Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для сотрудника при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ежемесячно в информационную базу Пенсионного фонда, благодаря отчету СЗВ – М, стекаются данные по всем сотрудникам, работающим на предприятиях страны. Вся эта информация собирается воедино, систематизируется и анализируется. В процессе обработки информации создается единая база данных о том, кто на каком предприятии работал, в какой период времени, когда уволился или, может быть, работает и сейчас.
Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении
Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:
- трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
- справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
- копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
- копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
- копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
- другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.
Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:
- отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
- отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
- копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.
Сотрудник увольняется: действия работодателя
Наверняка, большей части из нас хотелось найти стабильную работу, лучше всего с возможностью карьерного роста, и спокойно вести свою трудовую деятельность. К сожалению, в нынешних условиях это редкость. Иногда работник увольняется даже с хорошего места, где вроде бы все устраивает. Просто в один прекрасный момент приходит мысль, что надо двигаться дальше и что – то менять. Как говорится, рыба ищет где глубже, а человек где лучше.
Ничего сверхъестественного в уходе работника нет. Рассмотрим увольнение поэтапно:
- В большинстве случаев работник пишет заявление на увольнение по собственному желанию.
- После того, как директор подписал такое заявление, начинается двухнедельный период, когда организация подыскивает нового работника на освобождаемую должность, а сам работник заканчивает текущие дела. Если кандидат на должность уже есть, увольняющийся сотрудник передает все дела ему. Здесь стоит отметить, что работник может отозвать заявление об увольнении при соблюдении определенных условий.
- Кадровая служба предприятия и бухгалтерия накануне увольнения сотрудника готовят пакет документов. Распечатывается приказ об увольнении, формируются справки, делаются последние записи в личную карточку сотрудника, заполняется трудовая книжка, готовятся документы на выплату денежных средств.
- Наступил день увольнения, последний день работы на данном предприятии. Сотрудник своего решения не изменил и заявление не забрал. Самым ответственным делом, которое предстоит работнику в этот день, является подписание кадровых документов, связанных с увольнением и получение пакета документов на руки.
В день увольнения работник получает все причитающиеся выплаты. Кроме заработной платы за отработанный месяц это может быть компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты, предусмотренные на предприятии.
Кроме того, работник получает целый пакет документов, которые пригодятся ему на следующем месте работы. К ним относятся:
- Справка 2НДФЛ. Она нужна каждому работнику и подтверждает сумму дохода, полученную за последний год работы на предприятии. Информация из справки помогает при расчете заработной платы на новом месте работы.
- Справка о доходе сотрудника за 2 года перед увольнением. Она пригодится при расчете больничного листа.
- Выписка из отчета СЗВ – СТАЖ. Это нововведение Пенсионного фонда. В отчете отражены периоды трудовой деятельности в организации.
- Копия формы СЗВ – М. Она нужна для подтверждения стажа работника.
- Трудовая книжка.
Не имеет значения по какой причине уволен работник, список основных документов для выдачи на руки не меняется.
Отразим в таблице основные статьи, согласно которым может происходить увольнение работников.
| Вид увольнения | Статья трудового кодекса |
| Увольнение по собственному желанию | пункт 1 часть 3 статья 77 |
| Увольнение по соглашению сторон | Статья 78 |
| Увольнение по сокращению штата | Статья 180 |
| Другие причины | Выбирается статья в зависимости от причины увольнения |
Как правильно оформить отчёт
Для того чтобы правильно заполнить отчёт СЗВ-М, законодателями была разработана уникальная инструкция, при применении которой работодатель с лёгкостью заполняет этот документ.
Итак, при заполнении раздела 1 отчёта СЗВ-М работодатель указывает такие сведения:
- регистрационный номер в ПФР. Этот номер отражён в конкретном свидетельстве ПФР об организации;
- название компании. Конкретную правовую форму директор фирмы указывает в сокращённом виде;
- ИНН. Работодатель указывает ИНН на основании документа о госрегистрации;
- КПП – здесь идентично: руководитель предприятия указывает его на основании документа о госрегистрации.
2 раздел отчёта СЗВ-М «Отчётный период за 1 год» и 3 раздел «Разновидность формы» работодатель также обязательно заполняет.
В 3 раздел отчёта СЗВ-М наниматель вписывает 1 из нижеперечисленных вариантов:
- «исхд» — при первичном отправлении отчёта в ПФР;
- «доп» — при вторичном отправлении, после уже принятого в ПФР отчёта за отчётный предыдущий месяц;
- «отмн» — при аннулировании уже отправленного ранее отчёта.
