Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец внутренней описи документов дела». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Нормативная база для ведения личных дел
Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела. Сразу отметим, что их достаточно много, поэтому назовем лишь некоторые федеральные законы:
— от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ);
— от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ);
— от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации»;
— от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Собственно, а что такое личное дело? Ответ на данный вопрос есть в словарях, которые определяют личное дело как собрание документов, относящихся к какому-нибудь факту или лицу. Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, является персональными данными. Следовательно, должен соблюдаться особый порядок ведения личных дел. Для обеспечения защиты персональных данных и надлежащего ведения личных дел были приняты следующие нормативные акты:
— Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ N 609);
— Приказ Минрегиона РФ от 26.10.2009 N 2612-к «Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства регионального развития Российской Федерации и ведении их личных дел»;
— Приказ Рособоронпоставки от 22.04.2011 N 116 «О защите персональных данных федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств»;
— Приказ Роспечати от 01.12.2010 N 584 «О защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям»; и пр.
Как видим, обязанность по ведению личных дел устанавливается федеральными законами, а вот порядок ведения и оформления — указами Президента РФ и ведомственными нормативными актами.
Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел
Конечно, за отсутствие самих личных дел казенные, автономные и бюджетные учреждения вряд ли могут быть привлечены к ответственности, так как обязанность их вести для работодателей данного типа не установлена, а вот на государственной гражданской или муниципальной службе — вполне возможно.
Как должностные лица, так и само учреждение могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка хранения, обработки и передачи персональных данных, содержащихся в личных делах. В частности, в силу пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных данных, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, — это грубое нарушение трудовой дисциплины и может повлечь увольнение с гражданской службы. Для остальных категорий работников разглашение персональных данных также является грубым нарушением трудовой дисциплины, только основание увольнения будет уже иное — пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Отметим, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, могут быть применены меры не только дисциплинарной ответственности, но и административной. Так, на основании ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) возможен штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.
Отметим, что возможно наступление и уголовной ответственности. Но это касается лишь случаев разглашения сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 ТК РФ).
Опись документов в личном деле работника: бланк
Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.
В нее записывается следующая информация:
- Номер по порядку;
- Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
- Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
- Название документа;
- Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома — лист 1, копия паспорта — листы 2-4, копия приказа о расторжении договора — лист 5 и т.д.
- Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
- В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.
Понятие обработки ПДн
Обработкой персональных данных, о которой говорится в статье 85 ч. 2 ТК РФ, является совокупность определенных действий, которые возникают при:
- создании базы информационных ресурсов в результате получения, хранения, документирования сведений о конкретном сотруднике в порядке, оговоренном статьей 86 ТК РФ;
- применении конкретных документов, другой информации, входящей в состав персональных данных государственного служащего, хранящихся работодателем с соблюдением установленного порядка;
- передаче иным лицам с соблюдением требований, изложенных в статье 88 ТК РФ, каким-либо другим способом, если такие действия не противоречат требованиям актуальных законодательных документов;
- предоставлении сотруднику доступа к его ПДн в соответствии с требованиями статьи 86 ТК РФ.
Правила оформления личного дела
Типовая форма личного дела не утверждена, поэтому оно оформляется в свободной форме, учитывая требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
К формированию и оформлению личного дела нужно подойти со всей ответственностью, так как на основании п. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, личные дела работников, в том числе государственных и муниципальных служащих, хранятся в организации 75 лет.
Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел
Поскольку вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту таких данных, могут быть привлечены не только к дисциплинарной и материальной ответственности, но и к гражданско-правовой и даже уголовной.
Например, на основании п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных сведений, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, является грубым нарушением трудовой дисциплины и может повлечь его увольнение с гражданской службы.
Муниципальные служащие и работники медицинских учреждений за разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника, также могут быть уволены по инициативе работодателя по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Здесь отметим, что увольнение по данному основанию будет признано правомерным при соблюдении следующих условий:
- обязанность не разглашать персональные данные прямо предусмотрена трудовым договором с работником;
- в трудовом договоре или приложении к нему точно указано, какие конкретно сведения работник обязуется не разглашать;
- охраняемая законом тайна доверена (стала известна) работнику в связи с исполнением им трудовой функции;
- сведения, которые в соответствии с трудовым договором работник обязуется не разглашать, согласно действующему законодательству могут быть отнесены к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну.
При отсутствии хотя бы одного из названных условий прекращение трудового договора по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ не может быть признано законным.
В административном законодательстве также предусмотрены санкции за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). В частности, ст. 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. для организации, от 500 до 1000 руб. для должностного лица. А на основании ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа: на граждан — в размере от 500 до 1000 руб.; на должностных лиц — от 4000 до 5000 руб.
Нормы законодательства о защите персональных сведений
В трудовом праве определение защиты ПДн каждого работника, включая и пребывающего на госслужбе, появилось не так давно – с принятием нового ТК РФ, который начал действовать с 01.02.2002 года. Необходимость защиты персональной информации госслужащих была вызвана многими причинами, одной из которых считаются требования договоров международно-правового характера.
