Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дебиторская задолженность в налоговом учете: порядок признания и списания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списанию долга должна предшествовать инвентаризация сомнительных долгов, в рамках которой организация проверяет наличие безнадежных долгов. Такая инвентаризация может проводиться регулярно в конце каждого отчетного периода.
Как создать резерв по сомнительным долгам в налоговом учете компании
Первый шаг – инвентаризация. Если вам не платят за товар, поднимите все первичные документы. Даже если у вас нет договора, любая бумага об отгрузке или приеме товара уже считается документом. При условии, что она подписана обеими сторонами. В первичных документах видна цена, значит, понятна сумма обязательств. Такие взаимоотношения регламентируются гражданским кодексом, а в нем нет слова «отсрочка». Есть только слово «оплата». Отгрузил товар – оплати его.
После того, как мы поняли сумму неплатежей, составляем инвентаризационную опись и справку о задолженности. В ней должны быть такие разделы: «Покупатель», «Дата возникновения обязательств по договору», «Срок просрочки». Определяемся, в какой льготный период попадает сомнительный долг: от 45 до 90 дней или свыше 90 дней.
Третий шаг – на основании справки издаем приказ о создании резерва по сомнительным долгам. Создаем резерв в налоговом учете компании и начинаем сокращать налогооблагаемую базу
Должник-гражданин признан банкротом
Безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) также признаются долги гражданина, признанного банкротом, по которым он освобождается от дальнейшего исполнения требований кредиторов (считаются погашенными) в соответствии с Законом о банкротстве.
Согласно п. 6 ст. 213.27 этого закона требования кредиторов, не удовлетворенные по причине недостаточности имущества гражданина, считаются погашенными, за исключением случаев, предусмотренных указанным законом.
После завершения расчетов с кредиторами гражданин, признанный банкротом, освобождается от дальнейшего исполнения требований кредиторов, в том числе требований кредиторов, не заявленных при введении реструктуризации долгов гражданина или реализации имущества гражданина (освобождение гражданина от обязательств) (ст. 213.28 Закона о банкротстве). По итогам рассмотрения отчета о результатах реализации имущества гражданина арбитражный суд выносит определение о завершении реализации его имущества.
То есть, если имеется задолженность перед организацией физического лица и это лицо признано банкротом и освобождено от обязательств (в том числе от обязательств перед ней), организация вправе учесть эту задолженность при расчете облагаемой базы.
Каким образом используется сформированный резерв?
Резерв по сомнительным долгам используется на покрытие убытков от безнадежных долгов.
Согласно письму Минфина России от 24.11.2017 № 03-03-06/1/77995 за счет этого резерва надо списывать задолженность, которая признана безнадежной, даже если она не участвовала в его формировании.
Но в постановлении Президиума ВАС от 17.06.2014 № 4580/14 отражена иная позиция: если задолженность не участвовала в формировании резерва по сомнительным долгам, то при признании ее безнадежной она непосредственно учитывается в составе внереализационных расходов. Следование данной позиции позволяет налогоплательщику учитывать в расходах сумму безнадежной задолженности без уменьшения созданного резерва. Причем, причины, по которым не формировался резерв в отношении задолженности, значения не имеют.
Кроме того, налогоплательщик вправе выбирать способ учета в расходах безнадежного долга, по которому не формировался резерв, поскольку учет безнадежного долга за счет резерва, а не в качестве убытка, не приводит к занижению налоговой базы по налогу на прибыль.
Когда долг становится безнадежным?
Когда вероятность его получения фактически невозможна. Безнадежный долг еще называется долгом, нереальным к взысканию (пункт 2 статьи 266 НК РФ).
Это долг, по которому истек установленный срок исковой давности или долг, по которому в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено:
- в случае невозможности его исполнения (статья 416 ГК РФ);
- на основании акта государственного органа (статья 417 ГК РФ);
- по причине ликвидации организации (статья 419 ГК РФ).
Безнадежной может признаваться и дебиторская задолженность иностранной организации, например, вследствие ее ликвидации, подтвержденной актом государственного органа иностранного государства (письмо ФНС России от 21.04.2017 № ЕД-4-15/7631).