4 раздел отчёта СЗВ-М считается основным, потому что в нём указывают данные о застрахованных гражданах — рабочих предприятия, а также о действии трудовых договоров и соглашений. Итак, при заполнении 4 раздела работодатель указывает такую информацию:
- инициалы застрахованного гражданина. Указывает их только в именительном падеже (например, Сидоров В.М. и др);
- номер страхового персонального лицевого счета (СНИЛС). Он отражён в оформленном трудовом соглашении;
- ИНН. Наниматель вносит в документ ИНН о работнике, если таковой прописан в трудовом договоре. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещено требовать от застрахованных лиц сведения об ИНН.
В конце отчёта СЗВ-М наниматель указывает такие реквизиты:
- свою должность и инициалы. Например, генеральный директор Сидоров В.М.;
- дату оформления отчёта. Указывает её только в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 19.10.2017);
- печать. Ставит печать на отчёте только в случае её наличия.
Бланк можно скачать здесь.
Что такое справка СЗВ-М
СЗВ представляет собой аббревиатуру от «сведения о застрахованных входящие». Бланк имеет унифицированную форму и при его заполнении сотрудник обязан соблюдать ряд установленных законом правил. С помощью этого документа ПФР получает информацию обо всех лицах, работающих в штате организации и осуществляющих предусмотренные законом отчисления. Регулируется вопрос выдачи и составления ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» № 27 от 01.04.1996 года.
Подается выписка в государственный орган ежемесячно до 15 числа, вместе с другими отчетами. Благодаря документации обобщаются статистические данные относительно всех сотрудников, которые работают на территории страны и регулярно делают страховые отчисления. В процессе обработки составляется единая база, позволяющая узнать, где и в какой период времени работал гражданин.
СЗВ-М при увольнении сотрудника
Этот документ свидетельствует о стаже работника, и неважно договор какого типа был подписан с ним. Суть в том, чтобы работодатель (страхователь) даже за 1 отработанный день уплатил за сотрудника взносы. В будущем данная справка понадобится для правильного начисления пенсионных выплат.
Данные по форме СЗВ-М работодатель обязан предоставлять сотрудникам до 15-го числа каждого месяца, единовременно со сдачей отчетности в Пенсионный фонд. При увольнении СЗВ-М выдается в последний день работы сотрудника.
В ПФР страхователи предоставляют СЗВ-М по всем сотрудникам компании. Бухгалтер не имеет права предоставлять работнику точную копию СЗВ-М, так как в ней содержатся персональные данные других сотрудников (ИНН, ФИО, СНИЛС). Такую информацию раскрывать запрещено законом.
За распространение персонифицированных данных может быть применена административная и уголовная ответственность:
- За разглашение недоступной информации должностным лицом полагается штраф для граждан от 500 до 1 000 руб., для официальных лиц – от 4 000 до 5 000 руб. (согласно ст. 13.14 КоАП РФ);
- За незаконный сбор или передачу информации, являющейся личной тайной по УК РФ, могут применить крупные штрафы до 300 000 руб. Также виновным могут приписать принудительные работы, сместить с определенных должностей или наказать заключением под стражу сроком до 4-х лет (п.2 ст. 137 УК РФ);
- Уголовное наказание в такой ситуации почти не применяется, но во избежание различного рода наказаний стоит соблюдать правила составления СЗВ-М и других отчетов.
Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился
Все работодатели (организации и ИП) обязаны ежемесячно сдавать в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ.
Нюансы заполнения СЗВ-М при заключении договора ГПХ см. в этой публикации.
По мнению чиновников, этот отчет помогает отследить работающих пенсионеров.
Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки.
ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников, при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган.
При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.
СЗВ-М: основные положения
Форма отчета принята Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п.
Отчет состоит из 4-х блоков:
- Данные организации: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП.
- Отчетный период, равный месяцу, за который подаются данные — январь (01), февраль (02), март (03), апрель (04), май (05), июнь (06), июль (07), август (08), сентябрь (09), октябрь (10), ноябрь (11), декабрь (12).
- Тип формы, который зависит от того, какие сведения предоставляются. Первичный отчет — «исхд», исходная форма. Если вы забыли и не включили застрахованное лицо, либо необходимо дополнить сведения о ком-то, то подайте «доп», дополняющую форму. Если необходимо кого-то исключить, то сформируйте отменяющую форму — «отмн».
- Сведения о застрахованных лицах (персонифицированные данные).
