Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как учитывать почтовые расходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ст. 346.16 НК РФ (п. 1-18) почтовые расходы указаны как уменьшающие базу, облагаемую налогом, а в ст. 346.17 НК РФ указан порядок признания этих сумм — после оплаты (п. 2-1). Подтверждаются данные положения и письмами Минфина (например, № 03-11-11/03 от 18/01/10).
Код контрагента при расчетах с «Почтой России»
При отражении в бухгалтерском учете таких расчетов следует правильно указать подстатью КОСГУ, соответствующую правовому статусу контрагента. В целях применения Порядка № 209н различают следующие группы контрагентов:
-
участники бюджетного процесса;
-
государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения;
-
финансовые и нефинансовые организации государственного сектора;
-
иные нефинансовые организации;
-
иные финансовые организации;
-
некоммерческие организации и физические лица – производители товаров, работ, услуг;
-
физические лица;
-
наднациональные организации и правительства иностранных государств;
-
нерезиденты.
При отнесении организации «Почта России» к соответствующей группе контрагентов необходимо учитывать разъяснения, приведенные в Письме Минфина РФ от 27.12.2019 № 02-08-10/103065. В нем сообщается, что во исполнение Федерального закона от 29.06.2018 № 171-ФЗ 01.10.2019 завершена реорганизация федерального государственного унитарного предприятия «Почта России». В Единый государственный реестр юридических лиц внесена запись о создании акционерного общества «Почта России» путем реорганизации в форме преобразования.
Согласно п. 9.5, 10.4 Порядка № 209н и Руководству по применению КОСГУ, направленному Письмом Минфина РФ от 27.12.2019 № 02-08-10/102939государственные унитарные предприятия относятся к организациям государственного сектора, а акционерные общества и прочие организации, занимающиеся производством товаров и оказанием нефинансовых услуг, выполнением работ, – к иным нефинансовым организациям.
С учетом изложенного, а также положений абз. 3 п. 10 Порядка формирования информации по статистике государственных финансов, утвержденного Приказом Минфина РФ от 30.11.2016 № 221н, в целях обеспечения правильного ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, составления и представления бюджетной (бухгалтерской) отчетности в части отражения бухгалтерских операций по увеличению (уменьшению) дебиторской (кредиторской) задолженности с контрагентом АО «Почта России» необходимо применять соответствующие аналитические счета расчетов с использованием подстатей КОСГУ.
В 2019 году учет велся по подстатьям:
-
563 (663) «Увеличение (уменьшение) прочей дебиторской задолженности по расчетам с финансовыми и нефинансовыми организациями государственного сектора»;
-
733 (833) «Увеличение (уменьшение) прочей кредиторской задолженности по расчетам с финансовыми и нефинансовыми организациями государственного сектора».
Начиная с 01.01.2020 применяются подстатьи:
-
564 (664) «Увеличение (уменьшение) прочей дебиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями»;
-
734 (834) «Увеличение (уменьшение) прочей кредиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями».
Документальное оформление учета почтовых марок
Цитата:Каким должен быть отчет за почтовые марки, выдаваемые в кассе предприятия (канцелярии) для отправки корреспонденции? Нужно ли составлять авансовый отчет за марки, приобретаемые предприятием по безналичному расчету?
На вопрос отвечает Бикбаева В.А., эксперт журнала
Прежде всего напомним, что согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Почтовые марки относятся к категории денежных документов. Бухгалтер должен списать стоимость таких документов только после подтверждения факта их использования.
Денежные документы хранятся в кассе организации, следовательно, их поступление и выбытие оформляются выпиской приходных (форма № КО-1) и расходных (форма № КО-2) кассовых ордеров. Отвечает за движение и сохранность документов кассир, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.
Вследствие удовлетворения письменного заявления сотрудника с визой руководителя о предоставлении ему почтовых марок для осуществления отправки корреспонденции ответственность за данные материальные ценности несет уже этот сотрудник – подотчетное лицо. Для подтверждения использования почтовых марок оно должно подготовить авансовый отчет по форме № АО-1, которая содержится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55.
