Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответы на Ваши вопросы по кассовым аппаратом работника ЦТО.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Переход на новую контрольно-кассовую технику, оснащенную фискальным накопителем и передающую информацию о денежном обороте оператору фискальных данных, отменяет необходимость ведения такого документа, как КМ-4. В своем постановлении от 25 декабря 1998 г. за № 132 Госкомстат России присвоил этот индекс журналу кассира-операциониста: при работе с кассой нужно было ежедневно заполнять около двух десятков граф документа.
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
Что такое журнал кассира-операциониста?
В обычном понимании журнал кассира-операциониста (ЖКО), или форма № КМ-4 — это документ, в котором отражаются все расходы и доходы, а также ежедневная выручка компании. В журнале кассира-операциониста указываются следующие сведения:
- счетчик контрольно-кассовой техники (ККТ) на начало смены (гр. 6 по форме № КМ — 4);
- счетчик ККТ на конец смены (гр. 9);
- сумма выручки за смену (гр. 10);
- подписи ответственных лиц (гр. 7-8);
- сумма денежных средств, сданных в наличной форме (гр. 11);
- сумма денежных средств, сданных в безналичной форме (гр. 12-13);
- общая сумма выручки (гр. 14);
- сумма денежных средств по возвратам от покупателей товаров при предоставлении чеков (гр. 15).
Как заполнить журнал кассира-операциониста при плановой замене ЭКЛЗ?
Как заполнить графы журнала кассира операциониста (форма № КМ-4) при плановой замене электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), в частности, графы 10, 11, 12, 13, 14, 15? Нужно ли указывать слова «Акт №..», если замена была, например 17.04.2015, и больше в этот день операций по кассе не было?
Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.
Указания по применению и заполнению форм первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, не регламентируют порядок заполнения Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) в случае замены электронных контрольных лент защищенных (ЭКЛЗ).
По нашему мнению, в день замены ЭКЛЗ нужно отразить следующие записи Журнале кассира операциониста (форма № КМ-4):
1) Прежде всего, сформировать запись, указав показания Z-отчета, снятого непосредственно до замены ЭКЛЗ:
• в графе № 1 – дата снятия Z-отчета;
• в графе № 2 – номер отдела;
• в графе № 5 – номер Z-отчета;
• в графе № 6 – показания счетчиков на начало рабочего дня (например, 10 000 руб.);
• в графе № 9 – сумма перед заменой ЭКЛЗ (например, 17 900 руб.);
• в графах №№ 10, 11, 12, 13 и 14 – сумму выручки на момент замены ЭКЛЗ (графа № 9 минус графа № 6 (например, 7 900 руб.)).
Оформление журнала кассира-операциониста
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При отсутствии какой-либо информации, подлежащей раскрытию и отражению в журнале учета кассира-операциониста, в соответствующих графах журнала необходимо ставить прочерк, что свидетельствует об отсутствии указанных хозяйственных операций.
Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники.
Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью.
По плану счетов предприятия все операции с кассой проводятся на 50‑м счете и его субсчетах. При стандартной форме бухгалтерского учета они регистрируются в главной книге ΚΟ‑4, которую ведет старший бухгалтер. Для малого предприятия, при выборе во время регистрации упрощенной системы бухучета, в соответствии с ее формой все операции должны оформляться в «Книге учета хозяйственных операций» формы Κ‑1, либо в «Книге учета доходов и расходов».
В этих записях должно учитываться движение денежной наличности в операционных кассах предприятия, в конце рабочего дня регистрируемое для каждой из них в Журнале кассира‑операциониста, записи в котором ведет ответственный за это кассир. Они должны производиться чернилами или пастой синего цвета. Каждая из них должна заверяться подписями кассира, старшего кассира и руководителя предприятия.
На обложке журнала должны быть указаны:
- реквизиты предприятия или индивидуального предпринимателя;
- коды ΟΚΠΟ, ΟΚУД;
- данные ΚΚΜ;
- дата открытия журнала;
- сведения об ответственном за его ведение.
Происхождение документа
Согласно российскому законодательству, а также письму Минфина № 104 от 30.08.1998 г., все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие дело с наличными денежными расчетами, обязаны использовать зарегистрированную контрольно-кассовую технику (здесь и далее — ККТ). За каждой отдельной машинной единицей должен быть закреплен специальный учетный документ — книга или журнал кассира-операциониста. Он имеет унифицированную форму КМ-4, утвержденную в постановлении Госкомитета статистики № 132 от 25.12.1998 г.
Данный документ призван отображать достоверную информацию всех Z-отчетов, которые содержат полные данные по всем операциям, проводимым на отдельно взятой кассе или другой единице ККТ за рабочие сутки. Помимо того, в этот журнал в обязательном порядке заносятся показания счетчиков. Собранные данные, как правило, предоставляются в налоговые органы, контролирующие деятельность предпринимателей.