В документ также включаются:
- сотрудники, работающие по трудовым договорам, в т.ч. и те, кому не начислялись выплаты;
- физические лица, работающие по договорам ГПХ, когда по договорам начисляются взносы;
- сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске.
Страхователь предоставляет в ПФ РФ сведения о сотрудниках до 15 числа месяца, следующего за отчетным на основании ст.11 закона №27-ФЗ от 01.04.1996г.
Отчёт СЗВ-М содержит только список из ФИО сотрудников, их СНИЛС и ИНН. Он настолько простой, что вызывает единственный вопрос — зачем его сдавать каждый месяц?
Пенсионному фонду нужно знать, какие сотрудники продолжают работать. Всё дело в том, что по-разному рассчитывается пенсия для работающих и неработающих пенсионеров. СЗВ-М поможет фонду сразу же узнать об увольнении пенсионера и пересчитать для него выплаты. Несмотря на то, что отчёт затеяли ради пенсионеров, всё равно придётся подавать список всех работающих сотрудников.
Пенсионному фонду важны сведения из отчёта. Но есть другая проблема: они дублируются. ПФР получает аналогичную информацию из отчёта СЗВ-ТД, причём гораздо оперативнее: уже на следующий день после найма или увольнения. И здесь снова есть объяснение: СЗВ-ТД — только про сотрудников по трудовому договору, СЗВ-М — ещё и про физлиц, которые работают по договору ГПХ.
Выписка СЗВ-М при увольнении: как оформить, сроки выдачи
При увольнении работника важно своевременно и в полном объеме выдать ему документы, предусмотренные законодательством. Одним из таких документов являются выписки из отчетов СВЗ-М. Их непредоставление грозит работодателю серьезными последствиями. Однако избежать неприятностей несложно — для этого достаточно сделать несколько простых шагов.
Одним из главных элементов социальной защиты населения при достижении нетрудоспособного возраста являются пенсионные выплаты.
Одновременно с этим сам факт достижения определенного возраста еще не является основанием для назначения пенсии.
Одним из существенных условий является наличие требуемого страхового стажа, в течение которого в пользу работника осуществлялись выплаты на пенсионное страхование.
Выписка из отчета СЗВ-М выдается сотрудникам ежемесячно при составлении отчета и сдаче его страхователем в органы ПФР, при подаче работником документов на пенсию и при увольнении. В ней приводятся сведения не по всему штату, а только по тому лицу, которому она предоставляется. В остальном же правила формирования выписки не отличаются от применяемых для создания самого отчета.
Источники:
- федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 01.04.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
- Трудовой кодекс РФ
- постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п «Об утверждении формы „Сведения о застрахованных лицах“»
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
За какой период давать сзвм при увольнении
В апреле 2020 года появилось нововведение — при увольнении работнику помимо справок 2-НДФЛ и о среднем заработке бухгалтер должен предоставить СЗВ-М. Это является обязательным, так как прописано в законодательстве (ФЗ №27).
СЗВ-М при увольнении сотрудника Этот документ свидетельствует о стаже работника, и неважно договор какого типа был подписан с ним.
Суть в том, чтобы работодатель (страхователь) даже за 1 отработанный день уплатил за сотрудника взносы. В будущем данная справка понадобится для правильного начисления пенсионных выплат. Данные по форме СЗВ-М работодатель обязан предоставлять сотрудникам до 15-го числа каждого месяца, единовременно со сдачей отчетности в Пенсионный фонд.
За какой период давать сзвм при увольнении
В апреле 2020 года появилось нововведение — при увольнении работнику помимо справок 2-НДФЛ и о среднем заработке бухгалтер должен предоставить СЗВ-М. Это является обязательным, так как прописано в законодательстве (ФЗ №27).
СЗВ-М при увольнении сотрудника Этот документ свидетельствует о стаже работника, и неважно договор какого типа был подписан с ним.
Суть в том, чтобы работодатель (страхователь) даже за 1 отработанный день уплатил за сотрудника взносы. В будущем данная справка понадобится для правильного начисления пенсионных выплат.
Это важно знать: Увольнение декретниц при банкротстве организации
Данные по форме СЗВ-М работодатель обязан предоставлять сотрудникам до 15-го числа каждого месяца, единовременно со сдачей отчетности в Пенсионный фонд. При увольнении СЗВ-М выдается в последний день работы сотрудника.
Добавится ли работы кадровикам и бухгалтерам из-за отчета СЗВ-ТД?
Безусловно, новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.
