Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить в учете выявленные при инвентаризации недостачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Плательщикам налога на прибыль (как высокодоходникам, так и малодоходникам) никаких корректировок в связи с выявленной недостачей запасов делать не нужно, поскольку они не предусмотрены нормами НКУ.
Налоговоприбыльный учет
Заметьте, речь идет о запасах, т. е. что касается недостач основных средств — ситуация складывается иначе (см. ниже). Таким образом, при формировании объекта обложения налогом на прибыль в части учета недостач полностью ориентируемся на правила бухучета. В результате финрезультат:
• уменьшается на сумму недостачи, попавшей при списании в расходы. Такое уменьшение происходит в периоде выявления недостачи;
• увеличивается (при установлении виновного и начислении дохода). Доход отражается в периоде, когда установлен виновный.
Как видим, для целей налоговоприбыльного учета вид недостачи (нормативная она или сверхнормативная) не имеет никакого значения.
Бухгалтерский учет и налог на прибыль
В бухучете «маскировка» пропавшего товара будет отражена как обычная «продажа». Доход от реализации отражается проводкой Дт 301 (311) — Кт 702.
Обратите внимание: если вы оформляете именно продажу недостачи, не следует производить «оплату» путем удержания из зарплаты виновного. Это может вызвать дополнительные сомнения в «обычности» продажи. Списание пропавших товаров отражается проводкой Дт 902 — Кт 28. Торговая наценка, которая приходится на пропавшие товары (если речь идет о недостаче на торговом предприятии), списывается проводкой Дт 285 — Кт 282.
Следовательно, если маскировать недостачу под продажу, никаких проводок, которые бы отличали «продажу» недостачи виновному лицу от обычной продажи, быть не должно.
В налоговоприбыльном учете «продажа» недостачи не повлечет никаких разниц. Это будет обычная продажа, которая отразится на объекте обложения налогом на прибыль полностью исходя из бухучетных правил.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Определена недостача при инвентаризации: что делать?
При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.
Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:
- ИНВ-6 — (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
- ИНВ-5 — (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
- ИНВ-19 — (сличительная ведомость материальных ценностей).
Проводим недостачу по бухгалтерскому учету грамотно
Совершаемые после инвентаризации проводки отличаются в зависимости от обстоятельств.
Если работник возместил полную сумму недостачи, то ее относят к “прочим доходам” и проводят по бухгалтерии в том отчетном периоде, когда были возвращены средства.
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 70, кредит 73-2 – сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно.
Если работника освободили от возмещения недостачи
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 73-2, кредит 94 – сумма ущерба отнесена на кассира;
-
дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи признана в составе прочих расходов.
Если кассир не виноват в недостаче
Проводки:
-
дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
-
дебет 91-2, кредит 74 – проводки списания недостачи с неустановленным виновником.
Выявление недостачи при инвентаризации
Чаще всего учет и подсчет товаров производятся в ночное время или выходные дни. Таким образом торговые предприятия повышают экономическую эффективность работы и не останавливают реализацию товаров. В результате компания исключает возможность потери доходов и не создает проблем для покупателей.
Выявить недостачу по итогам инвентаризации склада можно выполнив пересчет единиц имеющейся номенклатуры или позиций, прошедших регистрацию в товарной базе магазина. Затем нужно сопоставить количество наличной продукции с цифрами, указанными в последних отчетах. Расхождение может быть, как в большую сторону – в этом случае говорят об излишках, так и в меньшую – в этом случае речь идет о недостаче. После проведения инвентаризации необходимо документально оформить результаты, составив акты с полной описью каждой торговой позиции.
При инвентаризации выявлена недостача: как поступить?
Обнаружение расхождений в ходе проверки требует составления специальной ведомости. В документ вносятся полученные результаты инвентаризации: размеры недостачи, естественная убыль, показатели допустимой недостачи, рыночная и балансовая стоимость продукции и разница между базовыми показателями. Документ заверяется членами инвентаризационной комиссии.
Базовыми документами для оформления недостачи считаются унифицированные формы:
- ИНВ-6 или акт для инвентаризации продукции, находящейся в пути;
- ИНВ-5 или перечень уже принятой и хранящейся на складе продукции или выставленной в торговом зале;
- ИНВ-19 или сличительная ведомость для учета материальных ценностей.
Итогом проведенной инвентаризации становится принятие администрацией магазина правомерных решений в отношении дальнейших действий. К самым распространенным относятся:
- штрафные санкции по отношению к виновным лицам;
- фиксирование недостачи в порядке нормы естественной убыли;
- проведение контрольных бухгалтерских проверок.
Готовим и проводим инвентаризацию
Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.
Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:
| Этап | Документ | Пояснение |
| Подготовка | Приказ руководителя о проведении инвентаризации | В приказе указываются: сроки проведения, причина инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества, перечень материально ответственных лиц и состав комиссии |
| Проведение | Инвентаризационная опись | Члены комиссии ведут опись (подсчет) имущества и его состояния |
| Сопоставление данных | Сличительная ведомость | Сверка данных, представленных в описи, с данными в бух.учете. Составление сличительных ведомостей на предмет выявления расхождений. |
| Оформление и утверждение результатов | Бух.справка | Приведение в соответствие данных бух.учета фактическому наличию. Списание недостачи или оприходывание излишков |
Что делать, если обнаружилась недостача?
Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:
- недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
- недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
- недостачей по вине работников (хищение);
- недостачей при отсутствии виновного лица.
Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:
| Этапы инвентаризации |
| Выявление несоответствий, заполнение документации |
| Составление сотрудником или другим виновным объяснительного документа о причинах, которые привели к недостаче |
| Создание работодателем распоряжения о компенсации ущерба (в размере недостачи) виновным по средствам высчета суммы из заработной платы (в течении не более 14 дней с момента проведения проверки) |
| Сообщение виновному об удержании (не может превышать размер одной среднемесячной заработной платы) из зарплаты |
| Совершение удержания зарплаты не позже 10 дней после уведомления об этом сотрудника |
Оформление результатов инвентаризации
По итогам инвентаризации комиссия заносит полученные в ходе процедуры сведения в инвентаризационные описи (акты). Засвидетельствовать информацию, отраженную в актах (описях), обязаны лица, ответственные материально. Так они подтверждают свое присутствие при осуществлении ревизии.
Для анализа результатов инвентаризации сведения, полученные в ходе инвентаризации, сличаются с данными бухгалтерского учета. В случае обнаружения недостач или выявления излишков заполняется сличительная ведомость. Она фиксирует расхождения, обнаруженные в ходе ревизии, в нее вносят данные по имуществу или обязательствам, по которым есть расхождения. Для подведения итогов инвентаризации по каждому из исследуемых участков существует установленная форма описи и ведомости (например, инвентаризационная опись основных средств ИНВ-1 и сличительная ведомость инвентаризации основных средств ИНВ-18).
После сравнения данных инвентаризации и бухгалтерского учета проводится заседание комиссии по инвентаризации. В ходе заседания происходит определение результатов инвентаризации, предлагаются варианты урегулирования обнаруженных неточностей. Итогом собрания является протокол. Факт отсутствия расхождений либо их наличие и способы отражения в учете фиксируются в ведомости учета результатов. Рекомендованная форма ведомости ИНВ-26 установлена Постановлением Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Протокол и ведомость передаются руководителю организации. По итогам их рассмотрения будет принято окончательное решение.
Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:
- списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
- недостача имеет четкое количественное выражение;
- списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.
При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:
| Порядок действий | Что в себя включает |
| Издание приказа | Руководитель издает соответствующий приказ (если внутренними документами компании не предусмотрено иное) |
| Списание | Списание производится с кредита в дебет по счету, предусмотренному порядком учета |
| Покрытие расходов | Если требуется покрытие транспортных расходов, а также оплата труда лицам, проводившим инвентаризацию, то к этому же счету по дебету также следует добавить требуемую сумму |
| Сопоставление данных | Из бухгалтерии поступают расчеты по нормам естественной убыли, которые сопоставляются с фактической недостачей. Если недостача превышает, то проводится списание. |
| Восстановление НДС | НДС может быть восстановлен или нет. В случае восстановления, он отражается по дебету. |
Бухгалтерские проводки
Результаты инвентаризации в виде недостачи отражаются на счете 94. Дебет используется для фиксации суммы потерь, кредит – для списания потерь в расходы. По итогам года 94 счет проверяется на предмет наличия сальдо. Его не должно быть по состоянию на 31 декабря.
Технически при выявлении недостачи бухгалтер торгово-складского комплекса делает проводки:
• Учет недостачи – Дт94 Кт10, 41, 43
• Списание стоимости недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли – Дт20,44 Кт94
• Списание стоимости недостающих материалов в прочие расходы – Дт91-2 Кт94
Если по результатам инвентаризации принято решение о взыскании недостачи с работников склада, проводки будут другими. В учете в этом случае отражается выявленная недостача и ее возмещение:
• Учет недостачи – Дт94 Кт01, 10, 43, 41, 50
• Отнесение недостачи на виновника – Дт73 Кт94
• Возмещение недостачи – Дт41, 50, 51 Кт73
• Удержание недостачи из зарплаты виновного лица – Дт70 Кт73
Причины появления излишков и недостач
Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив.
Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие:
| Излишки | Недостачи |
|---|---|
| Ошибки при проведении инвентаризации | Естественная убыль |
| Неучтенные поставки | Ошибки в ведении складского учета |
| Излишняя экономия | Производственные издержки |
| Ошибки учета отпуска материалов и продукции | Хищения |
| Избыточные поставки | Некомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ) |
Порядок проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации руководитель издает приказ, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии и причину проверки. При инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности приказ издавать не нужно.
На инвентаризации кассы вместе с комиссией присутствует материально-ответственное лицо — кассир. Перед началом проверки он передает комиссии приходные и расходные кассовые ордера и подтверждает, что он оприходовал все поступившие в кассу ценности и списал выбывшие. Факт передачи и отражения всех операций фиксируется распиской.
В дальнейшем комиссия приступает к пересчету денежных средств и документов. По результатам составляют инвентаризационную опись по форме ИНВ-15.
Подробнее про инвентаризацию кассы и ее результаты мы писали в статье «Инвентаризация кассы».
При обнаружении излишка комиссия должна установить причины их образования.Поэтому она запрашивает у сотрудников, ответственных за ведение кассы, объяснительную записку.