Кроме того, в соответствии с НК РФ безнадежным признается долг, в отношении которого в соответствии с Федеральным законом от 02.10.2007№ 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» вынесено постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства в случае возврата взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям:
- невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или иных кредитных организациях;
- у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом — исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.
- Обратим внимание, что наличие постановления судебного пристава не позволяет по указанному основанию списать задолженность, которая в этом постановлении не отражена (письмо Минфина России от 08.12.2017 № 03-03-06/2/81921).
- Любая задолженность может стать безнадежной, в том числе и та, которая не учитывается в составе сомнительных долгов.
Обязательные условия для списания безнадежной задолженности
Инвентаризация проводится на основании приказа или распоряжения руководителя организации. По ее итогам оформляется акт инвентаризации по форме № ИНВ-17 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88) и справка к данному акту, в которой отражаются суммы выявленных долгов с указанием должников и подтверждающих первичных документов.
Наряду с указанными документами, непременным условием для списания задолженности является наличие у организации первичных документов, подтверждающих факт наличия такой задолженности. То есть, договоров, заключенных с контрагентами — должниками, дополнительных соглашений к этим договорам, актов выполненных работ и оказанных услуг, заемных обязательств, расписок и так далее.
В случае утраты таких документов организация должна их восстановить. Восстановление первичных документов может осуществляться как в рамках инвентаризации, так и в соответствии с отдельным порядком, установленным руководителем организации (письмо Минфина от 13.11. 2020 № 02-07-10/99509).
Проведя инвентаризацию и обнаружив по ее итогам долги с истекшими сроками исковой давности и иную безнадежную задолженность, руководитель организации издает приказ о списании такой дебиторской задолженности.
Документы для списания дебиторской задолженности в налоговом и бухгалтерском учете
В отличие от бухгалтерского учета в котором предприятие может только сформировать резерв сомнительных долгов, а потом использовать его для погашения безнадежной задолженности, в налоговом учете есть более простой способ. Списание безнадежной дебиторской задолженности сразу на убытки.
Но есть и исключения, когда например, предприятие-должник исключено из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой службы из-за отсутствия движения на банковских счетах и непредставления отчетов. В этой ситуации списать долг в налоговом учете нельзя. В Минфине утверждают, что в данных обстоятельствах оснований списывать дебиторскую задолженность нет. Придется ждать 3 года для истечения исковой давности.
Итак, для погашения безнадежной дебиторской задолженности предприятие проводит инвентаризацию. Опытные бухгалтера делают это перед сведением баланса в конце года, но согласно методическим указаниям утв. приказом Минфина от 13.06.95 № 49, сделать это можно и в другой период — по итогам любого из кварталов.
Оформляем следующие документы, согласно приказа Минфина №49 и постановления Госкомстата от 18 августа 1998 года №88:
- Форма № ИНВ-22 (Приказ о проведении инвентаризации).
- Форма № ИНВ-17 (акт расчетов с дебиторами);
- Приложение к форме № ИНВ-17 (информация о покупателях: название организации или ФИО физ. лица, сумма долга денежных средств, дата образования долга и прочее).
Порядок списания кредиторской задолженности
В соответствии с п. 18 ст. 250 НК РФ в составе внереализационных доходов учитываются доходы в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных пп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ.
Кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов по данным инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководства организации.
Дата признания внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли установлена п. 4 ст. 271 НК РФ. Так, доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.
Следует отметить, что Президиум ВАС РФ в Постановлениях от 08.06.2010 г. N 17462/09 и от 22.02.2011 г. N 12572/10 разъяснил, что положения п. 18 ст. 250 НК РФ в совокупности с нормами, регулирующими ведение бухгалтерского учета, предусматривают обязанность налогоплательщика учесть суммы требований кредиторов, по которым истек срок исковой давности, в составе внереализационных доходов в определенный налоговый период. Эта обязанность подлежит исполнению вне зависимости от того, проводилась ли налогоплательщиком инвентаризация задолженности и был ли издан по ее результатам приказ руководителя о списании задолженности.