Замена журнала кассира-операциониста при его утере
Если же налогоплательщик по каким-то причинам потерял журнал, для его замены помимо вышеперечисленных документов (с тем отличием, что сам потерянный журнал невозможно будет представить) потребуется объяснительная записка, в которой будут отражены причины, повлекшие его утерю. Кроме того, налоговый орган может провести дополнительные контрольные мероприятия, в ходе которых могут быть запрошены прочие документы и пояснения, а также может потребоваться представление самой ККТ.
ВАЖНО! За утрату журнала кассира-операциониста предусмотрена ответственность за нарушение налогового законодательства по ст. 120 НК РФ – штраф в 10 000–30 000 руб. Кроме того, возможно административное взыскание по ст. 15.1 КоАП РФ: с должностных лиц – 4 000–5 000 руб., с организации – 40 000–50 000 руб.
Организации и ИП, деятельность которых сопряжена с работой с денежной наличностью, должны очень бдительно подходить к вопросу ведения кассовых документов. Ведь в случае их утери придется не только объясняться с налоговой, но и возможно быть привлеченным к ответственности.
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Для чего необходим документ?
В Журнале кассира‑операциониста регистрируется прохождение через кассовый аппарат предприятия денежной наличности. Это необходимо для учета выручки организации при ведении финансовой и налоговой отчетности, должно соответствовать приходу и расходу наличных денежных средств, учитываемых затем в главной кассовой книге и других документах. При любой проверке предприятия налоговыми органами в первую очередь изымается и проверяется кассовая документация.
Поэтому ведение этого журнала — ответственная и важная составляющая в хозяйственной и финансовой деятельности организации, требующая аккуратности и тщательности. Часто возникает вопрос: нужно ли индивидуальному предпринимателю вести такой журнал и кто должен это делать при отсутствии специально назначенного кассира? Ответ один — закон не разделяет учета кассовых операций с наличными деньгами в зависимости от формы собственности предприятия.
Таким образом, обязанность ведения такого журнала распространяется и на индивидуальных предпринимателей, а если нет выделенного для этого лица, заниматься им должен сам руководитель предприятия.
Журнал кассира-операциониста
В соответствии с законодательством Российской Федерации все организации независимо от организационных форм собственности и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику при осуществлении наличных расчетов.
Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4).
В него кассиром-операционистом вносятся данные о выручке.
Данный журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Таким образом, в соответствии с требованиями законодательства сведения, содержащиеся в журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной ежесменной (ежедневной) выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).
Какие документы не нужно заполнять
Новые законодательные акты автоматически аннулировали обязательное использование широкого списка документов, которые ранее заполнялись вручную. Так, например, журналы, справочные отчеты, акты теперь будут программно формироваться в электронном виде. Кроме того, теперь не нужно в обязательном порядке заполнять первичные документы, регистрирующие приход денежных средств от покупателей. В группу данных кассовых документов входят унифицированные формы, начиная от КМ-1 и заканчивая КМ-9.
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) является первичным кассовым документом, отражающим расходные потоки денежных средств и их приход. Данный документ был утвержден Госкомстатом 20 лет назад, с тех пор именно в нём отражалась выручка торговой точки за рабочую смену. До 2017 года форма являлась обязательной для всех организаций и имела достаточно четкие требования. Регистр документа должен быть пронумерован, а каждое внесение сведений с ККТ должно быть подписаны не только кассиром, но и главным бухгалтером и руководителем предприятия. Важность документа была обусловлена необходимостью контроля Федеральной налоговой службой применения ККТ именно с помощью журнала кассира-операциониста.
Теперь же, необходимость ручного внесения данных по операциям кассовой техники стала необязательной. Данный документ в отчетных целях формируется автоматически в системе контрольно-кассового аппарата, копии чеков передаются в электронном виде в налоговую службу.
Кроме того, дополнительным преимуществом использования онлайн-кассы является возможность получения чеков покупателями, которые совершают покупки через интернет-магазины. Теперь на данную операцию уходят считанные минуты, и после совершения оплаты, покупатель может найти в своей электронной почте чек, который содержит все необходимые реквизиты продавца и приобретаемого товара.
Несмотря на законодательную необязательность ведения журнала, многие руководители и бухгалтеры советуют продолжать вести отчетность, для максимально точного контроля движения денежных средств по торговым точкам и с целью более ответственного отношения кассиров к своей работе.
Новые документы, обязательные к заполнению
Федеральный закон №54-ФЗ ввел в обиход два совершенно новых кассовых документа. Первый из них называется чеком коррекции и необходим в случае обнаружения по итогу смены превышения учтенной выручки. Кроме того, данный документ должен быть оформлен в случае отключения электроэнергии, когда расчет с покупателями осуществляется наличными деньгами. Следует помнить, что неиспользование ККТ является административно наказуемым преступлением. В то время как данный документ позволит избежать штрафа. Но злоупотреблять данной возможностью не стоит, по каждому подобному чеку налоговый инспектор может требовать документальных объяснений.
Вторым документом является чек с признаком «возврат прихода». Подобный чек оформляется в случае возврата клиенту денежных средств за приобретенную продукцию или полученную услугу. Документ оформляется вне зависимости от того, в какой форме денежные средства поступили от потребителя: наличными или в электронном виде.