Но есть и бонусы — у работодателей отпадают обязанности по ведению и хранению бумажных трудовых книжек. А вместе с этим исчезает целый комплекс проблем, присущих технологии работы с бумажными бланками трудовых книжек — по исправлению ошибочных записей, оформлению и заверению выписок из трудовых книжек, соблюдению сроков и способов передачи трудовой книжки при расторжении трудового договора и т. д.
Но говорить об облегчении труда кадровиков все-таки не приходится. Часть трудовых книжек им все-равно придется вести вручную на бумажных бланках — если сотрудники до конца 2020 года письменно попросят об этом работодателя.
В таком случае кадровику придется не только передавать сведения в ПФР в электронном или бумажном виде (с помощью отчета СЗВ-ТД), но и дублировать их в бумажной трудовой книжке таких сотрудников.
Какие сведения отражаются при увольнении в СЗВ-ТД
Сначала в документе заполняются основные реквизиты работодателя, затем данные сотрудника, отчетный период. Далее указывается информация в таблице, относящаяся к трудовой деятельности. Однако заполнение ее может отличаться в зависимости от фактических обстоятельств.
В случае, когда работодатель ранее уже сдавал СЗВ-ТД по данному сотруднику, в табличной части он указывает только факты, относящиеся к увольнению, а также иным кадровым событиям, имевшим место в месяце увольнения. Если же ранее СЗВ-ТД не подавалась, сначала заполняется строка о последнем кадровом событии, которое имело место до 01.01.2020 г. (например — прием на работу или перевод). Затем указываются мероприятия в месяце расторжения договора, причем, их может быть несколько, например, присвоение новой квалификации, подача заявления о форме трудовой книжки, а затем увольнение.
В определенном случае работодателю придется заполнить в одном месяце две формы СЗВ-ТД по одному работнику. Такое произойдет, например, если сотрудником в предыдущем месяце было подано заявление о выборе трудовой книжки на бумажном или электронном носителе, либо имело место другое кадровое событие (кроме приема на работу), то есть, отчетные периоды такого события и увольнения относятся к разным месяцам.
Связано это с тем, что сроки для таких случаев установлены разные (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ):
- сроки подачи СЗВ-ТД при увольнении (а также приеме на работу) — не позже следующего рабочего дня за днем издания приказа;
- сроки подачи отчета в остальных случаях – не позже 15 числа месяца, следующего за отчетным.
Образец заполнения формы СЗВ-ТД при увольнении
Фактически все работодатели обязаны подавать СЗВ-ТД при увольнении сотрудника. Это новая форма отчетности, а потому при первом заполнении могут возникнуть вопросы. Посмотрите пример заполнения бланка и отчета СЗВ-ТД при увольнении.
Пример
ООО «Онегин и Ко» имеет штат сотрудников 47 человек, из которых 6 человек оформлены по договорам ГПХ. В январе 2021 года никаких кадровых движений не производилось. Но в феврале произошло сразу два события:
- менеджер отдела закупок Ларина Т. Д., работающая по трудовому договору с 2021 года, 04.02.2020 написала заявление об увольнении по собственному желанию, на основании которого был издан приказ об увольнении № 1/у от 17.02.2020;
- было принято решение о прекращении сотрудничества по соглашению сторон с работником Ленским В. В., с которым в 2021 году был заключен договор ГПХ, соглашение о расторжении оформлено 24.02.2020.
В компании в феврале есть два увольняющихся сотрудника. Однако форму СЗВ-ТД необходимо заполнить лишь на менеджера Ларину Т. Д.
Какую информацию необходимо указывать в СЭВ-М
В СЭВ-М необходимо указывать, согласно пункту 2.2 статьи 11 федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»:
- Фамилию, имя, отчество сотрудника;
- ИНН сотрудника (если есть);
- СНИЛС.
Помимо этого в справке указываются реквизиты организации-страхователя:
- Регистрационный номер организации в Пенсионном фонде;
- Краткое наименование организации;
- ИНН организации;
- КПП организации;
- Отчетный период (указывается месяц и год);
- Тип формы (код);
- Наименование должности руководителя;
- Ф.И.О руководителя;
- Подпись руководителя;
- Дата составления отчета;
- Печать организации или индивидуального предпринимателя (при наличии).
Сведения необходимо подавать на тех сотрудников, с которыми есть или был заключен действующий трудовой или гражданско-правовой договор в отчетном периоде, как уже было сказано, сюда также включаются и пенсионеры. В СЭВ-М не отражаются ни доходы сотрудников, ни начисленные страховые взносы, только перечисленная информация.