Основы и принципы учета дебиторской и кредиторской задолженности
В современных экономических условиях каждая организация в обязательном порядке будет иметь как дебиторскую задолженность (далее — ДЗ), так и кредиторскую (далее — КЗ). При этом руководство компании должно в обязательном порядке следить за масштабами ДЗ и КЗ. Ведь очевидно, что слишком большой объем КЗ может создать угрозу существованию компании. Но в то же время слишком большой объем ДЗ свидетельствует о том, что компания неэффективно выбирает контрагентов (они часто оказываются неплатежеспособными), что также сопряжено с угрозами появления финансовых (кассовых) разрывов для фирмы.
Поэтому корректный учет дебиторской и кредиторской задолженности так же важен, как поиск источников роста для бизнеса. Недостаток внимания со стороны фирмы данному вопросу способен привести компанию, к примеру, к парадоксальной ситуации: компания успешно работает, у нее много заказов, но денежных средств в распоряжении у фирмы не хватает даже на выплату заработной платы. Объясняется парадокс слишком высокой ДЗ: выбранные контрагенты не хотят сразу оплачивать (а то и вовсе отказываются оплачивать) выполненную работу.
Чтобы избежать подобной ситуации, важно следовать несложным принципам управления и учета дебиторской и кредиторской задолженности:
- Учет дебиторской и кредиторской задолженности на соответствующих счетах бухгалтерского учета с нужной степенью детализации.
- Корректная и объективная оценка размеров ДЗ и КЗ организации.
- Отслеживание состояния ДЗ и КЗ, формирование необходимых резервов.
- Проведение своевременного списания дебиторской и кредиторской задолженности.
- Надлежащее документальное сопровождение учета дебиторской и кредиторской задолженности, а также операций по списанию.
О сроке исковой давности
Дебиторская задолженность возникает в силу различных причин. Это касается ситуаций, когда покупатель, к примеру, уже получил товар, но не рассчитался за него. Из разных задолженностей, которые возникают у организации, формируется общая сумма дебиторской задолженности, которая является долгом контрагентов. Часть со временем может быть покрыта, но некоторые суммы остаются незакрытыми, и даже отсутствует возможность их взыскания с покупателя. В данном случае долги необходимо списывать.
Дебиторская задолженность может быть списана с баланса в таких случаях:
- При погашении долга контрагентом.
- При признании долга безнадежным.
В случае погашения долгов ясно, что средства поступают, и задолженность закрывается. Для признания долга безнадежным есть ряд условий. Одна из причин – невозможность выполнить свои обязательства со стороны контрагента. Это может быть актуально при банкротстве.
Другая причина – истекший срок исковой давности. Он составляет три года с момента признания долга. При этом также может произойти прерывание сока давности, к примеру, при признании долга контрагентом либо предъявлении иска. Если суд примет заявление истца либо получит письмо с актом сверки от контрагента, срок прерывается. Причем с этого момента трехлетний срок буде отсчитываться заново. Время до пребывания не будет включено в общие сроки.
ВАЖНО! Единственное ограничение – общий срок исковой давности даже в случае прерывания не должен превышать десяти лет.
К причинам прерывания срока также может относиться частичное погашение контрагентом долга, даже если тот не подписывал акт сверки.
Закон не устанавливает список причин, в силу происходит прерывание срока давности. Но они указываются в постановлении Пленума Верховного суда. Главными из них считаются те, при которых контрагент с задолженностью:
- оплачивает часть долга;
- подписывает акт сверки;
- оплачивает неустойку по просрочке;
- подает просьбу от отсрочке в форме письма;
- пишет встречное заявление на зачет взаимных требований;
- подписывает соглашение относительно внесения изменений в договор, подтверждая этим признание долга.
Порядок списания дебиторской задолженности
Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете следующий. На дату признания дебиторской задолженности, нереальной к взысканию, то есть на дату истечения срока исковой давности, делается запись на сумму созданного резерва:
- Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»
- Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и др.) — нереальный для взыскания долг списан за счет резерва.