Во Всеобщей декларации, призванной регулировать основные права и свободы граждан, действующей с 10.12.1948 года, в статье 12 предусмотрено требование: никто не должен быть объектом вмешательства в его семейную, личную жизнь, подвергаться противозаконным посягательствам на честь гражданина и его репутацию. Также каждый субъект ПДн имеет право быть защищенным от подобного рода вмешательств.
В Конвенции «О защите прав человека…» в первом пункте указывается на право каждого гражданина на уважение его семейных отношений, вероисповедания, личной жизни, на защиту его переписки, жилья. Это также касается государственных служащих. Этот важный принцип подтверждается пунктом 1 ст. 9 указанной выше Конвенции, подписанной 26.05.95 г. Содружеством Независимых Государств.
В статье 85 ТК РФ определяется понятие персональных данных субъекта, их обработки. ПДн любого человека, также и государственного служащего, это в первую очередь сведения, касающиеся непосредственно определенного гражданина. Эти данные нужны работодателю для реализации требования ТК РФ при заключении трудового договора и во время выполнения рабочих обязанностей каждым нанятым на государственную службу сотрудником.
Из всех сведений, имеющих отношение к конкретному государственному служащему, относятся к персональным только те из данных, которые необходимы для реализации трудовых взаимоотношений.
Статья 65 ТК России определяет ПДн как:
- личные сведения субъекта, пребывающего на госслужбе;
- информацию о трудовом стаже на должностях государственного значения;
- информацию об имеющемся образовании, наличии специальных навыков и знаний, квалификационном уровне;
- сведения о фактическом состоянии здоровья;
- персональную информацию;
- данные о пребывании на воинском учете.
Кроме перечисленной персональной информации, зачастую требуются также другие сведения личного характера, которые заносятся в личные дела каждого госслужащего.
К ним относятся данные о:
- профессиональном росте;
- движении по карьерной лестнице;
- произведенных на госслужбе переводах;
- прохождении курсов повышения квалификационного уровня;
- профподготовке;
- переподготовке;
- получении новой специальности или квалификации;
- результатах аттестации;
- участии в конкурсах и другие данные, имеющие непосредственное отношение к государственному служащему.
Эта информация может относиться к конфиденциальной.
Личное дело — правила ведения
МУ; о) справка о результатах предварительного и (или) периодического медицинского осмотра (обследования) (если требуется в соответствии с требованиями действующего законодательства); п) копии распоряжений работодателя о приеме на работу (назначении на должность), об увольнении (расторжении трудового договора); р) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору; с) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений); т) документы о результатах аттестации; у) копии документов о государственной регистрации актов гражданского состояния; (пп. «у» в ред.
Инструкция по заполнению
После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.
Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.
Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).
Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.
Как заполняется анкета сотрудника
Во многих организациях или у индивидуальных предпринимателей на собеседовании сотрудников просят заполнить анкету. Анкета предназначена для того, чтобы работодатели имели представление о квалификации сотрудника, его образовании, стаже работы и т.д. К анкете, как правило, прилагается фотография сотрудника. Анкета обычно содержит следующие вопросы:
- об образовании;
- об интересах человека;
- о стаже работы;
- о предыдущих местах работы;
- о семейном положении;
- о наличии или отсутствии детей;
- вопросы о поле, возрасте человека;
- о вредных привычках;
- об отсутствии каких-либо заболеваний (для определенных видов работ);
- о квалификации;
- об профессиональных навыках;
- о профессиональных достижениях;
- другую информацию
Как правильно вносить запись в опись личного дела муниципальным служащим
Были ли Вы судимы, когда и за что (заполняется при поступлении на государственную гражданскую службу Российской Федерации) 10. Допуск к государственной тайне, оформленный за период работы, службы, учебы, его форма, номер и дата (если имеется) 11.
Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.). При заполнении данного пункта необходимо именовать организации так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности и номера воинской части. Месяц и год Должность с указаниеморганизации Адресорганизации(в т.ч. за границей) поступления ухода 12. Государственные награды, иные награды и знаки отличия 13.
Ваши близкие родственники (отец, мать, братья, сестры и дети), а также муж (жена), в том числе бывшие.
Личное дело муниципального служащего оформляется в недельный срок после поступления гражданина на муниципальную службу. 9. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, страницы нумеруются.
Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего
Обязанности специалиста администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области, ответственного за ведение и хранение личных дел муниципальных служащих По ведению и хранению личных дел муниципальных служащих специалист администрации Хрипуновского сельсовета Ардатовского муниципального района Нижегородской области обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела муниципального служащего и их сохранность; В недельный срок вносит в личное дело муниципального служащего сведения обо всех изменениях сведений, подлежащих внесению в личное дело муниципального служащего в соответствии с настоящим Порядком. Осуществляет передачу личных дел уволенных муниципальных служащих в соответствии с настоящим Порядком.
Перечень документов в личном деле сотрудника
Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).
Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).
Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.
Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.
Опись материалов личных дел работников — что это такое
Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись.
Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.
При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.