Кроме того, повсеместное внедрение онлай-касс обосновало появление и других фискальных документов. В первую очередь, это отчеты открытия и закрытия смены, между операциями одной смены по закону не должно проходить более 24 часов. В случае если отчет об открытии смены не сформирован, касса не будет печатать кассовые чеки. То же самое происходит, если смена превысила сутки. Появился отчет, сообщающий о закрытии фискального накопителя, то есть устройства, установленного в онлай-кассе и хранящего в зашифрованном виде все кассовые документы. В случае необходимости достать накопитель из кассы, например при заполнении его памяти, необходимо быть уверенным в том, что все документы по операциям были переданы в налоговую службу.
Заполнение журнала кассира-операциониста
Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.
Основное назначение журнала кассира-операциониста — это сохранение в письменной форме информации о выручке, полученной при работе на кассовом аппарате. Информация о выручке распечатывается в Z-отчете. Следовательно, КМ-4 заполняется на основании именно Z-отчетов. После снятия отчета и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.
Все записи в журнале делаются кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Исправления в журнале недопустимы. Если была сделана ошибка, то зачеркивается вся строка целиком и ниже записываются правильные значения. Все операции подобного рода должны согласовываться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. На каждое такое действие желательно составлять внутренний акт в произвольной форме.
Во всех отчетах, независимо от того, на какой ККМ их распечатали, будут присутствовать основные реквизиты: сумма выручки, дата, номер отчета, необнуляемый итог и другие, которые в обязательном порядке должны быть записаны в журнал кассира-операциониста. При этом вид таких отчетов может варьироваться в зависимости от модели кассовых аппаратов.
Теперь давайте подробно рассмотрим графы журнала и узнаем, что в них необходимо записывать.
|
№ графы |
Название графы |
Порядок заполнения |
| 1. | Дата (смена). | Дата снятия Z-отчета. Печатается на Z-отчете. |
| 2. | Номер отдела (секции). | Номер отдела, если необходимо посекционное заполнение журнала. Обычно не заполняется. |
| 3. | Фамилия, имя, отчество кассира. | Фамилия, имя, отчество кассира, работающего на данной кассовой машине. |
| 4. | Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены). | Не заполняется. |
| 5. | Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего счетчика. | Номер Z-отчета. Печатается на Z-отчете. |
| 6. | Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены), сумма, руб. коп. | Накопительный итог по Z-отчету предыдущего дня работы. Печатается на Z-отчете. |
| 7. | Подпись кассира. | Подпись кассира, работающего на данной кассовой машине. |
| 8. | Подпись администратора. | Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации. |
| 9. | Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены), сумма, руб. коп. | Накопительный итог по Z-отчету текущего дня работы. Печатается на Z-отчете. |
| 10. | Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп. | Сумма продаж за смену. Печатается на Z-отчете. Примечание: при оформлении возврата сумма выручки уменьшается на сумму возврата (графа 15). |
| 11. | Сдано наличными, руб. коп. | Сумма сданной наличной выручки за смену. Печатается на Z-отчете. Совпадает с содержимым 10-й графы, если все оплаты производятся за наличный расчет. |
| 12. | Сдано, оплачено по документам, количество. | Количество операций оплаты за исключением наличных расчетов. Не заполняется, если все оплаты производятся за наличный расчет. |
| 13. | Сдано, оплачено по документам, сумма, руб. коп. | Сумма операций оплаты за исключением наличных расчетов. Не заполняется, если все оплаты производятся за наличный расчет. |
| 14. | Сдано всего, руб. коп. | Сумма сданной выручки за смену (графа 11 + графа 13). Печатается на Z-отчете. Равна 10-й графе, если все оплаты производятся за наличный расчет. |
| 15. | Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп. | Сумма возврата за текущую смену (по акту по форме КМ-3). Примечание: чек возврата на кассовом аппарате не пробивается. |
| 16. | Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира. Деньги и оплаченные счета сдал. | Подпись кассира, работающего на данной кассовой машине. |
| 17. | Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора (старшего касс��ра). Показания счетчиков сняли. Деньги принял. | Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации. |
| 18. | Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя (старшего кассира). | Подпись соответствующего ответственного сотрудника организации. |
В журнале отражаются только возвраты наличных денег в день покупки
Вопрос: Покупатель расплатился кредитной картой, но в тот же день вернул товар. Скажите, нужно ли отражать такой возврат в журнале. И если нужно, то как?
И.В.Клеменцова, г. Новгород
Ответ: Сразу напомним, что вернуть деньги в такой ситуации наличными вы не можете — сумму необходимо перечислить покупателю в безналичном порядке на его карту . В журнале кассира-операциониста такие возвраты не отражаются. В графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» заносятся только те возвраты, которые, во-первых, сделаны в день покупки, а во-вторых — в наличной форме, то есть когда деньги возвращаются покупателю из ящика кассового аппарата .
Пункт 3 Официального разъяснения ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР; Письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 N 22-12/087134.
Пункт 4.2 Типовых правил.