Если созданного резерва недостаточно, оформляются проводки:
- Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»
- Кредит 62 (60, 76 и др.) — списан нереальный для взыскания долг;
- Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов&raqu; —учтена нереальная к взысканию задолженность для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Правовые аспекты дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность возникает при осуществлении деятельности любой организации и связана с принятием лицами определенных обязательств. Она представляет собой право, принадлежащее должнику как кредитору, по неисполненным обязательствам по оплате поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг. Обязательства могут возникнуть из договора, а также по иным основаниям (п. 2 ст. 307 ГК РФ).
Дебиторская задолженность может быть прекращена исполнением обязательства или продана, а также списана как нереальная к взысканию по истечении срока исковой давности либо вследствие невозможности исполнения обязательства.
Срок исковой давности для списания просроченной дебиторской задолженности установлен Гражданским кодексом и составляет три года (ст. 196 НК РФ). Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если дата исполнения обязательств в договоре не указана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику дается семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).
Однако долги, да еще просроченные, создают серьезные препятствия, отвлекая необходимые денежные средства. Для того чтобы решить эти проблемы, предприятие принимает меры по взысканию дебиторской задолженности. Поставщику направляются претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник производит уплату долга полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинаться заново (ст. 203 ГК РФ). Следует отметить, что, как указано ВАС в Постановлении от 25.01.2005 N 10584/04, подписанный сторонами акт сверки не может служить доказательством прерывания срока исковой давности. Данный вывод Высшего суда сделан явно в пользу стороны, в интересах которой не прерывать срок исковой давности. Бухгалтеру стоит быть особенно внимательным в вопросе списания дебиторской задолженности. Поэтому, прежде чем списывать трехлетнюю дебиторскую задолженность, необходимо убедиться в отсутствии оснований для прерывания срока исковой давности.
Списание дебиторской задолженности вследствие ликвидации организации
Согласно ст. 61 ГК РФ ликвидация организации — это прекращение ее деятельности как юридического лица без перехода прав и обязанностей другим лицам. В процессе ликвидации гражданским законодательством предусмотрен ряд процедур для удовлетворения требований кредиторов. Ликвидация считается завершенной после внесения записи в государственный реестр о прекращении деятельности юридического лица (п. 8 ст. 63 ГК РФ).
Вправе ли кредиторы такой организации списать ее долги в состав безнадежных ко взысканию после завершения процедуры ликвидации и внесения соответствующей записи в реестр? По мнению Минфина, высказанному в Письме от 27.07.2005 N 03-01-10/6-347, исключение организации из единого государственного реестра юридических лиц не является основанием для признания задолженности безнадежной. Так как в этом случае исключение недействующего юридического лица из реестра может быть обжаловано кредиторами и иными лицами. Это право им предоставлено п. 8 ст. 22 Закона N 129-ФЗ . Поэтому, как считает Минфин, о ликвидации организации и признании долга безнадежным в этом случае говорить рано. Кредитор вправе подать заявление с требованиями к юридическому лицу. Однако для того, чтобы признать отсутствующего должника банкротом, необходимы средства для финансирования процедуры банкротства (п. 2 ст. 227 Закона N 127-ФЗ ). Решение руководителя организации на оплату данных расходов можно предугадать, тем не менее финансистов это не волнует. По их мнению, задолженность можно признать безнадежной по завершении конкурсного производства по процедуре банкротства должника (Письмо Минфина России от 20.06.2005 N 03-03-04/1/9).
Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Федеральный закон от 26.10.2002 N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».
Налоговики в Письме МНС России от 15.09.2004 N 02-5-10/53 не поддерживают позицию финансового ведомства. Они допускают, что уменьшить налогооблагаемую базу на суммы безнадежных долгов можно на основании документа, подтверждающего факт исключения из реестра юридических лиц, или по завершении процедуры банкротства должника. Их подмосковные коллеги разъясняют, что начало процедуры банкротства должника не дает право кредитору списать задолженность в расходы. Документом, который подтверждает невозможность исполнения обязательств в данном случае, является выписка из реестра требований кредиторов или иной аналогичный документ, выдаваемый конкурсным управляющим (Письмо УФНС по Московской обл. от 24.03.2005 N 22-22/2831).