Если почтовые марки используются при отправке корреспонденции заказным письмом, к авансовому отчету работники прилагают соответствующие квитанции, полученные в почтовом отделении, принявшем данные письма по почтовому списку. При этом обратите внимание, что в авансовом отчете указывается номер квитанции, который располагается рядом с датой выдачи этого документа.Почтовый список остается у подотчетного лица (в службе ДОУ) и в бухгалтерию может не сдаваться, номера почтовых отправлений отражаются в квитанции (в случае большого числа отправлений фиксируются номер первого и последнего из них по списку).
В том случае, когда корреспонденция отправляется простым письмом, в качестве документа, подтверждающего расходование почтовых марок, может выступить отчет о расходе знаков почтовой оплаты.
Установленной формы такого отчета не существует. Его составляет и подписывает сначала лицо, ответственное за марки, потом его непосредственный руководитель, а утверждает руководитель организации. Обратите внимание: в этом документе фигурируют все марки, полученные, израсходованные и оставшиеся на конец месяца (и те, что были наклеены на заказные отправления, на которые у вас есть почтовые квитанции, и те, что были отправлены как простые письма).
То, что мы в просторечье называем «почтовые марки», имеет официальное название – «знаки почтовой оплаты». Именно под таким, более длинным названием они и должны проходить во всех оформляемых документах.
Далее проверенный бухгалтерией авансовый отчет с прикрепленными подтверждающими документами (квитанциями и / или отчетом о расходе почтовых марок и конвертов) должен быть утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрен соответствующий реквизит. После утверждения документ принимается к учету для списания использованных марок с подотчетного лица. Остаток неизрасходованных марок приходуется в кассу.
Отталкиваясь от вышесказанного, сформулируем четкий ответ на заданный вопрос. Авансовый отчет о расходе полученных в своей бухгалтерии марок составлять в любом случае придется. Разница заключается лишь в том, какие подтверждающие документы вы к нему приложите (квитанции, полученные на почте, или собственноручно составленный отчет о расходовании марок).
Кроме того, распространена и иная ситуация, когда сотруднику службы ДОУ выдаются не марки (ранее купленные оптом), а наличные для оплаты услуг почты. В этом случае подотчетное лицо также должно будет составить авансовый отчет и отчитаться за расход полученных денег, чтобы эти «висящие на нем» подотчетные суммы были с него «сняты».
Следует обратить внимание, что периодичность составления авансового отчета утверждается учетной политикой организации. В рассматриваемом примере мы исходили из того, что согласно учетной политике авансовый отчет подотчетное лицо обязано готовить один раз в месяц.
Типовые образцы договоров, документов и других деловых бумаг, своды законов и кодексов, сборник нормативов и стандартов, каталог бизнес-планов и идей, рейтинг банков России
Обоснование вывода:
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Однако практика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества в интересах организации госсектора за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. Во избежание отказа в возмещении произведенных сотрудниками расходов суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств должны быть согласованы с работодателем.
Таким образом, расходы, осуществленные сотрудником за счет собственных денежных средств, а впоследствии подтвержденные оправдательными документами, могут быть возмещены ему работодателем.
В соответствии с Инструкцией N 157н для отражения обязательств перед сотрудниками учреждения могут использоваться счета:
— 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам»;
— 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».
Как уже было указано выше, положениями Инструкции N 157н не предусмотрено отражение расчетов с сотрудниками учреждения на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» в случае, когда госучреждение не производило выдачу денежных средств под отчет. Однако и применение счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» в подобных обстоятельствах нельзя считать абсолютно корректным — строго говоря, в данном случае сотрудник учреждения не является поставщиком материальных ценностей, а производит расходы с поставщиком от лица учреждения.
Согласно п. 6 Инструкции N 157н субъект учета формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности. Следовательно, автономное учреждение вправе самостоятельно определить в своей учетной политике счет, на котором будут отражаться обязательства перед сотрудниками в случае возмещения произведенных ими расходов без предварительного получения денежных средств под отчет.
На практике в подобных ситуациях, как правило, применяется счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». В то же время отражение на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам» обязательств учреждения перед своими сотрудниками, осуществляющими расходы в интересах учреждения без предварительного получения денежных средств под отчет, по нашему мнению, также не может рассматриваться в качестве нарушения действующего порядка ведения бухгалтерского учета*(1).
