Например, нехватка некоторых сведений (дата оформления и т.п.), которые касаются поверенного или доверителя.
- Наличия нарушений при оформлении.
- Наличие соответствующего решения Арбитражного суда.
Кто может подписывать первичные документы ↑
Согласно Инструкции ЦентроБанка России №28-И от 14.09.2006 (п.7.5, п.7.6) первостепенное право подписи первичных учетных документов предоставлено должностным лицам, представляющим единоличную исполнительную власть.
Также наделяться правом первой подписи могут и другие лица. Основанием становится доверенность, выданная в законодательно установленном порядке.
Право второй подписи возлагается на бухгалтера, ответственного за ведение бухучета. Руководитель может передать право первой подписи другим лицам, руководствуясь приказом либо доверенностью.
При этом этом Письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007 указывает, что в документах, наделяющих лицо данным правом должно указываться, что лицу предоставлено право именно первой подписи.
Иногда сотрудник обладает правом подписывать первичные документы в силу занимаемой должности.
В таком случае для подтверждения своих полномочий вне организации субъект должен предъявит документ, указывающий на наличие права подписи (к примеру, должностную инструкцию).
Существуют определенные различия между приказом и доверенностью. Приказ на право подписания первичной документации от имени организации оформляется относительно конкретного должностного лица.
Он функционирует в течение всего периода трудовых отношений с этим работником. В основном приказом учреждается право подписи документов, являющихся внутренними.
Доверенность выдается на определенное физическое лицо, независимо от занимаемой должности. По обыкновению доверенность выдается на обусловленный срок.
Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха
Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.
Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.
Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:
- контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
- у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).
Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.
Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс: Наделить правом подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации можно других сотрудников организации или лиц, не состоящих в штате. Для этого нужно … (подробнее смотрите в К+). Пробный доступ к К+ получите бесплатно.
Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:
- «Кто имеет право ставить подписи в УПД?»;
- «Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?»;
- «Кто же должен подписывать книгу продаж?».
Скачать приказ о праве подписи первичных документов (образец)
Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.
Обязательными пунктами приказа являются:
- ФИО сотрудников;
- Должность лица, которому доверяется подписывать документы;
- Срок предоставления права подписи;
- Лист с образцами подписей доверителей и доверенных лиц.
Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:
- Акт выполненных работ;
- Товарная накладная на отгрузку или приемку ТМЦ;
- Счет-фактура;
- Журнал кассира-операциониста, кассовые документы;
- Типовые договора поставки, заключаемые с покупателями;
- Доверенности на получение ТМЦ.
Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.
При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп «факсимиле». При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.
Право первой и второй подписи — что это означает для главбуха?
До 2014 года в хозяйственно-финансовом обиходе официально присутствовало понятие «право первой и второй подписи». К примеру, в уже утратившей силу инструкции Банка России от 14.09.2006 № 280-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов сказано, что:
- право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица и (или) иным сотрудникам, наделенным правом первой подписи на основании распорядительного акта или доверенности (п. 7.5);
- право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухучета на основании распорядительного акта (п. 7.6).
В инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И с аналогичным названием, сменившей инструкцию № 280-И, понятие «право первой и второй подписи» не применяется.
Таким образом, указанное понятие законодательством:
- в качестве обязательного не предусмотрено;
- может применяться для внутренних целей любым хозяйствующим субъектом.
Обычно такая двухступенчатая (или многоступенчатая) модель подписания документов применяется в крупных компаниях. Предусматривается согласование документов разного вида и назначения с конкретными должностными лицами фирмы (их перечень устанавливается внутрифирменными документами), а руководитель компании, обладающий по умолчанию правом первой подписи, ставит ее на документе только после появления в бланке согласования всех промежуточных подписей.
Для большинства мелких и средних коммерсантов вопрос разграничения подписей на первую и вторую вообще не рассматривается.
См. также: «Право второй подписи главного бухгалтера на документах».
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.
Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.
ВАЖНО!
Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.
Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.