Отметим, что позиция Минфина непоследовательна в отношении денежных средств, находящихся на счетах ликвидируемых кредитных организаций. В Письме Минфина России от 06.12.2004 N 03-03-01-04/1/170 финансисты признают, что организация может учесть денежные средства, находящиеся на счетах в банке, в составе безнадежных долгов на основании записи об исключении кредитной организации из единого государственного реестра. Такая же позиция высказана столичными налоговиками в Письме УФНС по г. Москве от 19.05.2005 N 20-12/36141. Получается, что для организации выгодно придерживаться позиции налоговых органов и учесть безнадежную задолженность при ликвидации должника на основании выписки из государственного реестра. Поэтому судебные разбирательства по данному вопросу немногочисленны. Однако на основании имеющегося решения можно утверждать, что датой списания безнадежного долга ликвидируемого предприятия является дата его исключения из государственного реестра юридических лиц. На это, в частности, обращено внимание в Постановлении ФАС СЗО от 22.08.2005 N А56-42834/04. Отметим, Налоговым кодексом не установлено специальных условий для признания долга безнадежным при ликвидации дебитора. По мнению автора, налогоплательщик, руководствуясь нормами налогового законодательства, имеет право списать в состав расходов долги ликвидированной организации на основании выписки из единого реестра.
Как списать дебиторскую задолженность при отсутствии резерва
Как в учете организации отразить списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в случае отсутствия резерва по сомнительным долгам?
По данным бухучета организации (арендодатель) на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» числится дебиторская задолженность по арендной плате сторонней организации (арендатор), которой ранее сдавалось имущество в аренду, в размере 200 руб. В установленный договором аренды срок арендная плата от арендатора не поступила.
- В связи с истечением срока исковой давности на основании приказа руководителя дебиторская задолженность арендатора была списана.
- На момент списания данной дебиторской задолженности созданный арендодателем в целях бухучета резерв по сомнительным долгам был использован.
- Предоставление имущества в аренду относится к текущей деятельности арендодателя.
- Общие положения
Признаки просроченной дебиторской задолженности
Просроченная дебиторская задолженность может включать в себя различные виды имущественных прав. Как правило, период, в течение которого долг должен быть погашен, устанавливается письменным договором. По обоюдному согласию, если отношения между сторонами являются взаимовыгодными, кредитор может согласиться на продление срока финансового обязательства, однако это не может длиться вечно.
Общепринятого срока, по окончании которого дебиторскую задолженность можно отнести в раздел просроченной, практически не существует. Каждый долг имеет индивидуальный срок давности.
Просроченную задолженность можно разделить на два вида:
- Сомнительная – задолженность, возникшая в результате осуществления товарной сделки или оказания услуг без внесения своевременной оплаты. Такая хозяйственная операция не имеет гарантийного обеспечения, залога или поручительства.
- Безнадежная – часть сомнительных долгов, удовлетворяющих определенным условиям. А именно: истечение срока давности, невозможность исполнения должником своей обязанности, признание задолженности безнадежной по решению суда.
Как списать дебиторскую задолженность в уменьшение налогооблагаемой прибыли?
Дебиторская задолженность компании отражается в балансе в составе оборотных активов. Ее суммовые показатели свидетельствуют о наличии долгов внутренних и внешних контрагентов. Такая задолженность по законодательству подлежит обязательному отражению в налоговом учёте. Иными словами, для группировки статей баланса все долги должны быть подтверждены первичными документами, отражены в аналитическом учёте по контрагентам и видам задолженности.
В зависимости от источника возникновения дебиторская задолженность может иметь различное налогообложение:
- Задолженность покупателей и заказчиков, по сути, является неоплаченной реализацией, поэтому такие суммы не входят в налогооблагаемую базу. Если по договору с контрагентом срок оплаты прошел, то такие суммы задолженности списываются на прочие расходы. Одновременно с долгом в налоговом учёте сторнируется НДС. Если рассматривать данную ситуацию со стороны должника, то в его учёте такая списанная задолженность будет считаться доходом, который подлежит обложению налогом на прибыль на общих основаниях.