Согласно п. 169 Инструкции N 157н маркированные конверты учитываются на счете 201 35 «Денежные документы».
Приобретение маркированных конвертов в соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, отражается по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ, а оплата услуг почтовой связи отнесена к виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». Поэтому приобретение почтовых маркированных конвертов и отправление корреспонденции следует осуществлять по этому виду расходов.
На основании изложенного и положений Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н, в бухгалтерском учете автономного учреждения могут быть оформлены следующие записи:
1. Дебет 2 201 35 000 Кредит 2 208 21 000 (2 302 21 000)
— отражено поступление маркированных конвертов в фондовую кассу учреждения на основании авансового отчета сотрудника;
2. Дебет 2 208 21 000 Кредит 2 201 35 000
— отражена выдача маркированных конвертов подотчетному лицу;
3. Дебет 2 401 20 221 (2 109 ХХ 221)*(2) Кредит 2 208 21 000
— отражено списание использованных маркированных конвертов согласно представленному работником и утвержденному руководителем учреждения авансовому отчету;
4. Дебет 2 208 21 000 (2 302 21 000) Кредит 2 201 11 000,
Одновременно отражено увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, 221 КОСГУ)
— возмещение расходов, осуществленных сотрудником учреждения по приобретению маркированных конвертов.
Как показывает практика, учет маркированных конвертов вызывает массу вопросов. К сожалению, новые правила бюджетного учета уточнений по этому поводу не внесли. Но, опираясь на положения нормативно-правовых актов, верное решение найти можно. В этом поможет наш материал.
Конверты — денежные документы?
Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.
Особенности кассовых операций
Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.
Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).
Учет операций с денежными документами ведут на отдель-ных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.
Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.
Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.
Помните о нюансах переходного периода
Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н. В част-ности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).
Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.
Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.
Во-первых, недопустимо переоформление и исправление уже сформированных с начала года первичных документов. Во-вторых, при ведении единой Кассовой книги ее листы, сформированные до применения положений Инструкции № 148н, не переоформляют.
Учет аренды ячейки на почте
Организация имеет право выбора при получении корреспонденции:
- по почтовому адресу
- до востребования
- с использованием ячеек абонементного почтового шкафа
Расходы по использованию абонементного ящика в бухучете отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (управленческие расходы, связанные с производством и реализацией) и они признаются в налоговом периоде, в котором сформировались, независимо от факта оплаты при использовании метода начисления, при кассовом методе сумма за аренду включается в расходы по факту оплаты. В большинстве случаев плата вносится вперед за несколько месяцев, которая учитывается как предоплата.
Пример по учету расходов на абонементный ящик
ООО «Альфа и омега» арендует почтовую ячейку на основе договора и акта передачи на 9 месяцев с 01 апреля 2018 г. по 31 декабря 2018 г. Платеж осуществлен единовременно наличными деньгами подотчетным лицом в сумме 10620 руб. (в том числе НДС 18% – 1620 руб.). Организацией используется метод начисления. В организации сделаны такие проводки:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Выдана подотчетная сумма из кассы | 71 | 50 | 10620 |
| Внесена абонплата за пользование ячейкой | 60 субсчет «Авансы выданные» | 71 | 10620 |
| Ежемесячно списываются расходы за пользование ячейкой | 26 (44) | 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 1000 |
| Ежемесячно отражается НДС по абонплате | 19 | 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 180 |
| Принятие к вычету НДС по оказанным почтовым услугам | 68 | 19 | 180 |
| Зачтена частичная сумма предоплаты | 60 субсчет «Расчеты с поставщиками подрядчиками» | 60 субсчет «Авансы выданные» | 1180 |
Что такое денежные документы
Денежные документы – это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Расчеты по их приобретению между сторонами уже произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны.
Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины – все это денежные документы.
Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.
В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».
Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.
В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».
Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н, итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.
Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н).
Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов
Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной политике исходя из специфики учреждения.
Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:
– индивидуальный номер;
– срок действия;
– вид питания;
– сумму (стоимость);
– печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.
Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р).
Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения
обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя, или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов, утвержденному Распоряжением № 1139-р.
При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.
При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответствующий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.
Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).
Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:
| Дебет | Кредит | Сумма, руб. | |
| Произведена оплата по договору | 1 302 26 830 | 1 304 05 226 | 120 000 |
| Получены талоны на питание в кассу учреждения | 1 201 35 510 | 1 302 26 730 | 120 000 |
| Выданы из кассы талоны подотчетному лицу | 1 208 26 560 | 1 201 35 610 | 30 000 |
| Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным талонам | 1 109 хх 226* | 1 208 26 660 | 30 000 |
По соответствующему коду синтетического учета.
Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).
При каких операциях нужны чеки
Кассовая техника применяется только при операциях, которые в соответствии с законом о ККТ отнесены к расчетам. Это прием и выплат денежных средств в связи с реализацией товаров, работ или услуг. Кассу нужно применять, если бюджетное учреждение реализует что-то своим клиентам-покупателям, то есть выступает в роли продавца.
Например, городская поликлиника (государственное бюджетное учреждение здравоохранения) оказывает клиенту услугу на платной основе. Или школа (ГБУ в сфере образования) проводит дополнительные занятия по предметам, организует обучение в кружках, секциях, пребывание в группах продленного дня.
Также применяется касса и в случае, если клиент сначала оплатил услугу, впоследствии от нее отказался и вернул деньги.
А вот расчеты с физическими лицами в рамках трудовых отношений проводятся без применения ККТ. Иначе говоря, при выплате сотрудникам БУ заработной платы, выдаче денежных средств под отчет или командировочных кассовая техника не применяется, поскольку это не связано с платой за товары или услуги.
При расчетах с юридическими лицами также действуют общие правила:
- Если юрлицо оплачивает безналично, то есть переводит деньги со своего счета на счет БУ, то кассу применять не нужно.
- Если оплата производится банковской картой с ее предъявлением для использования в терминале, то ККТ должна быть применена.
- Если представитель организации платит наличными деньгами (такие расчеты ограничены суммой 100 000 рублей), та кассу применять также необходимо.
Выбор счета при учете почтовых расходов
Затраты на почту нельзя прямо отнести на себестоимость, поэтому их нужно учитывать на отдельном счете, при этом важны: вид деятельности и направление почтовых расходов:
- маркетинговые исследования – в дебет счета 26
- в других случаях – в дебет счета 44
| Торговля | Независимо от того оптовая это компания или розничная, расходы по продаже относятся к издержкам обращения и не включаются в себестоимость товара. Их собирают на счете 44 |
| Производственная деятельность | Эти расходы относятся к управленческим или общехозяйственным, учитываются на счете 26 и их можно списать на финансовый результат Расходы по реализации готовой продукции относятся к коммерческим, учитываются на счете 44 |
| Непроизводственные компании, кроме торговых (брокерские, дилерские компании и т.д.) | Информация о расходах относится к основной деятельности, поэтому используется счет 26 |
| Торгово-производственная деятельность | Выбор счета производится самостоятельно |
Учет почтовых расходов должен быть закреплен в учетной политике и рабочем плане счетов. Затраты, которые учитываются в составе почтовых, должны быть обязательно связаны с реализацией для цели включения расходов на продажу.
Отражение почтовых расходов в бухучете
В зависимости от того, какие именно почтовые расходы следует отразить на счетах бухгалтерского учета, используется тот или иной механизм:
- Если приобретаются маркированные конверты, они отражаются на счете учета денежных документов, при этом составляется проводка:
Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость приобретенных денежных документов.
Об особенностях учета денежных документов узнайте из материала «Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)».
Маркированные конверты относятся к денежным документам на основании Плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.
По мере использования конвертов их стоимость списывается на общепроизводственные расходы или расходы на продажу, при этом формируется проводка Дт 26 (44) Кт 50.3.
Если конверты и марки приобретаются отдельно, то формируются такие проводки:
- Дт 50.3 Кт 60 (71) — отражена стоимость марок;
- Дт 10 Кт 60 (71) — отражена стоимость конвертов.
Когда конверты и марки будут использоваться, бухгалтер составит соответствующую корреспонденцию:
- Дт 26 (44) Кт 50.3 — списана стоимость использованных марок;
- Дт 26 (44) Кт 10 — списана стоимость конвертов.