- Задолженность, сформированная из авансов, выданных поставщикам, имеет срок давности три года. Если на протяжении этого срока поставщик не выполнил своё обязательство по поставке товара или оказанию услуг, то задолженность списывается в раздел внереализационные расходы. Предприятие-должник, в свою очередь, относит данные суммы на внереализационные доходы и облагает их налогом на прибыль.
- Суммы, полученные работниками предприятия под авансовый отчет, без своевременного документального подтверждения также формируют дебиторскую задолженность. До тех пор, пока подотчётное лицо не отчитается за полученные деньги, такие суммы могут быть идентифицированы налоговыми органами как доход физического лица, который попадает под налогообложение подоходным налогом.
- Непогашенные в срок займы, выданные работникам предприятия, также попадают под определение дебиторской задолженности. Документальным подтверждением для налоговых органов в данном случае служит договор займа, а также расходный кассовый ордер или выписка с расчетного счёта. Для физического лица ссуда становится доходом, с которого нужно уплатить НДФЛ.
Для того чтобы дебиторская задолженность не искажала данные бухгалтерского учета, ее нужно периодически списывать, так как просроченные безнадёжные долги никакой прибыли предприятию не приносят.
Списать с баланса можно только просроченную и безнадежную задолженность, однако для признания долга таковым должен пройти период исковой давности, который составляет три года. За это время компания должна предпринять меры по получению долга с контрагента.
При списании задолженности очень важно правильно установить начало исчисления срока давности. Если установить дату невозможно, то исчисление трёхлетнего периода начнется с момента предъявления документального требования к должнику.
Следует отметить, что срок давности может быть прерван по различным причинам, например, должник погасит часть задолженности или подпишет акт сверки взаиморасчетов. В таком случае исчисление нового срока давности начнется на следующий день после произошедшего события. В результате прерывание срока может происходить не один раз, однако законодательством установлен предельный срок давности, который равен 10 годам. По истечении этого срока дебиторская задолженность списывается в любом случае.
Списание дебиторской задолженности должно происходить в том отчетном периоде, когда завершился срок давности. Для того чтобы определить, какая задолженность подлежит снятию, необходимо провести инвентаризацию долгов, в результате чего со всеми дебиторами будет проведена сверка. При выявлении сомнительной задолженности на этом этапе принимается решение о создании резерва для покрытия такого долга.
Инвентаризация дебиторской задолженности оформляется актом. Этот документ может быть типовым или произвольным, однако форма должна содержать все обязательные реквизиты. В инвентаризационном акте бухгалтер должен отразить всю задолженность, в том числе и просроченную.
Просроченная дебиторская задолженность может включать в себя различные виды имущественных прав. Как правило, период, в течение которого долг должен быть погашен, устанавливается письменным договором. По обоюдному согласию, если отношения между сторонами являются взаимовыгодными, кредитор может согласиться на продление срока финансового обязательства, однако это не может длиться вечно.
Общепринятого срока, по окончании которого дебиторскую задолженность можно отнести в раздел просроченной, практически не существует. Каждый долг имеет индивидуальный срок давности.
Просроченную задолженность можно разделить на два вида:
- Сомнительная – задолженность, возникшая в результате осуществления товарной сделки или оказания услуг без внесения своевременной оплаты. Такая хозяйственная операция не имеет гарантийного обеспечения, залога или поручительства.
- Безнадежная – часть сомнительных долгов, удовлетворяющих определенным условиям. А именно: истечение срока давности, невозможность исполнения должником своей обязанности, признание задолженности безнадежной по решению суда.
Должники несут определенную ответственность за невыполнение договорных обязательств, поэтому многие контрагенты пытаются хотя бы частично гасить задолженность. В свою очередь, об��занностью кредитора является своевременное оповещение должника об образовавшейся задолженности. Только при соблюдении такой процедуры задолженность может быть признана безнадежной.
Просроченная и безнадежная дебиторская задолженность в бухгалтерском учете должна быть обязательно списана. Такое требование прописано в положении по бухгалтерскому учету. Если не провести такую процедуру вовремя, то данные учета будут искажены.
На основании инвентаризационной ведомости по каждому обязательству составляется справка, в которой указываются следующие сведения:
- наименование дебитора
- причина образования задолженности
- дата возникновения задолженности
- сумма долга
- данные первичных документов, подтверждающие факт возникновения обязательства
На основании бухгалтерской справки руководителем предприятия издаётся приказ о списании просроченной задолженности. Однако это не обозначает, что долг будет полностью аннулирован. На протяжении пяти лет сомнительная дебиторская задолженность будет отражаться на забалансовом счёте 007.
Отразить списание в бухгалтерском учёте можно по-разному. Количество проводок зависит от того, формировались ли в учёте резервы по сомнительным долгам.
Списанная дебиторская задолженность всегда относится на счет 91-2 «Внереализационные расходы». В бухгалтерском учёте делаются следующие записи:
- Дт 91-2 Кт 62(76) – сумма отражается с учётом НДС или
- Дт 63 Кт 62(76) – списание задолженности за счёт средств резервного фонда
- Дт 007 – отнесение суммы на забалансовый счет
Если по какой-либо причине списанный долг в последствии контрагентом будет оплачен, то корреспонденция счетов будет следующей: Дт 50 (51,52) Кт 91-2. В этот же момент кредитуется забалансовый счет. Если списанные суммы безнадёжных долгов превысили размер созданного резерва, то сумма превышения относится на внереализационные расходы.
По окончании отчётного года неиспользованный резерв по сомнительным долгам также списывается на внереализационные доходы, что увеличивает прибыль текущего года. В начале нового периода фонд формируется заново, однако его размер должен соответствовать остаточной сумме дебиторской задолженности.
В налоговом учёте резервы по сомнительным долгам могут быть сформированы только по тем обязательствам, которые связаны с реализацией работ и услуг. Сумма резерва в бухгалтерском учёте отражается в составе прочих расходов, а в налоговом – внереализационных.
Довольно распространенным способом снижения дебиторской задолженности является её переуступка по договору цессии другому лицу. При передаче права требования получение согласия должника не требуется. К договору цессии прилагаются документы, подтверждающие факт задолженности и размер долга. В учёте делаются следующие проводки:
- Дт 91-2 Кт 62 – списание долга на расходы
- Дт 51 Кт 91-2 – поступление денежных средств по договору переуступки долга
- Дт 99 Кт 91-9 – отражение убытка от совершенной сделки
Отрицательная разница, возникающая между доходом от реализации долга и его реальной стоимостью, признаётся убытком компании, который списывается на внереализационные расходы по следующей схеме:
- половина суммы выручки списывается на дату совершения сделки
- остальная часть относится на расходы спустя 45 дней
Списание неистребованной дебиторской задолженности ухудшает финансовые показатели компании, так как в обязанности фирмы входит уплата налогового обязательства в бюджет. Поэтому очень важно доказать тот факт, что задолженность приобрела статус безнадёжной. Только в этом случае бухгалтер сможет отнести такие расходы на внереализационные и тем самым уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли.
Налоговые органы пристально следят за такой статьёй расхода, так как дебиторская задолженность, образовавшаяся по причине не поступления денежных средств за отгруженный товар, снижает размер бюджетных платежей.
При расшифровке дебиторской задолженности происходит детализация данных по должникам. Такая справочная информация предоставляется в налоговую инспекцию в пояснительной записке к годовому бухгалтерскому балансу. Расшифровка задолженности проводится в динамике и для большей наглядности распределяется по таблицам:
- форма 5.1 отражает размер всей задолженности и динамику её изменения. В этой таблице расшифровывается строка баланса 1230. В графы вносятся данные по дебиторской задолженности на начало и конец отчётного периода. Также в таблице отражаются положительные и отрицательные изменения остатка. Долгосрочная задолженность анализируется отдельно от краткосрочной
- форма 5.2 содержит данные по просроченным долгам. В данный реестр вносится как новая задолженность, так и та, которая возникла два года назад
Вся информация по дебиторской задолженности, предоставляемая в налоговые органы, должна соответствовать договорным условиям. В расшифровку должны вноситься все долги, независимо от наличия обеспечения.