ВАЖНО! Организации, которые могут вести бухучет в упрощенном порядке, вправе списать материалы в расходы по мере их приобретения (пп. 13.1–13.3 ПБУ 5/01). Однако поскольку конверты, учитываемые на сч. 10, используются вместе с марками, учитываемыми на сч. 50.3, правильнее будет отнести стоимость конвертов на затратный счет по мере использования.
- Если почтовые расходы связаны с оплатой какой-либо услуги, эти затраты сразу же относятся к общепроизводственным расходам или расходам на продажу. При этом формируется проводка следующего вида:
Дт 26 (44) Кт 60 (71).
О других моментах учета расчетов с подотчетными лицами читайте в материале «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Оформление авансового отчета в 1С
Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.
Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».
Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.
На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.
Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:
- На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
- Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
- Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
- На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.
Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».
Установить франкировальную машину можно только при наличии разрешения на ее применение, выданного соответствующими органами Россвязьнадзора (ст. 11 Закона N 176-ФЗ). Выдаются такие разрешения в порядке, установленном Приказом Мининформсвязи России от 29. 09. 2006 N 127 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин». Согласно данному Приказу оформление разрешения производится на основании письменного заявления владельца франкировальной машины, в котором указываются:По показаниям счетчика франкировальной машины на начало и конец месяца клиентам выставляется счет (счет-фактура), к которому прилагается акт выполненных работ.
Франкировальная машина — это аппарат, предназначенный для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации. Как правило, ее программируют таким образом, чтобы определить сумму затрат, связанных с отправкой корреспонденции, путем суммирования произведенных почтовых расходов. В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 «Расходы текущего финансового года», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 «Расчеты по работам и услугам».
При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма. Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении.
Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми Инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.
- почтовый абонентский ящик — специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
- абонентский почтовый шкаф — специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
- абонементный почтовый шкаф — устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются адресатами на определенный срок для получения почтовых отправлений;
- почтовый шкаф опорного пункта — специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.
Сущность почтовых расходов
Почтовые расходы представляют собой затраты, понесенные организацией при осуществлении ею производственно-хозяйственной деятельности. Они возникают на самых различных участках работы компании и связаны с отправлением писем, бандеролей, посылок, рекламных материалов и иной корреспонденции.
При этом адресатами могут быть как юридические и физические лица, так и государственные органы. С помощью почтовых отправлений решается огромное количество вопросов, относящихся к компетенции разных структурных подразделений предприятия. К примеру, отдел продаж может направлять потенциальным покупателям какие-либо рекламные материалы, отдел кадров — уведомления сотрудникам, а бухгалтерия — акты сверки, счета-фактуры или акты выполненных работ контрагентам.
Где можно скачать бланк акта выполненных работ, узнайте .
Почтовые расходы могут быть представлены:
- Расходами, произведенными непосредственно в почтовом отделении при отправке писем или бандеролей.
- Расходами, произведенными с целью приобретения почтовых конвертов или марок для последующего использования.
Почтовые расходы, являясь затратами предприятия, принимаемыми для исчисления налога на прибыль, должны в обязательном порядке иметь документальное подтверждение. Это могут быть чеки или квитанции об оплате, выданные почтовым отделением и верно оформленные. Такие документально подтвержденные траты принимаются к учету в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу. Кроме того, расходы данного вида должны иметь экономическую обоснованность.
С интересными моментами по учету почтовой корреспонденции можно ознакомиться в статье «Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов».
Бухучет при использовании подотчетных сумм
Наиболее простая ситуация. Сотруднику фирмы выдается доверенность, им получаются на руки денежные средства. Кроме того, составляется соглашение о том, что указанный сотрудник несет полную ответственность за утрату вверенных денег или их нецелевое использование. Денежные средства выдаются по заявлению сотрудника.
В течение 3-х дней, с момента оплаты почтовых услуг, сотрудник должен вручить руководителю компании или бухгалтеру чеки, свидетельствующие о том, что он надлежащим образом исполнил поручение. Если отправлялась почтовая корреспонденция, которая требует регистрации, то в чеках должна быть указана следующая информация:
- данные получателя;
- опись документов, которые были отправлены;
- стоимость почтовых услуг.