Информация о состоянии задолженности на начало периода заполняется бухгалтером на основании дебетовых остатков расчётных счетов (60, 62, 76). Именно на основании этих данных в учёте происходит формирование резерва по сомнительным долгам.
Динамику изменений дебиторской задолженности за отчётный год характеризуют дебетовые обороты. При заполнении таблицы 5.1 в графе «Изменения за период» проценты и штрафы, начисляемые в соответствии с условиями договора, указываются отдельно от основной суммы долга. Графа выбытия заполняется на основании кредитовых оборотов счета 63 «Резерв по сомнительным долгам».
Как списать безнадежные долги перед налоговой
Для целей НУ бухгалтерские документы, подтверждающие факт дебиторки и ее исковую давность, хранятся 4 года. Если возникает убыток, то этот срок отсчитывается от периода уменьшения налоговой базы на сумму убыточного показателя.
В зависимости от наличия резерва покрытия сомнительных долгов, в НУ задолженность учитывают либо по правилам ст. 266 НК РФ, либо относят к внереализационным расходам. Записи для целей НУ делаются при наступлении самого раннего по срокам из перечисленных событий:
- истечение срока исковой давности;
- поступление актов и других документов от приставов о невозможности взыскания;
- появление записи в ЕГРЮЛ с информацией, что должник прекратил свою деятельность.
Признанный безнадежным к оплате авансовый платеж ведет к необходимости восстановления суммы НДС по нему.
Если должник, признанный безнадежным, — физлицо, то при списании дебиторки организация приобретает обязанности налогового агента по НДФЛ и обязана перечислить налог за физическое лицо, а если должник был сотрудником организации, то обязана перечислить и взносы в Фонды за него (см. письмо Минфина №03-04-06/4-27 от 08-02-12 г. и аналогичные разъяснения ФНС).
На заметку! Фирма, применяющая систему налогообложения УСН «доходы минус расходы», не имеет права включить в состав доходов и расходов списанную дебиторскую задолженность для целей НУ, поскольку применяет кассовый метод учета доходов (ст. 346.17-1 НК РФ) . Такая задолженность учитывается только в бухгалтерском учете.
Абсолютная сумма дебиторской задолженности нам мало о чем скажет. Ее нужно с чем-то сравнивать, например с выручкой. Представьте себе 2х контрагентов: ИП Человек-осьминог и ООО Ладида, по каждому из них дебиторская задолженность в среднем за месяц составляет по 500 000 рублей. Вопрос: это много или мало?
Ответ зависит от оборотов, который проходят по этим контрагентам. Если Человек-осьминог генерирует ежемесячную выручку на сумму 50 000 р., а компания Ладида 5 000 000 р., то ответ очевиден: для ИП пятьсот тысяч непозволительно много, для ООО — это нормально.
К такой системе можно привязать и мотивацию, и оценку. Если настроить систему мотивации правильно, менеджеры сами смогут варьировать что им предложить контрагентам: скидку или отсрочку. При этом у них будет математический инструмент, который покажет, какое сочетание им принесет больше вознаграждения (а компания получит больше прибыли). Вот пример, как может выглядеть отчет по менеджеру. Внизу ему доступно показано, в том числе, как его результат зависит от дебиторской задолженности.
В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать:
- после истечения срока исковой давности;
- в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например при ликвидации организации.
Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству.
Общий срок исковой давности составляет три года. Правильно отсчитать эти три года будет проще по таблице.
| Ситуация | С какого момента отсчитывать срок исковой давности |
| Срок исполнения обязательства определен | По окончании срока исполнения обязательства |
| Срок исполнения обязательства не определен | Со дня, когда кредитор предъявил требования исполнить обязательства (например, прислал письмо) |
| Срок исполнения определен моментом востребования | |
| На исполнение обязательства кредитор дал должнику какое-то время | По окончании последнего дня срока исполнения обязательства |
Это следует из положений статьи 196 и пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.