В случае если работник не исполнил поручение или исполнил его ненадлежащим образом, то у него возникает обязанность возместить ущерб работодателю. Возместить ущерб можно двумя способами:
- провести деньги через кассу фирмы;
- вычесть сумму из зарплаты работника.
Учет страхования товара при грузоперевозке
Во время доставки, особенно на большое расстояние, существуют риски повреждения или гибели груза. Поэтому все больше продавцов и перевозчиков предпочитают страховать товар на время транспортировки. При наступлении страхового случая денежное возмещение нужно учесть как прочий доход. Для этого совершаются следующие проводки:
- Дт 76 Кт 91.1 — начисление страховой выплаты.
- Дт 51 Кт 76 — поступление денег от страховщика на расчетный счет.
После отражения в учете страхового дохода продавец имеет право списать утраченный товар:
- Дт 94 Кт 41 — отнесение себестоимости пропавших ценностей на потери.
- Дт 91.02 Кт 94 — списание стоимости утраченного товара.
Учет аренды ячейки на почте
Организация имеет право выбора при получении корреспонденции:
- по почтовому адресу
- до востребования
- с использованием ячеек абонементного почтового шкафа
Расходы по использованию абонементного ящика в бухучете отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (управленческие расходы, связанные с производством и реализацией) и они признаются в налоговом периоде, в котором сформировались, независимо от факта оплаты при использовании метода начисления, при кассовом методе сумма за аренду включается в расходы по факту оплаты. В большинстве случаев плата вносится вперед за несколько месяцев, которая учитывается как предоплата.
Пример по учету расходов на абонементный ящик
ООО «Альфа и омега» арендует почтовую ячейку на основе договора и акта передачи на 9 месяцев с 01 апреля 2021 г. по 31 декабря 2021 г. Платеж осуществлен единовременно наличными деньгами подотчетным лицом в сумме 10620 руб. (в том числе НДС 18% – 1620 руб.). Организацией используется метод начисления. В организации сделаны такие проводки:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Выдана подотчетная сумма из кассы | 71 | 50 | 10620 |
| Внесена абонплата за пользование ячейкой | 60 субсчет «Авансы выданные» | 71 | 10620 |
| Ежемесячно списываются расходы за пользование ячейкой | 26 (44) | 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 1000 |
| Ежемесячно отражается НДС по абонплате | 19 | 60 субсчет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 180 |
| Принятие к вычету НДС по оказанным почтовым услугам | 68 | 19 | 180 |
| Зачтена частичная сумма предоплаты | 60 субсчет «Расчеты с поставщиками подрядчиками» | 60 субсчет «Авансы выданные» | 1180 |
Учет почтовых расходов по выплате дивидендов
АО могут использовать почтовые переводы для перечисления дивидендов акционерам. Такие расходы не относятся к затратам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, не являются деятельностью, направленной на получение дохода, т.к. их выплачивают из чистой прибыли, значит за счет чистой прибыли и должны покрываться почтовые расходы.
Затраты, связанные с информированием акционеров, входят в состав внереализационных расходов при расчете налога на прибыль. Пои принятию затрат по уменьшению налогооблагаемой базы ситуация аналогична как и с выплатой дивидендов по почте.
Подтверждением расходов организации на услуги почтовой связи при оплате наличными денежными средствами наряду с кассовыми чеками могут служить и бланки строгой отчетности.
Советник государственной гражданской службы РФ II класса Я.Я. Хомец
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Можно ли отнести выполнение работ по доставке документов от контрагента посредством транспортно-экспедиционной компанией на почтовые расходы и на каком счете их следует учитывать? (нажмите для раскрытия)
Ответ: Эти расходы организация вправе отнести на почтовые и отразить их на счете 44 т.к. это связано с реализацией.
Вопрос №2: Как учитываются марки для любой формы почтовых отправлений?
Ответ: В бухучете стоимость приобретенных марок учитывают в составе управленческих расходов (счет 26 или счет 44) только после их использования при отправлении. Марки нужно учесть как самостоятельный актив, если они приобретены по отдельной накладной и до списания на расходы отражаются по счету 50 субсчет «Денежные документы». При наклеивании марок почтой, отправитель оплачивает почтовую услугу и отражает почтовые расходы полностью (по счету 26 или 44).